Qué es la CAE y por qué necesitas software
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es la obligación legal que tienen las empresas de intercambiar información y documentación sobre prevención de riesgos laborales cuando comparten un mismo centro de trabajo. No es opcional: es ley.
Base legal: Art. 24 Ley 31/1995 y RD 171/2004
El Artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales establece la obligación de coordinación entre empresas concurrentes en un mismo centro de trabajo. El Real Decreto 171/2004 desarrolla este artículo y especifica los medios de coordinación y la documentación que debe intercambiarse entre empresa principal, contratistas y subcontratistas.
No cumplir con las obligaciones de Coordinación de Actividades Empresariales se considera una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las multas oscilan entre 2.046 y 40.985 euros. En caso de accidente laboral sin CAE correcta, la responsabilidad puede ser solidaria entre empresa principal y contratista.
El problema del proceso manual
En la mayoría de empresas, la CAE se gestiona con emails, WhatsApp, carpetas compartidas en Drive o Dropbox y, en el peor de los casos, carpetas físicas. El resultado es siempre el mismo: documentos perdidos, versiones desactualizadas, nadie sabe si un seguro RC ha caducado o si el apto médico de un trabajador sigue en vigor. Cuando llega la Inspección de Trabajo, no encuentras nada.
Cómo funciona el módulo CAE de DocuPRL
Hemos diseñado el módulo CAE para que sea tan sencillo que cualquier subcontrata pueda usarlo sin formación previa. Tres pasos y toda tu coordinación empresarial queda digitalizada.
Crea proyecto CAE
La empresa principal crea un proyecto CAE en DocuPRL y define los documentos requeridos: seguros, aptos médicos, formaciones, certificados de empresa y equipos.
Invita a la subcontrata
Envia una invitación por email a cada contratista o subcontratista. Reciben un enlace directo al portal CAE — sin instalar nada, sin registros complejos.
Validación en tiempo real
La subcontrata sube su documentación al portal. La empresa principal valida cada documento en tiempo real. Alertas automáticas si algo caduca o falta.
Documentos CAE que gestiona DocuPRL
La documentación que se intercambia en la CAE depende del tipo de actividad y del riesgo, pero hay tres grandes bloques que siempre están presentes.
Documentación de empresa
- ITA (Informe Tecnico de Actividades) — acredita la actividad preventiva de la empresa
- Seguro de Responsabilidad Civil — cobertura de daños a terceros, con poliza en vigor
- Evaluación de riesgos — del centro de trabajo y de los puestos que intervienen
- Certificado REA — Registro de Empresas Acreditadas (obligatorio en construcción)
- Plan de prevención — documento que integra la prevención en la gestión de la empresa
- TC1 / TC2 / RNT / RLC — justificantes de estar al corriente con la Seguridad Social
Documentación de trabajadores
- Apto médico — certificado de aptitud medica vigente para el puesto de trabajo
- Formación PRL — Art. 18 (información) y Art. 19 (formación) de la Ley 31/1995
- DNI en vigor — documento de identidad del trabajador no caducado
- TPC — Tarjeta Profesional de la Construcción (obligatoria en obras)
- Formaciones específicas — trabajos en altura, PEMP, espacios confinados, riesgo eléctrico
- Entrega de EPIs — documento firmado de recepción de equipos de protección
Documentación de equipos y maquinaria
- ITV de vehículos — inspección técnica en vigor para vehículos de trabajo
- Certificados de inspección — gruas, plataformas elevadoras, equipos a presion
- Seguros de maquinaria — pólizas de seguro para equipos específicos
- Manuales de uso — documentación técnica del fabricante
Para quién es el módulo CAE
El módulo CAE de DocuPRL está diseñado para todos los actores que participan en la coordinación de actividades empresariales, independientemente de su rol.
Empresas principales
Constructoras, promotoras, empresas industriales y de servicios que contratan a otras empresas para trabajar en sus centros. Necesitan recibir y validar documentación de cada contratista.
Subcontratas
Instaladores, empresas de mantenimiento, limpieza, electricistas, fontaneros. Aportan documentación a múltiples empresas principales y necesitan tenerla centralizada.
Coordinadores de seguridad
Coordinadores de seguridad y salud en fase de ejecución (CSS). Necesitan acceso en tiempo real a la documentación de todas las empresas concurrentes en obra.
