¿Qué es una plataforma CAE y para qué sirve?
Una plataforma CAE (software de Coordinación de Actividades Empresariales) es la herramienta donde la empresa principal y sus contratas y subcontratas intercambian y validan la documentación de prevención cuando varias empresas trabajan en un mismo centro. Sustituye al ir y venir de correos, PDFs y carpetas compartidas por un único punto donde se comprueba que cada documento es el correcto y está vigente antes de dar acceso a obra.
La obligación de coordinarse no es opcional: nace del artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (BOE) y se desarrolla en el RD 171/2004. Si quieres el fundamento completo de qué exige la norma y a quién, lo explicamos en nuestra guía de coordinación de actividades empresariales (CAE).
En la práctica, hay dos tipos de plataforma. Las grandes redes de CAE (Nalanda, CTAIMA, Dokify, e-coordina), que suele imponer la empresa principal y a las que las subcontratas se conectan para subir su documentación; y las plataformas SaaS de PRL + CAE (DocuPRL, Twind), pensadas para que la propia empresa centralice su documentación interna y, además, gestione la CAE. Entender en cuál encajas es el primer paso para elegir bien.
Qué debe tener una buena plataforma CAE (criterios de elección)
Antes de comparar marcas, fija tus criterios. Estos son los seis que de verdad marcan la diferencia en el día a día:
- Validación documental. Que la plataforma compruebe que cada documento es el que toca (apto médico, formación, EPIs, seguro, ITA…) y que está vigente, no solo que "está subido".
- Alertas de caducidad. El núcleo del problema: que avise antes de que un documento venza, en lugar de descubrirlo cuando te bloquean el acceso o llega la inspección.
- Portal de subcontratas. Un espacio donde tus contratas suban su documentación ellas mismas, con su propio acceso, para que no dependas de perseguirlas por correo.
- IA / OCR. Que la herramienta lea automáticamente las fechas y datos de los documentos para no teclear a mano decenas de fechas (y evitar errores de transcripción).
- Precio. Claro y predecible. Ojo a los modelos por documento validado o por contrata, que escalan rápido; y a los "consultar" sin orientación.
- Soporte. Que haya alguien que responda en español cuando una subcontrata no consigue subir un documento y la obra está parada.
Tabla comparativa de plataformas CAE 2026
Comparativa de las principales plataformas del mercado español. Donde el precio no es público, indicamos "consultar / bajo demanda" en lugar de inventar cifras. Los datos de enfoque y funciones reflejan el posicionamiento declarado de cada producto; verifica siempre las funciones concretas de tu plan con cada proveedor.
| Plataforma | Enfoque | IA / OCR | Alertas caducidad | Portal subcontratas | Precio | Ideal para |
|---|---|---|---|---|---|---|
| DocuPRL | PRL interno + CAE | Sí (IA/OCR) | Sí, automáticas | Sí (módulo CAE) | Público · gratis ≤5 · 5 €/mes · 30 €/mes | Pyme, subcontrata, gestoría |
| Twind | PRL + CAE (SaaS pyme) | Consultar | Sí | Sí | Consultar / bajo demanda | Pyme que gestiona PRL y CAE |
| Nalanda | Red CAE (gran principal) | Consultar | Sí | Sí (red de proveedores) | Consultar / bajo demanda | Grandes principales y su cadena |
| CTAIMA | CAE + consultoría PRL | Consultar | Sí | Sí | Consultar / bajo demanda | Empresa con CAE compleja |
| Dokify | Red CAE / homologación | Consultar | Sí | Sí (red de proveedores) | Consultar / bajo demanda | Principal con muchos proveedores |
| e-coordina | Red CAE | Consultar | Sí | Sí | Consultar / bajo demanda | Coordinación multiempresa |
«Consultar / bajo demanda» significa que el proveedor no publica precio en su web y se obtiene pidiendo presupuesto. «IA/OCR: consultar» indica que no hemos podido verificar públicamente esa función concreta; pregúntala directamente. La comparativa es orientativa y a fecha de junio de 2026.
Ficha breve de cada plataforma
Dos o tres frases neutrales por plataforma para situarla. El objetivo es ayudarte a descartar, no vender una sola opción.
DocuPRL
SaaS español de gestión documental de PRL con módulo CAE. Centraliza la documentación por trabajador (apto médico, formación, EPIs, Art. 18/19, TPC) y por empresa, con IA/OCR real que lee las fechas y alertas automáticas de caducidad con semáforo visual. Su propuesta es "Adiós Excel": pasar del control manual a los avisos automáticos. Publica precios y ofrece un plan Starter gratis hasta 5 trabajadores, sin tarjeta. Más detalle en DocuPRL CAE.
