Qué es un software CAE y para qué sirve
Un software CAE (software de coordinación de actividades empresariales) es la herramienta con la que una empresa principal pide, recibe y valida la documentación PRL de sus contratistas y subcontratas antes de que entren a su centro de trabajo, y la mantiene vigente mientras dura la obra o el servicio. Sustituye al intercambio por email y a la hoja Excel con los que la mayoría de pymes intenta cumplir el Art. 24 de la Ley 31/1995 y el RD 171/2004.
En el mercado se usan como sinónimos software CAE, plataforma CAE y plataforma de coordinación de actividades empresariales: todas designan la herramienta con la que la empresa principal cumple el deber de vigilancia del artículo 10 del RD 171/2004. La diferencia real entre unas y otras está en quién paga (en la mayoría, la subcontrata; en DocuPRL, nunca), en si están pensadas para gran empresa o para pymes, y en si además cubren la documentación interna de tus propios trabajadores.
En la práctica, un software CAE sirve para cuatro cosas:
- Definir qué documentos exiges a cada subcontrata (seguro RC, TC2, aptos médicos, formación, TPC…) y que cada una vea solo lo suyo.
- Recibir y validar esa documentación con un criterio homogéneo. En DocuPRL la IA lee cada archivo, comprueba que es el documento pedido, que está vigente respecto a la fecha indicada y que los datos clave se leen, y te lo deja listo para validar.
- Saber en todo momento quién puede entrar a obra: semáforo por subcontrata y por trabajador, y alertas antes de que algo caduque.
- Demostrarlo ante la Inspección de Trabajo con el PDF de la obra en un clic y trazabilidad de quién validó qué y cuándo.
En el modelo habitual del sector, la subcontrata paga una cuota por subir su documentación a la plataforma que le impone cada cliente. En DocuPRL la subcontrata nunca paga: accede por un enlace privado, crea su acceso con email y contraseña la primera vez y sube PDF o foto desde el móvil. La licencia la tiene únicamente la empresa principal, desde 34 €/mes con 5 subcontratas incluidas.
Qué es la CAE y por qué necesitas software
La Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) es la obligación legal que tienen las empresas de intercambiar información y documentación sobre prevención de riesgos laborales cuando comparten un mismo centro de trabajo. No es opcional: es ley.
Base legal: Art. 24 Ley 31/1995 y RD 171/2004
El Artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales establece la obligación de coordinación entre empresas concurrentes en un mismo centro de trabajo. El Real Decreto 171/2004 desarrolla este artículo y especifica los medios de coordinación y la documentación que debe intercambiarse entre empresa principal, contratistas y subcontratistas.
No cumplir con las obligaciones de Coordinación de Actividades Empresariales se considera una infracción grave según la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Las multas oscilan entre 2.451 y 49.180 euros. En caso de accidente laboral sin CAE correcta, la responsabilidad puede ser solidaria entre empresa principal y contratista.
El problema del proceso manual
En la mayoría de empresas, la CAE se gestiona con emails, WhatsApp, carpetas compartidas en Drive o Dropbox y, en el peor de los casos, carpetas físicas. El resultado es siempre el mismo: documentos perdidos, versiones desactualizadas, nadie sabe si un seguro RC ha caducado o si el apto médico de un trabajador sigue en vigor. Cuando llega la Inspección de Trabajo, no encuentras nada.
Cómo funciona el módulo CAE de DocuPRL
Hemos diseñado el módulo CAE para que sea tan sencillo que cualquier subcontrata pueda usarlo sin formación previa. Tres pasos y toda tu coordinación empresarial queda digitalizada.
Crea proyecto CAE
La empresa principal crea un proyecto CAE en DocuPRL y define los documentos requeridos: seguros, aptos médicos, formaciones, certificados de empresa y equipos.
Invita a la subcontrata
Envia una invitación por email a cada contratista o subcontratista. Reciben un enlace directo al portal CAE, sin instalar nada: la primera vez crean su acceso con email y contraseña y después entran siempre por el mismo enlace.
Validación en tiempo real
La subcontrata sube su documentación al portal. La empresa principal valida cada documento en tiempo real. Alertas automáticas si algo caduca o falta.
Documentos CAE que gestiona DocuPRL
La documentación que se intercambia en la CAE depende del tipo de actividad y del riesgo, pero hay tres grandes bloques que siempre están presentes.
