Que es la CAE y por que necesitas software
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es la obligación legal que tienen las empresas de intercambiar información y documentación sobre prevención de riesgos laborales cuando comparten un mismo centro de trabajo. No es opcional: es ley.
Base legal: Art. 24 Ley 31/1995 y RD 171/2004
El Artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales establece la obligación de coordinación entre empresas concurrentes en un mismo centro de trabajo. El Real Decreto 171/2004 desarrolla este artículo y especifica los medios de coordinación y la documentación que debe intercambiarse entre empresa principal, contratistas y subcontratistas.
No cumplir con las obligaciones de Coordinación de Actividades Empresariales se considera una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las multas oscilan entre 2.046 y 40.985 euros. En caso de accidente laboral sin CAE correcta, la responsabilidad puede ser solidaria entre empresa principal y contratista.
El problema del proceso manual
En la mayoria de empresas, la CAE se gestiona con emails, WhatsApp, carpetas compartidas en Drive o Dropbox y, en el peor de los casos, carpetas fisicas. El resultado es siempre el mismo: documentos perdidos, versiones desactualizadas, nadie sabe si un seguro RC ha caducado o si el apto médico de un trabajador sigue en vigor. Cuando llega la Inspección de Trabajo, no encuentras nada.
Cómo funciona el módulo CAE de DocuPRL
Hemos diseñado el módulo CAE para que sea tan sencillo que cualquier subcontrata pueda usarlo sin formación previa. Tres pasos y toda tu coordinación empresarial queda digitalizada.
Crea proyecto CAE
La empresa principal crea un proyecto CAE en DocuPRL y define los documentos requeridos: seguros, aptos médicos, formaciones, certificados de empresa y equipos.
Invita a la subcontrata
Envia una invitacion por email a cada contratista o subcontratista. Reciben un enlace directo al portal CAE — sin instalar nada, sin registros complejos.
Validación en tiempo real
La subcontrata sube su documentación al portal. La empresa principal valida cada documento en tiempo real. Alertas automáticas si algo caduca o falta.
Documentos CAE que gestiona DocuPRL
La documentación que se intercambia en la CAE depende del tipo de actividad y del riesgo, pero hay tres grandes bloques que siempre están presentes.
Documentación de empresa
- ITA (Informe Tecnico de Actividades) — acredita la actividad preventiva de la empresa
- Seguro de Responsabilidad Civil — cobertura de daños a terceros, con poliza en vigor
- Evaluación de riesgos — del centro de trabajo y de los puestos que intervienen
- Certificado REA — Registro de Empresas Acreditadas (obligatorio en construcción)
- Plan de prevención — documento que integra la prevención en la gestión de la empresa
- TC1 / TC2 / RNT / RLC — justificantes de estar al corriente con la Seguridad Social
Documentación de trabajadores
- Apto médico — certificado de aptitud medica vigente para el puesto de trabajo
- Formación PRL — Art. 18 (información) y Art. 19 (formación) de la Ley 31/1995
- DNI en vigor — documento de identidad del trabajador no caducado
- TPC — Tarjeta Profesional de la Construcción (obligatoria en obras)
- Formaciones específicas — trabajos en altura, PEMP, espacios confinados, riesgo electrico
- Entrega de EPIs — documento firmado de recepción de equipos de protección
Documentación de equipos y maquinaria
- ITV de vehiculos — inspección tecnica en vigor para vehiculos de trabajo
- Certificados de inspección — gruas, plataformas elevadoras, equipos a presion
- Seguros de maquinaria — polizas de seguro para equipos específicos
- Manuales de uso — documentación tecnica del fabricante
Para quién es el módulo CAE
El módulo CAE de DocuPRL está diseñado para todos los actores que participan en la coordinación de actividades empresariales, independientemente de su rol.
Empresas principales
Constructoras, promotoras, empresas industriales y de servicios que contratan a otras empresas para trabajar en sus centros. Necesitan recibir y validar documentación de cada contratista.
Subcontratas
Instaladores, empresas de mantenimiento, limpieza, electricistas, fontaneros. Aportan documentación a multiples empresas principales y necesitan tenerla centralizada.
Coordinadores de seguridad
Coordinadores de seguridad y salud en fase de ejecucion (CSS). Necesitan acceso en tiempo real a la documentación de todas las empresas concurrentes en obra.
Servicios de prevención ajenos
SPAs que gestionan la prevención de varias empresas cliente. DocuPRL les permite supervisar la CAE de todas las empresas desde un único panel.
CAE con DocuPRL vs metodo tradicional
La diferencia entre gestionar la CAE con software y hacerlo con email y carpetas compartidas es la diferencia entre tener el control y rezar para que no venga la Inspección de Trabajo.
| Email / WhatsApp | DocuPRL | |
|---|---|---|
| Envio de documentos | Adjuntos por email, WeTransfer, WhatsApp | Portal digital con subida directa |
| Validación | Manual, revisando PDF uno a uno | Validación en tiempo real con IA |
| Seguimiento de caducidades | Hoja Excel (si la tienes actualizada) | Alertas automáticas antes de caducar |
| Acceso desde movil | Buscar en el email o en carpetas | App web responsive desde cualquier dispositivo |
| Trazabilidad | Ninguna — no sabes quien subio que ni cuando | Registro completo de acciones y versiones |
| Coste | Gratuito (pero el tiempo perdido no lo es) | Desde 30 euros/mes con el plan Enterprise |
Preguntas frecuentes sobre la CAE
Que documentos se intercambian en la CAE?
Se intercambian tres tipos de documentación: documentos de empresa (ITA, seguro RC, evaluación de riesgos, certificado REA, plan de prevención), documentos de trabajadores (aptos médicos, formaciones PRL, DNI, TPC en construcción) y documentos de equipos (ITV, certificados de inspección de maquinaria). La empresa principal define que documentos exige a cada contratista según la actividad y el riesgo.
Es obligatoria la CAE para mi empresa?
Si tu empresa comparte centro de trabajo con otra empresa, si. El Art. 24 de la Ley 31/1995 y el RD 171/2004 obligan a la coordinación entre empresas concurrentes. Esto aplica a constructoras con subcontratas, empresas que contratan mantenimiento, limpieza, seguridad o cualquier servicio externo en sus instalaciones. El incumplimiento se sanciona con multas de 2.046 a 40.985 euros.
¿Cuánto cuesta el módulo CAE de DocuPRL?
El módulo CAE está disponible en el plan Enterprise de DocuPRL desde 30 euros al mes. Incluye portal para subcontratas ilimitadas, validación de documentos con IA, alertas automáticas de caducidad, semáforo visual y trazabilidad completa. Puedes probarlo gratis durante 14 días sin tarjeta de crédito.
Como invito a una subcontrata al portal CAE?
Desde tu panel de empresa principal, creas un proyecto CAE, defines los documentos requeridos y envias una invitacion por email. La subcontrata recibe un enlace al portal donde puede subir toda su documentación sin instalar nada ni registrarse de forma compleja. Tu validas los documentos en tiempo real desde tu panel.
Puedo usar DocuPRL solo como subcontrata?
Sí. Muchas subcontratas usan DocuPRL para centralizar toda la documentación PRL que les piden sus clientes. Desde tu cuenta puedes gestionar documentación de empresa, de trabajadores y de equipos, y compartirla con cada empresa principal que te lo solicite. Es la forma más eficiente de no repetir el mismo trabajo para cada cliente.
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