¿Qué es la Coordinación de Actividades Empresariales (CAE)?
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es el conjunto de medidas que deben adoptar las empresas cuando dos o más de ellas desarrollan actividades en un mismo centro de trabajo, para garantizar la seguridad y salud de todos los trabajadores presentes. Gestionar esa coordinación de forma ágil exige un software de coordinación de actividades empresariales que centralice y valide la documentación de las subcontratas.
Está regulada por el Art. 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y desarrollada por el Real Decreto 171/2004.
Tipos de empresas en la CAE: titular, principal, contratista y subcontratista
El Real Decreto 171/2004 distingue varias figuras, y las obligaciones cambian según el rol que ocupe tu empresa:
| Figura | Quién es | Obligación principal |
|---|---|---|
| Empresas concurrentes | Dos o más empresas que coinciden en un mismo centro de trabajo | Cooperar e informarse de los riesgos recíprocamente (art. 4) |
| Empresario titular | Quien tiene la capacidad de gestionar el centro de trabajo | Informar e impartir instrucciones a las demás empresas (art. 7) |
| Empresario principal | Quien contrata obras o servicios de su propia actividad, ejecutados en su centro | Vigilar el cumplimiento de la normativa PRL de contratistas y subcontratistas (art. 10) |
| Contratista / subcontratista | Empresa contratada (y las que esta a su vez subcontrata) | Aportar su documentación y cumplir las instrucciones de coordinación |
Identificar bien tu rol es clave: el deber de vigilancia del empresario principal es una de las obligaciones más fiscalizadas por la Inspección de Trabajo.
¿Cuándo es obligatoria la CAE?
La CAE es obligatoria en cualquier situación en la que una empresa:
- Contrate a una empresa subcontratista para realizar trabajos en sus instalaciones
- Desarrolle actividades en el centro de trabajo de otra empresa
- Comparta espacios de trabajo con empresas de trabajo temporal
- Realice trabajos en obras de construcción (aplican además las normas específicas del RD 1627/1997)
Medios de coordinación de actividades empresariales
El artículo 11 del RD 171/2004 recoge una lista no cerrada de medios de coordinación; la empresa elige el más adecuado al riesgo y la actividad:
- Intercambio de información y de comunicaciones entre las empresas concurrentes
- Celebración de reuniones periódicas entre las empresas
- Reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud
- Impartición de instrucciones
- Establecimiento conjunto de medidas preventivas
- Presencia de recursos preventivos en el centro de trabajo
- Designación de una o más personas encargadas de la coordinación de actividades preventivas
Cuando concurre especial peligrosidad o varias empresas, designar un coordinador de actividades preventivas (art. 13) es el medio preferente. En obras de construcción esta figura se concreta en el coordinador de seguridad y salud.
¿Qué documentación se intercambia en la CAE?
La documentación que se intercambia en una coordinación CAE tiene tres categorías:
Documentación de empresa
| Documento | Descripción |
|---|---|
| ITA / Mutua | Contrato con mutua colaboradora de la Seguridad Social |
| Seguro de Responsabilidad Civil | Póliza vigente con cobertura suficiente |
| Evaluación de riesgos | Del centro de trabajo o de las actividades a realizar |
| Plan de prevención | Documento básico de gestión preventiva |
| Licencia de actividad | Autorización municipal para la actividad |
Documentación de trabajadores
| Documento | Periodicidad |
|---|---|
| DNI o NIE vigente | Hasta caducidad |
| Apto médico (vigilancia de la salud) | Anual |
| Formación PRL específica del puesto | Según tipo |
| Información de riesgos Art. 18 (firmada) | Por contratación |
| Entrega de EPIs (firmada) | Por entrega |
Documentación de equipos de trabajo
- Certificados de inspección de maquinaria
- Fichas de seguridad de productos químicos
- Autorizaciones de uso de equipos especiales (grúas, PEMP...)
Obligaciones de la empresa principal (contratista)
La empresa que contrata a otras tiene obligaciones específicas:
- Informar a las subcontratas sobre los riesgos del centro de trabajo
- Solicitar y verificar la documentación PRL de las subcontratas
- Vigilar el cumplimiento de la normativa por parte de las subcontratas
- Nombrar un recurso preventivo cuando sea necesario
- En obras: designar un coordinador de seguridad
Obligaciones de la empresa subcontratista
- Proporcionar la documentación PRL que solicite la empresa principal
- Informar sobre los riesgos que introduce con su actividad
- Garantizar que sus trabajadores tienen la formación y documentación al día
- Cumplir las instrucciones de coordinación de la empresa principal
La CAE en el sector de la construcción
La construcción tiene un régimen reforzado que se suma al RD 171/2004:
- RD 1627/1997: obliga a un estudio (o estudio básico) de seguridad y salud, un plan de seguridad y salud por contratista y la designación de un coordinador de seguridad y salud en fase de proyecto y de ejecución cuando intervienen varias empresas.
- Ley 32/2006 de subcontratación: exige estar inscrito en el REA (Registro de Empresas Acreditadas), llevar el libro de subcontratación en la obra y respetar los límites de subcontratación en cadena.
- Documentos habituales adicionales: la TPC (Tarjeta Profesional de la Construcción) de cada trabajador y la apertura del centro de trabajo.
Si trabajas en obra, te interesan nuestras guías de documentos PRL obligatorios en construcción y del certificado REA.
Sanciones y responsabilidad solidaria
No cumplir la CAE no es un trámite menor. El Texto Refundido de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (TRLISOS) tipifica la falta de coordinación como infracción grave. Cuantías vigentes (actualizadas por la Ley 10/2021):
| Gravedad | Importe de la multa |
|---|---|
| Leve | 45 € – 2.450 € |
| Grave | 2.451 € – 49.180 € |
| Muy grave | 49.181 € – 983.736 € |
¿Cómo se gestiona la CAE en la práctica?
Hasta hace poco, la gestión de la CAE se hacía principalmente por email o con plataformas de pago muy caras (Nalanda, Ctaima, Neoprevención). Esto suponía:
- Intercambio manual de documentos por email
- Carpetas compartidas desorganizadas
- Dificultad para saber qué documentos están vigentes
- Falta de trazabilidad y validación
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- ✅ Identifica tu rol: titular, principal, contratista o subcontratista
- ✅ Define qué documentación exiges a cada empresa concurrente
- ✅ Solicita y verifica la documentación antes de que entren a trabajar
- ✅ Controla las caducidades (aptos médicos, seguros, formaciones)
- ✅ Designa recurso preventivo o coordinador cuando proceda
- ✅ Guarda trazabilidad de todo (quién subió qué y cuándo) para la Inspección
Errores más comunes
- Pensar que la CAE solo aplica a la construcción
- Aceptar documentación caducada o sin verificar
- No documentar el intercambio: sin trazabilidad no puedes demostrarlo
- Olvidar el deber de vigilancia de la empresa principal
Fuentes oficiales
- Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (art. 24) — BOE
- Real Decreto 171/2004 — BOE
- RD 1627/1997 (obras de construcción) — BOE
- TRLISOS (régimen sancionador) — BOE