Documentación de empresa
- ITA (Informe Tecnico de Actividades) — acredita la actividad preventiva de la empresa
- Seguro de Responsabilidad Civil — cobertura de daños a terceros, con poliza en vigor
- Evaluación de riesgos — del centro de trabajo y de los puestos que intervienen
- Certificado REA — Registro de Empresas Acreditadas (obligatorio en construcción)
- Plan de prevención — documento que integra la prevención en la gestión de la empresa
- TC1 / TC2 / RNT / RLC — justificantes de estar al corriente con la Seguridad Social
Documentación de trabajadores
- Apto médico — certificado de aptitud medica vigente para el puesto de trabajo
- Formación PRL — Art. 18 (información) y Art. 19 (formación) de la Ley 31/1995
- DNI en vigor — documento de identidad del trabajador no caducado
- TPC — Tarjeta Profesional de la Construcción (obligatoria en obras)
- Formaciones específicas — trabajos en altura, PEMP, espacios confinados, riesgo eléctrico
- Entrega de EPIs — documento firmado de recepción de equipos de protección
Documentación de equipos y maquinaria
- ITV de vehículos — inspección técnica en vigor para vehículos de trabajo
- Certificados de inspección — gruas, plataformas elevadoras, equipos a presion
- Seguros de maquinaria — pólizas de seguro para equipos específicos
- Manuales de uso — documentación técnica del fabricante
Para quién es el módulo CAE
El módulo CAE de DocuPRL está diseñado para todos los actores que participan en la coordinación de actividades empresariales, independientemente de su rol.
Empresas principales
Constructoras, promotoras, empresas industriales y de servicios que contratan a otras empresas para trabajar en sus centros. Necesitan recibir y validar documentación de cada contratista.
Subcontratas
Instaladores, empresas de mantenimiento, limpieza, electricistas, fontaneros. Aportan documentación a múltiples empresas principales y necesitan tenerla centralizada.
Coordinadores de seguridad
Coordinadores de seguridad y salud en fase de ejecución (CSS). Necesitan acceso en tiempo real a la documentación de todas las empresas concurrentes en obra.
Servicios de prevención ajenos
SPAs que gestionan la prevención de varias empresas cliente. DocuPRL les permite supervisar la CAE de todas las empresas desde un único panel.
Software CAE para construcción: obras, subcontratas y REA
El sector de la construcción es el que más requiere una plataforma CAE robusta. Una obra con 5 subcontratas puede generar más de 200 documentos PRL que hay que validar, controlar y tener disponibles en caso de inspección.
Además de los documentos estándar de empresa y trabajadores, en construcción son obligatorios: Certificado REA (Registro de Empresas Acreditadas), TPC (Tarjeta Profesional de la Construcción) para cada trabajador, Plan de Seguridad y Salud aprobado por el coordinador, apertura del centro de trabajo y designación del recurso preventivo. DocuPRL gestiona todos estos documentos con alertas de caducidad automáticas.
Promotoras y constructoras
Gestiona la CAE con todas tus subcontratas desde un panel. Valida documentación, controla caducidades y ten todo listo para la inspección.
Instaladores y mantenimiento
Centraliza la documentación que te piden tus clientes. Sube una vez, comparte con todos. Nunca más busques el mismo PDF dos veces.
Coordinadores de seguridad
Acceso en tiempo real a la documentación de todas las empresas en obra. Alertas automáticas antes de que caduque cualquier documento.
Servicios de prevención (SPA)
Gestiona la CAE de todas tus empresas cliente desde un único panel multi-empresa. Eficiencia máxima en la gestión documental PRL.
CAE con DocuPRL vs método tradicional
La diferencia entre gestionar la CAE con software y hacerlo con email y carpetas compartidas es la diferencia entre tener el control y rezar para que no venga la Inspección de Trabajo.
| Concepto | Email / WhatsApp | DocuPRL |
|---|---|---|
| Envio de documentos | Adjuntos por email, WeTransfer, WhatsApp | Portal digital con subida directa |
| Validación | Manual, revisando PDF uno a uno | Validación en tiempo real con IA |
| Seguimiento de caducidades | Hoja Excel (si la tienes actualizada) | Alertas automáticas antes de caducar |
| Acceso desde movil | Buscar en el email o en carpetas | App web responsive desde cualquier dispositivo |
| Trazabilidad | Ninguna — no sabes quien subio que ni cuando | Registro completo de acciones y versiones |
| Coste | Gratuito (pero el tiempo perdido no lo es) | Desde 34€/mes (5 subs incluidas) · ver tabla completa |
Precios del módulo CAE: modelo claro y sin sorpresas
El módulo CAE de DocuPRL está incluido en el plan Enterprise (39€/mes) y también puede contratarse como add-on del plan Negocio (19€ + 15€ = 34€/mes). Pagas una base mensual fija más el coste real de las subcontratas que añadas. Sin contratos anuales, sin cuotas por número de obras y sin coste de implantación. Pago anual con 2 meses gratis.