Servicios de prevención ajenos
SPAs que gestionan la prevención de varias empresas cliente. DocuPRL les permite supervisar la CAE de todas las empresas desde un único panel.
Software CAE para construcción: obras, subcontratas y REA
El sector de la construcción es el que más requiere una plataforma CAE robusta. Una obra con 5 subcontratas puede generar más de 200 documentos PRL que hay que validar, controlar y tener disponibles en caso de inspección.
Además de los documentos estándar de empresa y trabajadores, en construcción son obligatorios: Certificado REA (Registro de Empresas Acreditadas), TPC (Tarjeta Profesional de la Construcción) para cada trabajador, Plan de Seguridad y Salud aprobado por el coordinador, apertura del centro de trabajo y designación del recurso preventivo. DocuPRL gestiona todos estos documentos con alertas de caducidad automáticas.
Promotoras y constructoras
Gestiona la CAE con todas tus subcontratas desde un panel. Valida documentación, controla caducidades y ten todo listo para la inspección.
Instaladores y mantenimiento
Centraliza la documentación que te piden tus clientes. Sube una vez, comparte con todos. Nunca más busques el mismo PDF dos veces.
Coordinadores de seguridad
Acceso en tiempo real a la documentación de todas las empresas en obra. Alertas automáticas antes de que caduque cualquier documento.
Servicios de prevención (SPA)
Gestiona la CAE de todas tus empresas cliente desde un único panel multi-empresa. Eficiencia máxima en la gestión documental PRL.
CAE con DocuPRL vs método tradicional
La diferencia entre gestionar la CAE con software y hacerlo con email y carpetas compartidas es la diferencia entre tener el control y rezar para que no venga la Inspección de Trabajo.
| Email / WhatsApp | DocuPRL | |
|---|---|---|
| Envio de documentos | Adjuntos por email, WeTransfer, WhatsApp | Portal digital con subida directa |
| Validación | Manual, revisando PDF uno a uno | Validación en tiempo real con IA |
| Seguimiento de caducidades | Hoja Excel (si la tienes actualizada) | Alertas automáticas antes de caducar |
| Acceso desde movil | Buscar en el email o en carpetas | App web responsive desde cualquier dispositivo |
| Trazabilidad | Ninguna — no sabes quien subio que ni cuando | Registro completo de acciones y versiones |
| Coste | Gratuito (pero el tiempo perdido no lo es) | Desde 30€/mes base (5 subs incluidas) · ver tabla completa |
Precios del módulo CAE: modelo claro y sin sorpresas
El módulo CAE de DocuPRL está incluido en el plan Enterprise. Pagas una base mensual fija más el coste real de las subcontratas que añadas. Sin contratos anuales, sin cuotas por número de obras y sin coste de implantación.
- 1 empresa activa incluida
- 5 licencias de subcontrata incluidas
- Módulo CAE completo
- Trabajadores propios ilimitados
- Soporte directo del fundador
- 14 días gratis sin tarjeta
- Cada empresa extra incluye 5 subs
- Ideal para gestorías, SPA y holdings
- Sin límite de empresas
- Activación inmediata desde el panel
- A partir de la sub nº 6 de cada empresa
- Pago por uso real
- Cancelas cuando dejas de necesitarla
- Sin penalización por bajada
Cada empresa incluye 5 subs sin coste. A partir de la sexta, cada subcontrata adicional son 1€/mes.
Ejemplos calculados
| Perfil | Empresas | Subcontratas totales | Coste mensual |
|---|---|---|---|
| Pyme constructora pequeña | 1 | 5 subs (todas incluidas) | 30 €/mes |
| Pyme constructora media | 1 | 15 subs | 40 €/mes · 30€ + 10×1€ |
| SPA con varias empresas cliente | 3 | 15 subs (5 por empresa) | 60 €/mes · 30€ + 2×15€ |
| Grupo industrial multi-planta | 4 | 50 subs | 105 €/mes · 30€ + 3×15€ + 30×1€ |
| Gestoría grande (caso real) | 8 | 250 subs | 345 €/mes · 30€ + 7×15€ + 210×1€ |
Si arrancas con 5 subs o menos, los 30€/mes te cubren sin extras. Cuando crezcas, vas pagando solo por las nuevas subs reales — sin renegociar contrato. Y si una sub se baja, dejas de pagar su licencia ese mes.
