Qué es un semáforo de caducidades
Un semáforo de caducidades es una vista que muestra el estado de cada documento obligatorio con un color, en lugar de obligarte a leer fechas una por una. El estado no se teclea: se calcula solo a partir de la fecha de caducidad de cada documento y de los días que faltan para esa fecha.
La diferencia con una hoja de cálculo es de fondo. Un Excel guarda las fechas; un semáforo las vigila. Si quieres el contexto completo de qué documentación hay que controlar en prevención y por qué, lo desarrollamos en la guía de control documental de PRL. Esta página es el detalle de cómo funciona el semáforo y las alertas.
Los tres estados y cómo se calculan
La regla es deliberadamente simple, porque un semáforo que necesita explicación no sirve de nada:
| Estado | Cuándo se aplica | Qué significa para ti |
|---|---|---|
| Verde · vigente | Quedan más días que tu umbral de aviso | No hay nada que hacer |
| Ámbar · zona de alerta | Los días restantes son iguales o menores que tu umbral | Toca renovar ya; la celda muestra los días que faltan |
| Rojo · caducado | La fecha de caducidad ya pasó | Riesgo abierto: inspección y, en obra, acceso bloqueado |
El ámbar no es un adorno: es el único estado que te da margen para reaccionar. Por eso lo importante no es el color, sino cuántos días de antelación le pides al sistema.
El umbral de aviso: lo eliges tú, y hay dos
En Configuración defines el número de días antes de la caducidad en los que un documento entra en zona de alerta. Dos detalles que importan:
- Admite de 1 a 365 días. En las cuentas nuevas viene configurado en 60 días, que para un apto médico o una formación es un margen razonable para pedir cita y renovar sin prisas.
- Hay dos umbrales independientes: uno para documentos de trabajadores y otro para documentos de empresa. Tiene sentido porque no llevan el mismo ritmo: un TC2 es mensual y un apto médico suele ser anual.
Por dónde te avisa
Un semáforo que solo existe cuando abres la aplicación tiene el mismo problema que el Excel: depende de que alguien entre a mirar. Por eso el aviso sale a buscarte por dos vías.
Dentro de la aplicación
- Vista Hoy. Al entrar, lo que requiere acción hoy, sin buscarlo.
- Resumen · semáforo. La cuadrícula completa de trabajadores por tipo de documento.
- Calendario de vencimientos. Los próximos vencimientos repartidos en el tiempo, para planificar renovaciones en bloque en lugar de una a una.
Por email, sin abrir nada
Un proceso diario revisa qué documentos han entrado en la zona de alerta según tu umbral y envía el aviso por correo. La parte que marca la diferencia en el día a día: cada documento genera un aviso por vencimiento, no un correo repetido todas las mañanas. Si un apto caduca en 45 días, te enteras cuando entra en zona de alerta, no 45 veces.
Y cuando subes el documento renovado, la IA lee la fecha de caducidad del archivo para que no la teclees a mano. Tú la revisas antes de guardar: la extracción es una ayuda, no una decisión automática.
Qué documentos entran en el semáforo
Todo lo que tiene fecha de vencimiento. Estas son las vigencias típicas con las que se trabaja, para que entiendas por qué cada documento vence cuando vence:
| Documento | Ámbito | Vigencia habitual |
|---|---|---|
| Apto médico | Trabajador | La fija el protocolo del servicio de prevención; lo habitual, anual |
| Formaciones específicas (art. 19) | Trabajador | Trabajos en altura y espacios confinados 3 años; plataformas elevadoras 5 años; reciclaje de grúas cada 4 años |
| TPC | Trabajador | La tarjeta no caduca; sí caducan las formaciones que acredita |
| DNI o NIE | Trabajador | La del propio documento |
| Entrega de EPIs (art. 17) | Trabajador | No caduca; se registra como evidencia de entrega |
| Seguro de responsabilidad civil | Empresa | Anual, con recibo en vigor |
| TC1 / TC2 · RNT / RLC | Empresa | Mensual |
| Certificados de estar al corriente | Empresa | Según el plazo que dé el organismo emisor |
| Certificado REA (construcción) | Empresa | 3 años, renovable |
| ITV y revisiones de equipos | Equipo | La que marque la inspección correspondiente |
Los tipos de documento no están cerrados: puedes definir los que use tu empresa y el semáforo los trata igual, siempre que tengan fecha de caducidad.