- 1 empresa activa incluida
- 5 licencias de subcontrata incluidas
- Módulo CAE completo
- Hasta 100 trabajadores propios
- Soporte directo del fundador
- 14 días gratis sin tarjeta
- O en plan Negocio: 19€ + add-on CAE 15€ = 34€/mes
- El 50% de tu plan, con todas sus funciones
- Cada empresa extra incluye 5 subs
- Ideal para gestorías, SPA y holdings
- Sin límite de empresas
- Activación inmediata desde el panel
- 1 licencia = 1 subcontrata en 1 obra
- A partir de la licencia nº 6 de cada empresa
- Pago por uso real
- Cancelas cuando dejas de necesitarla
- Sin penalización por bajada
Cada empresa incluye 5 licencias sin coste y, a partir de la sexta, cada licencia adicional son 1€/mes. Una licencia es una subcontrata en una obra: la misma subcontrata trabajando en tres obras a la vez ocupa tres licencias. Cada empresa extra cuesta el 50% del plan.
Ejemplos calculados
| Perfil | Empresas | Subcontratas totales | Coste mensual |
|---|---|---|---|
| Pyme constructora pequeña | 1 | 5 subs (todas incluidas) | 34 €/mes · Negocio 19€ + add-on CAE 15€ |
| Pyme constructora media | 1 | 15 subs | 44 €/mes · Negocio 19€ + add-on CAE 15€ + 10×1€ |
| SPA con varias empresas cliente | 3 | 15 subs (5 por empresa) | 78 €/mes · 39€ + 2×19,50€ |
| Grupo industrial multi-planta | 4 | 50 subs | 127,50 €/mes · 39€ + 3×19,50€ + 30×1€ |
| Gestoría grande (caso real) | 8 | 250 subs | 385,50 €/mes · 39€ + 7×19,50€ + 210×1€ |
Coste total a 12 meses (y lo que pagan tus subcontratas)
Para comparar un software CAE con otro conviene mirar el año completo y sumar lo que pagan tus subcontratas por estar en la plataforma. En DocuPRL esa última columna es siempre cero.
| Subcontratas | Negocio + add-on CAE | Enterprise (CAE incluido) | Pagan tus subcontratas |
|---|---|---|---|
| 5 subs (incluidas) | 34 €/mes · 408 €/año | 39 €/mes · 468 €/año | 0 € |
| 10 subs | 39 €/mes · 468 €/año | 44 €/mes · 528 €/año | 0 € |
| 20 subs | 49 €/mes · 588 €/año | 54 €/mes · 648 €/año | 0 € |
Precios sin IVA, con pago mensual y sin permanencia; con pago anual, el plan base tiene 2 meses gratis. Negocio incluye hasta 30 trabajadores propios y Enterprise hasta 100. En ambos, cada licencia de subcontrata a partir de la sexta cuesta 1 €/mes, y se cuenta una licencia por cada subcontrata en cada obra.
Cuéntalas así: obras abiertas a la vez × subcontratas por obra. Con 3 obras y 6 subcontratas en cada una son 18 licencias, aunque alguna empresa se repita entre obras. Si arrancas con 5 o menos, desde 34€/mes lo tienes cubierto sin extras. Cuando crezcas, vas pagando solo las nuevas licencias, sin renegociar contrato. Y si una sub se baja, dejas de pagar su licencia ese mes. Para hacer la cuenta con tus obras tienes la calculadora de precio.