Preguntas frecuentes sobre la CAE
¿Qué documentos se intercambian en la CAE?
Se intercambian tres tipos de documentación: documentos de empresa (ITA, seguro RC, evaluación de riesgos, certificado REA, plan de prevención), documentos de trabajadores (aptos médicos, formaciones PRL, DNI, TPC en construcción) y documentos de equipos (ITV, certificados de inspección de maquinaria). La empresa principal define que documentos exige a cada contratista según la actividad y el riesgo.
¿Es obligatoria la CAE para mi empresa?
Si tu empresa comparte centro de trabajo con otra empresa, si. El Art. 24 de la Ley 31/1995 y el RD 171/2004 obligan a la coordinación entre empresas concurrentes. Esto aplica a constructoras con subcontratas, empresas que contratan mantenimiento, limpieza, seguridad o cualquier servicio externo en sus instalaciones. El incumplimiento se sanciona con multas de 2.046 a 40.985 euros.
¿Cuánto cuesta el módulo CAE de DocuPRL?
El módulo CAE está disponible en el plan Enterprise desde 30€/mes (base). Esta base incluye 1 empresa activa y 5 licencias de subcontrata. Si tienes más empresas, cada empresa extra son +15€/mes (e incluye otras 5 subs). Si necesitas más de 5 subs por empresa, cada licencia adicional son +1€/mes. Ejemplo: una pyme con 1 empresa y 15 subs paga 40€/mes (30€ + 10×1€). Puedes probarlo 14 días gratis sin tarjeta. Ver tabla completa en la sección de precios.
¿Cómo invito a una subcontrata al portal CAE?
Desde tu panel de empresa principal, creas un proyecto CAE, defines los documentos requeridos y envías una invitación por email. La subcontrata recibe un enlace al portal donde puede subir toda su documentación sin instalar nada ni registrarse de forma compleja. Tú validas los documentos en tiempo real desde tu panel.
¿Puedo usar DocuPRL solo como subcontrata?
Sí. Muchas subcontratas usan DocuPRL para centralizar toda la documentación PRL que les piden sus clientes. Desde tu cuenta puedes gestionar documentación de empresa, de trabajadores y de equipos, y compartirla con cada empresa principal que te lo solicite. Es la forma más eficiente de no repetir el mismo trabajo para cada cliente.
¿Qué diferencia hay entre una plataforma CAE y un software de gestión documental PRL?
Un software de gestión documental PRL gestiona los documentos internos de tu empresa: aptos médicos, formaciones y documentación de tus propios trabajadores. Una plataforma CAE añade la capa de coordinación externa: permite intercambiar y validar documentación entre empresa principal y subcontratas. DocuPRL combina ambas funciones en un único software desde 5€/mes.
¿La CAE con empresas extranjeras tiene requisitos especiales?
Sí. Cuando la subcontrata es una empresa extranjera que trabaja en España, debe acreditar que cumple con la normativa española de PRL aunque su sede esté en otro país. Necesitan aportar documentación equivalente: seguros de responsabilidad civil válidos en España, aptos médicos reconocidos, formaciones adaptadas a la normativa española y, en construcción, el certificado REA si trabajan más de 30 días al año en España. DocuPRL facilita este intercambio con un portal multilingüe.
¿Cuántas subcontratas puedo añadir en DocuPRL?
En el plan Enterprise puedes añadir tantas subcontratas como necesites con un modelo de pago por uso real. La base de 30€/mes incluye 5 licencias de subcontrata. A partir de la sexta, cada licencia adicional son 1€/mes. Esto significa que pagas exactamente por las subs reales que gestionas — ni más ni menos. Sin límite máximo: hay clientes con 250+ subcontratas activas. Sin límite de documentos por subcontrata ni de proyectos CAE simultáneos.
Digitaliza tu CAE hoy desde 30€/mes con el plan Enterprise
1 empresa + 5 subs incluidas. Empresas extra a 15€/mes. Licencias adicionales a 1€/mes. Sin tarjeta de crédito ni permanencia. Prueba 14 días gratis.
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