Twind
Plataforma SaaS de PRL y CAE orientada también a pymes españolas. Cubre la gestión documental y la coordinación de actividades empresariales con alertas y portal para contratas. No publica precios de forma abierta (consultar / bajo demanda). Si dudas entre ambas, tenemos un análisis dedicado: DocuPRL vs Twind para CAE en pymes.
Nalanda
Una de las redes de CAE más extendidas en España, habitual en grandes empresas principales que la imponen a su cadena de proveedores. Las subcontratas se conectan para subir y validar su documentación. El precio es bajo demanda. Tenemos comparativa propia en nuestra guía de CAE y en la landing de alternativa.
CTAIMA
Proveedor con software CAE y servicios de consultoría en prevención, orientado a empresas con coordinación compleja y muchos documentos que validar. Suele dirigirse a la empresa principal. Precio bajo demanda.
Dokify
Plataforma de CAE y homologación de proveedores, frecuente cuando una empresa principal necesita controlar a un número alto de contratas. Funciona como red a la que las subcontratas se adhieren. Precio bajo demanda.
e-coordina
Plataforma de coordinación de actividades empresariales para entornos multiempresa, con intercambio y validación de documentación entre principal y contratas. Como el resto de redes, el precio se consulta según el caso.
¿Hay plataformas CAE gratuitas?
Sí y no, y aquí está la trampa habitual. Muchas plataformas anuncian acceso "gratis" para la subcontrata que sube documentos, pero ese gratis suele venir con condiciones: limitan funciones, número de trabajadores o de documentos, cobran a la empresa principal, o aplican un coste por documento validado o por contrata. Es decir, gratis de entrada, pero no necesariamente gratis de verdad para lo que necesitas hacer.
Si tu objetivo es buscar un "CAE gratis" funcional, conviene comprobar siempre la letra pequeña:
- ¿Cuántos trabajadores entran en el plan gratuito?
- ¿Incluye alertas de caducidad y validación documental, o solo "almacenar archivos"?
- ¿Hay coste por documento validado o por subcontrata añadida?
- ¿El gratis es para siempre o es una prueba que caduca?
En el caso de DocuPRL, el plan Starter es gratis de verdad hasta 5 trabajadores, sin tarjeta, e incluye IA/OCR y alertas automáticas de caducidad. La gestión completa de CAE (intercambio con la empresa principal) está en el plan Enterprise. Es un punto de entrada honesto para una microempresa o un autónomo que quiere dejar el Excel sin pagar nada al principio.
Cómo elegir la plataforma CAE según tu caso
La pregunta correcta no es "¿cuál es la mejor?", sino "¿cuál es la mejor para mí?". Tres perfiles típicos:
Si eres una pyme o subcontrata
Necesitas centralizar tu documentación interna de PRL y poder responder a la CAE que te exigen tus clientes, sin pagar de más. Prioriza precio claro, alertas de caducidad, IA/OCR para no teclear fechas y un plan que crezca contigo. Aquí encajan las soluciones SaaS de pyme como DocuPRL (con plan gratis para empezar) o Twind. Si trabajas en construcción, mira también nuestra guía de software CAE para construcción.
Si eres una constructora o empresa principal
Tu reto es controlar a muchas contratas y subcontratas que concurren en tus obras. Aquí pesan el portal de subcontratas robusto, la homologación de proveedores y la capacidad de imponer una red. Las grandes redes CAE (Nalanda, CTAIMA, Dokify, e-coordina) están pensadas para este escenario; pide presupuesto y aclara el modelo de precio (por proveedor, por documento, por obra). DocuPRL Enterprise cubre la CAE para empresas que quieren un coste plano y predecible.
Si eres una gestoría o servicio de prevención
Gestionas la PRL de varios clientes a la vez, así que necesitas separar la documentación por empresa, ver el estado global de un vistazo y no multiplicar el trabajo manual por cada cartera. Busca multiempresa, alertas centralizadas e IA/OCR que te quite la transcripción de encima. DocuPRL está orientado también a este perfil.
En resumen
No hay una plataforma CAE "mejor" en abstracto. Las grandes redes (Nalanda, CTAIMA, Dokify, e-coordina) son la opción cuando una empresa principal te obliga a usarlas o cuando tú eres esa principal con muchos proveedores; suelen tener precio bajo demanda. Las soluciones SaaS de pyme (DocuPRL, Twind) son la vía cuando quieres centralizar tu propia documentación de PRL y la CAE con un coste claro.