DocuPRL vs Nalanda vs Excel: comparativa de plataformas CAE
A la hora de elegir software de coordinación de actividades empresariales, conviene comparar las opciones más habituales en el mercado español. Esta tabla resume las diferencias clave entre DocuPRL, una plataforma CAE de referencia (Nalanda) y el método tradicional con Excel. Donde una plataforma no publica sus precios o características, lo indicamos como "consultar / bajo demanda".
| Concepto | DocuPRL | Nalanda | Excel |
|---|---|---|---|
| Precio | Starter gratis (≤3) · Profesional 9€/mes (≤10) · Negocio 19€/mes (≤30, CAE +15€) · Enterprise 39€/mes (≤100, CAE incluido) | Consultar / bajo demanda | 0€ (pero sin control real) |
| Validación con IA / OCR | Sí — IA Claude + OCR real | Consultar / bajo demanda | No |
| Alertas de caducidad | Automáticas antes de caducar | Consultar / bajo demanda | Manual (si actualizas la hoja) |
| Portal de subcontratas | Sí — portal CAE sin instalación | Consultar / bajo demanda | No |
| Informe para inspección | PDF para Inspección de Trabajo con un clic | Consultar / bajo demanda | No (recopilación manual) |
| Ideal para | Pymes, gestorías y SPA que quieren control real desde 9€/mes | Grandes obras y cadenas de suministro con muchas subcontratas | Quien empieza y aún gestiona pocas subcontratas |
DocuPRL cubre toda la coordinación de actividades empresariales exigida por el Art. 24 de la Ley 31/1995 y el RD 171/2004: intercambio documental entre empresa principal y subcontratas, control del certificado REA (Registro de Empresas Acreditadas), seguimiento del libro de subcontratación en obra y generación del informe para la Inspección de Trabajo. Todo con validación IA/OCR real y alertas automáticas de caducidad.
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Preguntas frecuentes sobre la CAE y el software CAE
¿Qué es un software CAE?
Un software CAE es una aplicación con la que la empresa principal solicita, recibe y valida la documentación de prevención de riesgos laborales de sus contratistas y subcontratas (seguros, TC2, aptos médicos, formación, TPC…) y controla que siga vigente mientras trabajan en su centro. Es la forma digital de cumplir la coordinación de actividades empresariales del Art. 24 de la Ley 31/1995 y el RD 171/2004, sustituyendo al email y a la hoja Excel. DocuPRL añade validación con IA, semáforo por subcontrata y trabajador, alertas de caducidad y el PDF para la Inspección.
¿Qué documentos se intercambian en la CAE?
Se intercambian tres tipos de documentación: documentos de empresa (ITA, seguro RC, evaluación de riesgos, certificado REA, plan de prevención), documentos de trabajadores (aptos médicos, formaciones PRL, DNI, TPC en construcción) y documentos de equipos (ITV, certificados de inspección de maquinaria). La empresa principal define que documentos exige a cada contratista según la actividad y el riesgo.
¿Es obligatoria la CAE para mi empresa?
Si tu empresa comparte centro de trabajo con otra empresa, si. El Art. 24 de la Ley 31/1995 y el RD 171/2004 obligan a la coordinación entre empresas concurrentes. Esto aplica a constructoras con subcontratas, empresas que contratan mantenimiento, limpieza, seguridad o cualquier servicio externo en sus instalaciones. El incumplimiento se sanciona con multas de 2.451 a 49.180 euros.
¿Cuánto cuesta el módulo CAE de DocuPRL?
El módulo CAE está disponible desde 34€/mes (plan Negocio 19€ + add-on CAE 15€) o incluido en el plan Enterprise (39€/mes). La base incluye 1 empresa activa y 5 licencias de subcontrata. Si tienes más empresas, cada empresa extra cuesta el 50% de tu plan (19,50€/mes en Enterprise, e incluye otras 5 subs). Si necesitas más de 5 subs por empresa, cada licencia adicional son +1€/mes. Ejemplo: una pyme con 1 empresa y 15 subs paga 49€/mes en Enterprise (39€ + 10×1€). Puedes probarlo 14 días gratis sin tarjeta. Ver tabla completa en la sección de precios.
¿Cómo invito a una subcontrata al portal CAE?
Desde tu panel de empresa principal, creas un proyecto CAE, defines los documentos requeridos y envías una invitación por email. La subcontrata recibe un enlace al portal donde puede subir toda su documentación sin instalar nada: la primera vez crea su acceso con email y contraseña y, a partir de ahí, entra siempre por el mismo enlace. No paga nada. Tú validas los documentos en tiempo real desde tu panel.
¿Tienen que pagar mis subcontratas por usar DocuPRL?
