Primeros pasos
Lo básico para arrancar con DocuPRL: crear las fichas de tu plantilla y empezar a guardar documentación en un solo sitio. Si vienes de un Excel, en pocos minutos tienes el control centralizado.
Cómo dar de alta un trabajador en DocuPRL
- Entra en tu cuenta y ve a Trabajadores en el menú principal.
- Pulsa la opción de añadir un trabajador para abrir una ficha en blanco.
- Rellena los datos: nombre, apellidos, DNI o NIE, puesto y, si lo usas, el grupo u obra.
- Guarda la ficha; el trabajador aparecerá en el listado y en el semáforo.
- Desde su ficha, sube sus primeros documentos (formación, apto médico, EPIs) para empezar a controlar caducidades.
Cómo subir un documento en DocuPRL
- En Trabajadores, abre la ficha de la persona a la que pertenece el documento.
- Usa la opción de subir documento y selecciona el archivo (PDF o imagen) desde tu equipo.
- Indica de qué tipo de documento se trata (formación, apto médico, EPI, etc.).
- Revisa la fecha de caducidad que detecta el OCR/IA y ajústala si hace falta.
- Guarda: el documento queda asociado al trabajador y entra en el semáforo y las alertas.
Trabajadores y documentos
Cómo registrar la documentación más habitual de cada persona —el apto médico y los EPIs— de forma ordenada y respetando la normativa de confidencialidad.
Cómo dar de alta un apto médico en DocuPRL
- Entra en Trabajadores y abre la ficha de la persona.
- Añade un documento del tipo apto médico y sube el informe de aptitud del servicio de prevención.
- Registra solo la conclusión (apto, no apto o apto con limitaciones) y la fecha de caducidad; nunca el diagnóstico.
- Comprueba la fecha de vencimiento para que entre bien en el control de alertas.
- Guarda: el apto aparecerá en el semáforo con su estado y su aviso de caducidad.
Cómo gestionar la entrega de EPIs en DocuPRL
- Abre la ficha del trabajador en Trabajadores.
- Añade un documento del tipo EPI y sube el justificante o recibí de entrega firmado.
- Indica qué equipo se ha entregado y, si procede, su fecha de reposición o caducidad.
- Repite la entrega cuando renueves o sustituyas el equipo, dejando el histórico en la ficha.
- Guarda: tendrás trazabilidad de qué EPI tiene cada persona y desde cuándo.
Caducidades y alertas
El corazón de DocuPRL: que el sistema te avise antes de que algo caduque y que veas el estado de toda la plantilla de un vistazo, sin depender de tu memoria ni de un Excel que no avisa.
Cómo configurar alertas de caducidad en DocuPRL
- Ve a Configuración y entra en el apartado de alertas de caducidad.
- Define la antelación del aviso (por ejemplo, 30 días antes del vencimiento).
- Elige el canal: por correo electrónico y/o dentro de la aplicación.
- Indica a quién avisar si trabajáis varias personas.
- Guarda: a partir de ahí recibirás el aviso antes de cada caducidad de forma automática.
Cómo interpretar el semáforo de estado en DocuPRL
- Abre la vista Resumen para ver el semáforo de toda la plantilla.
- Verde: el documento está vigente, no hay que hacer nada.
- Ámbar: está próximo a caducar; es momento de renovarlo.
- Rojo: está caducado o falta; requiere acción inmediata.
- Filtra por trabajador, tipo de documento u obra para centrarte en lo urgente primero.
Coordinación de actividades (CAE)
Si trabajas con contratas y subcontratas o te exigen documentación para acceder a obra, el módulo CAE (disponible en el plan Enterprise) centraliza todo el intercambio de documentos.
Cómo crear un proyecto CAE e invitar a subcontratas en DocuPRL
- Entra en el módulo CAE y crea un nuevo proyecto u obra.
- Define qué documentación exiges para acceder (apto médico, formación, seguros, etc.).
- Invita por correo a tus contratas y subcontratas para que suban sus documentos.
- Revisa lo aportado por cada empresa y trabajador en el panel del proyecto.
- Usa el semáforo del proyecto para ver quién tiene todo en regla y quién no puede acceder aún.
Importación, informes y cuenta
Tareas para ahorrar tiempo al empezar (cargar la plantilla de golpe), para responder a una inspección (exportar un informe) y para gestionar tu suscripción.
Cómo importar trabajadores desde Excel en DocuPRL
- En Trabajadores, busca la opción de importar desde Excel.
- Descarga la plantilla de ejemplo para conocer las columnas que espera el sistema.
- Vuelca los datos de tu plantilla en ese archivo, una fila por trabajador.
- Sube el archivo y revisa el mapeo de cada columna antes de confirmar.
- Confirma: DocuPRL crea todas las fichas de golpe y las añade al semáforo.
Cómo exportar un informe para inspección en DocuPRL
- Ve a la sección de informes o usa la opción de exportar desde el listado de trabajadores.
- Selecciona el alcance: toda la plantilla, una obra o un trabajador concreto.
- Elige qué incluir (estado de documentos, fechas de caducidad, aptos médicos, etc.).
- Genera el informe en PDF o el formato disponible.
- Descárgalo para tenerlo a mano si llega la Inspección de Trabajo o lo pide la empresa principal.
Cómo cambiar de plan en DocuPRL
- Entra en Configuración y abre el apartado de plan o facturación.
- Revisa tu plan actual y compáralo con los disponibles.
- Elige el plan que necesitas: Starter (gratis hasta 5 trabajadores), Profesional (5 €/mes) o Enterprise (30 €/mes, incluye módulo CAE).
- Confirma el cambio e introduce los datos de pago si pasas a un plan de pago.
- El nuevo plan se activa al confirmar; tus trabajadores y documentos se conservan.
¿No encuentras lo que buscas?
Si tu duda no está en estas guías, te lo enseñamos en directo con tu propia plantilla o resolvemos cualquier consulta por contacto. Empezar es gratis con el plan Starter, sin tarjeta.
Pedir una demo → Ver preguntas frecuentesPreguntas frecuentes del centro de ayuda
Dudas rápidas sobre cómo usar DocuPRL y empezar.
¿Necesito instalar algo para usar DocuPRL?
No. DocuPRL funciona en el navegador, así que entras con tu usuario desde cualquier ordenador sin instalar nada. Solo necesitas conexión a internet.
¿Cómo empiezo si vengo de un Excel?
Lo más rápido es usar la importación desde Excel: descargas la plantilla, vuelcas tus datos y subes el archivo para crear todas las fichas de golpe. A partir de ahí subes los documentos de cada trabajador y activas las alertas de caducidad.
¿Qué incluye el plan gratuito?
El plan Starter es gratuito para hasta 5 trabajadores e incluye el control de documentos y el semáforo de estado. El plan Profesional cuesta 5 €/mes y el Enterprise 30 €/mes, este último con el módulo CAE para coordinación de actividades.
¿DocuPRL ve el diagnóstico médico de mis trabajadores?
No. En DocuPRL solo registras la conclusión de aptitud (apto, no apto o apto con limitaciones) y su fecha de caducidad, nunca el diagnóstico, tal y como exige el artículo 22.4 de la Ley 31/1995. Lo explicamos en la guía de control de aptos médicos.
¿Puedo invitar a mis subcontratas a subir documentación?
Sí, con el módulo CAE del plan Enterprise. Creas un proyecto u obra, defines qué documentos exiges e invitas por correo a tus contratas para que suban su documentación, que revisas desde el panel del proyecto.