El semáforo de las subcontratas
Si contratas a otras empresas, el problema se multiplica: ya no controlas la documentación de tu plantilla, sino la de gente que no trabaja para ti. El módulo CAE aplica la misma idea al otro lado: una fila por subcontrata, una columna por documento exigido en la obra y el mismo código de colores.
La consecuencia práctica es más dura que en el control interno. Un documento en rojo no es solo un riesgo de inspección: bloquea el acceso a obra de ese trabajador o de esa subcontrata, porque la empresa principal tiene el deber de comprobar la documentación antes del acceso (RD 171/2004). Ahí el aviso a tiempo evita una parada de trabajo, no solo una multa.
Por qué el Excel no sirve para esto
No es una cuestión de formato, sino de quién vigila. Una hoja de cálculo no avisa. Alguien tiene que acordarse de abrirla, mirar columna por columna y calcular los días que faltan para cada vencimiento. Funciona con cinco trabajadores y se rompe con veinte, sobre todo si hay varias obras abiertas a la vez.
El patrón de fallo es siempre el mismo: el documento caducado se descubre tarde, cuando la empresa principal bloquea el acceso o cuando llega la Inspección. Lo analizamos con más detalle en por qué el Excel de PRL deja de funcionar a partir de 10 trabajadores.
Pon tus caducidades en verde, ámbar y rojo
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¿Qué es un semáforo de caducidades en PRL?
Es una vista que muestra el estado de cada documento obligatorio con un color: verde si está vigente, ámbar si entra en zona de alerta porque le quedan pocos días y rojo si ya ha caducado. Sustituye a la revisión manual de fechas, porque el estado se calcula solo a partir de la fecha de caducidad de cada documento.
¿Cuándo pasa un documento a ámbar?
Cuando los días que le quedan hasta la caducidad son iguales o menores que tu umbral de aviso. Ese umbral se configura entre 1 y 365 días y en las cuentas nuevas viene en 60 días. Hay dos independientes: uno para documentos de trabajadores y otro para documentos de empresa.
¿Puedo cambiar los días de antelación del aviso?
Sí, en Configuración. Defines el número de días antes de la caducidad en los que un documento entra en zona de alerta, por separado para trabajadores y empresa. El valor que elijas se aplica al panel, al calendario y a los emails automáticos.
¿Recibiré un correo todos los días por el mismo documento?
No. Un proceso diario revisa qué documentos han entrado en zona de alerta, pero cada documento genera un aviso por vencimiento, no un recordatorio repetido cada mañana. Cuando renuevas el documento y cambia su fecha de caducidad, vuelve a entrar en el ciclo normal.
¿La tarjeta TPC caduca y entra en el semáforo?
La tarjeta física no caduca, pero las formaciones específicas que acredita sí: trabajos en altura y espacios confinados tres años, plataformas elevadoras cinco años, reciclaje de grúas cada cuatro. En el semáforo se controla la vigencia de esas formaciones. Lo detallamos en la guía de la TPC.
¿Quién puede ver el estado de los documentos?
Cada cuenta accede exclusivamente a su propia documentación, y la restricción se aplica en el servidor, no solo en la pantalla. En el caso del apto médico, en el sistema solo figura la conclusión de aptitud y su fecha, nunca el diagnóstico, como exige el artículo 22.4 de la Ley 31/1995.
¿Qué pasa si un documento caduca y viene la Inspección?
La documentación de prevención debe conservarse y poder acreditarse (art. 22-23 de la Ley 31/1995), y un documento caducado es un hallazgo típico. Las infracciones graves van de 2.451 € a 49.180 € y las muy graves de 49.181 € a 983.736 € tras la Ley 10/2021. El cuadro completo está en multas por incumplimiento de PRL.
¿Funciona igual con las subcontratas?
Sí, con el módulo CAE: una fila por subcontrata, una columna por documento exigido en la obra y el mismo código de colores. La diferencia es la consecuencia: en CAE un documento en rojo bloquea el acceso a obra, porque la empresa principal debe comprobar la documentación antes del acceso (RD 171/2004).
En resumen
El semáforo de caducidades se reduce a tres ideas: el estado lo calcula el sistema a partir de la fecha de caducidad, tú decides con cuántos días de antelación quieres el ámbar y el aviso te llega por email sin tener que abrir nada. Eso es lo que separa guardar fechas de controlarlas.
Si quieres el mapa completo de qué documentación hay que controlar y por qué, empieza por la guía de control documental de PRL. Si lo que te aprieta son las subcontratas, ve al módulo CAE. Y si prefieres verlo funcionando, la demo no pide registro.