No, nunca. En DocuPRL la licencia la paga solo la empresa principal; la subcontrata accede gratis por un enlace privado, sin cuota de alta ni de mantenimiento, con todas las obras a las que la invites. Es lo contrario del modelo habitual del sector, donde cada subcontrata paga por subir su documentación a la plataforma que le impone cada cliente.
¿Qué necesita una subcontrata para entrar al portal CAE?
Solo el enlace privado que le envías y un email. La primera vez crea su acceso con email y contraseña; después entra siempre por el mismo enlace, desde el ordenador o el móvil, sin instalar nada. Ve únicamente los documentos que le exiges para esa obra, los sube en PDF o foto, la IA los revisa y, si rechazas alguno, ve el motivo y puede volver a subirlo.
¿Puedo usar DocuPRL solo como subcontrata?
Sí. Muchas subcontratas usan DocuPRL para centralizar toda la documentación PRL que les piden sus clientes. Desde tu cuenta puedes gestionar documentación de empresa, de trabajadores y de equipos, y compartirla con cada empresa principal que te lo solicite. Es la forma más eficiente de no repetir el mismo trabajo para cada cliente.
¿Qué diferencia hay entre una plataforma CAE y un software de gestión documental PRL?
Un software de gestión documental PRL gestiona los documentos internos de tu empresa: aptos médicos, formaciones y documentación de tus propios trabajadores. Una plataforma CAE añade la capa de coordinación externa: permite intercambiar y validar documentación entre empresa principal y subcontratas. DocuPRL combina ambas funciones en un único software desde 9€/mes.
¿La CAE con empresas extranjeras tiene requisitos especiales?
Sí. Cuando la subcontrata es una empresa extranjera que trabaja en España, debe acreditar que cumple con la normativa española de PRL aunque su sede esté en otro país. Necesitan aportar documentación equivalente: seguros de responsabilidad civil válidos en España, aptos médicos reconocidos, formaciones adaptadas a la normativa española y, en construcción, el certificado REA si trabajan más de 30 días al año en España. En DocuPRL esta documentación se exige como requisitos de la obra, igual que a cualquier otra subcontrata, y se valida con los mismos criterios.
¿Cuántas subcontratas puedo añadir en DocuPRL?
En el plan Enterprise puedes añadir tantas subcontratas como necesites con un modelo de pago por uso real. La base de 39€/mes incluye 5 licencias de subcontrata. A partir de la sexta, cada licencia adicional son 1€/mes. Cada licencia es una subcontrata en una obra, así que pagas exactamente por las subcontratas que tienes en obra — ni más ni menos. Sin límite máximo: hay clientes con 250+ subcontratas activas. Sin límite de documentos por subcontrata ni de proyectos CAE simultáneos.
¿Qué es exactamente una licencia de subcontrata?
Una licencia es una subcontrata en una obra. Si la misma empresa trabaja para ti en tres obras a la vez, ocupa tres licencias, porque cada obra tiene sus propios requisitos, su propia validación y su propio control de acceso. Para calcular las que necesitas, multiplica las obras abiertas a la vez por las subcontratas que hay en cada una. Negocio con el módulo CAE incluye 5 licencias y Enterprise incluye 5 por empresa; cada licencia extra cuesta 1 €/mes. Cuando una obra termina o das de baja a una subcontrata, su licencia queda libre para otra.
¿Puedo probar el software CAE gratis?
Sí. Al registrarte tienes 14 días de plan Enterprise, con el módulo CAE completo, sin tarjeta. Puedes crear una obra real, invitar a tus subcontratas y validar documentación desde el primer día; si al terminar no contratas, tu documentación se conserva y el CAE queda pausado hasta que actives un plan que lo incluya. Si prefieres verlo antes sin registrarte, tienes la demo interactiva del módulo CAE con datos de ejemplo.
¿Qué documentación puede exigir legalmente la empresa principal a una subcontrata?
El artículo 10 del RD 171/2004 obliga a exigir por escrito dos acreditaciones: que la subcontrata ha hecho la evaluación de riesgos y la planificación preventiva de los trabajos contratados, y que ha cumplido sus obligaciones de información y formación con los trabajadores que desplaza. Sobre esa base, en la práctica se piden aptos médicos, formación PRL, entrega de EPIs, recibos de cotización (RLC/RNT), seguro de responsabilidad civil y, en construcción, TPC y certificado REA. En DocuPRL defines esa lista por obra y cada subcontrata ve solo lo que le corresponde. Guía completa: coordinación de actividades empresariales artículo por artículo.
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