Si encajas en el segundo perfil, lo razonable es empezar por una herramienta con precio público, IA/OCR, alertas automáticas y un plan gratuito para probar. Puedes calcular lo que te ahorrarías frente al control manual con nuestra calculadora de ahorro o verlo con tu plantilla pidiendo una demo.
Centraliza tu PRL y tu CAE sin depender de un Excel que no avisa
DocuPRL lee las fechas con IA, te avisa antes de que caduque cada documento y muestra el estado de toda tu plantilla en un semáforo. Empieza gratis con el plan Starter (hasta 5 trabajadores, sin tarjeta) o pide una demo para verlo con tu caso.
Empezar gratis →Preguntas frecuentes
Las dudas que más nos llegan al comparar plataformas y software CAE.
¿Cuál es la mejor plataforma CAE en 2026?
No hay una única "mejor" plataforma CAE: depende de tu papel (empresa principal, contrata o gestoría) y del tamaño de tu plantilla. Las grandes redes de CAE como Nalanda, CTAIMA, Dokify y e-coordina son habituales cuando una empresa principal te obliga a usar su portal. Para una pyme o subcontrata que quiere centralizar su documentación de PRL y CAE con IA/OCR y alertas de caducidad sin un coste elevado, DocuPRL ofrece plan Starter gratis hasta 5 trabajadores. Twind es otra plataforma SaaS de PRL y CAE orientada a pymes. Lo importante es comparar enfoque, IA/OCR, alertas, portal de subcontratas, precio y soporte.
¿Hay plataformas CAE gratuitas?
Hay que leer la letra pequeña. Muchas plataformas anuncian acceso "gratis" para la subcontrata que sube documentos, pero limitan funciones, número de trabajadores o cobran a la empresa principal o por documento validado. DocuPRL ofrece un plan Starter realmente gratuito hasta 5 trabajadores, sin tarjeta, con IA/OCR y alertas de caducidad incluidas; el módulo CAE completo está en el plan Enterprise. La recomendación es comprobar siempre qué incluye el "gratis": número de trabajadores, alertas, validación documental y si hay coste por documento o por contrata.
¿Qué debe tener una buena plataforma CAE?
Una plataforma CAE sólida debe cubrir, como mínimo: validación documental (comprobar que cada documento es el correcto y está vigente), alertas automáticas de caducidad, un portal donde las subcontratas suban su documentación, idealmente IA/OCR que lea las fechas para no teclear a mano, un precio claro y un soporte que responda. La CAE responde al Art. 24 de la Ley 31/1995 y al RD 171/2004, así que la plataforma debe ayudarte a acreditar el cumplimiento ante la empresa principal y la Inspección.
¿Cuánto cuesta un software CAE?
Varía mucho y muchas plataformas no publican precios (figuran como "consultar" o "bajo demanda"), especialmente las grandes redes de CAE orientadas a la empresa principal. En el extremo accesible, DocuPRL publica precios: Starter gratis hasta 5 trabajadores, Profesional 5 €/mes hasta 20 y Enterprise 30 €/mes para plantilla ilimitada con el módulo CAE incluido. Para el resto de plataformas conviene pedir presupuesto y aclarar si el coste es por usuario, por documento validado o por número de contratas.
¿Qué diferencia hay entre un software de PRL y una plataforma CAE?
Un software de PRL centraliza la documentación preventiva de tus propios trabajadores (apto médico, formación, EPIs, Art. 18/19) con alertas de caducidad. Una plataforma CAE añade la coordinación de actividades empresariales: el intercambio y validación de documentación entre la empresa principal y sus contratas y subcontratas cuando concurren en un mismo centro de trabajo (RD 171/2004). Algunas soluciones, como DocuPRL, cubren ambas cosas: PRL interno más un módulo CAE.
¿Qué pasa si no controlo la CAE correctamente?
Dos riesgos. El operativo: si tu documentación no está validada o un documento caduca, la empresa principal te bloquea el acceso a obra. El legal: la falta de coordinación de actividades empresariales es infracción en materia de PRL. Tras la actualización de cuantías por la Ley 10/2021, las infracciones graves van de 2.451 € a 49.180 € y las muy graves de 49.181 € a 983.736 €. La CAE se regula en el Art. 24 de la Ley 31/1995 y el RD 171/2004. Más detalle en nuestra guía de multas PRL.