Qué es el control documental en PRL y por qué importa
El control documental en prevención de riesgos laborales (PRL) consiste en mantener centralizada y al día toda la documentación obligatoria de tu empresa y de cada trabajador, sabiendo en cada momento qué está vigente y qué va a caducar. No basta con tener los documentos: hay que poder demostrar que están en vigor el día que los pidan.
Importa por tres motivos muy concretos y muy caros de ignorar:
- Inspección de Trabajo. La documentación de PRL —vigilancia de la salud, formación, evaluaciones— debe documentarse y conservarse (art. 22 y 23 de la Ley 31/1995, BOE). Un documento caducado o no acreditado es de los hallazgos más frecuentes.
- Acceso a obra. En la coordinación de actividades empresariales (CAE), la empresa principal exige documentación vigente de cada trabajador antes de dejarle entrar. Un apto o una TPC caducados y el trabajador no accede.
- Sanciones. Las infracciones graves en PRL van de 2.451 € a 49.180 € y las muy graves de 49.181 € a 983.736 €, según las cuantías vigentes tras la Ley 10/2021 (LISOS). El detalle, en multas por incumplimiento de PRL.
El cluster del control documental se compone de varios documentos, cada uno con su propia caducidad. A continuación los recorremos uno a uno, con el enlace a la guía detallada de cada uno.
Apto médico
El apto médico es la conclusión de aptitud que emite el servicio de prevención tras el reconocimiento. La empresa solo recibe la conclusión (apto, no apto o apto con limitaciones), nunca el diagnóstico (art. 22.4 de la Ley 31/1995). No hay un plazo legal único de caducidad: lo fija el servicio de prevención según el riesgo, y lo habitual es anual. Es el documento que más se controla porque caduca rápido y bloquea el acceso a obra.
Guía completa: control de aptos médicos de los trabajadores →
Vigilancia de la salud
La vigilancia de la salud es el marco del que sale el apto médico: el conjunto de reconocimientos y controles de salud regulados por el art. 22 de la Ley 31/1995. Es voluntaria para el trabajador salvo supuestos tasados (riesgo para sí o terceros, lo determine la evaluación de riesgos, o una norma lo imponga). Su periodicidad depende del riesgo del puesto; en ruido, por ejemplo, el RD 286/2006 (art. 11) fija reconocimientos cada 3 o cada 5 años.
Guía completa: vigilancia de la salud laboral →
TPC (Tarjeta Profesional de la Construcción)
La TPC (Tarjeta Profesional de la Construcción) acredita la formación en PRL del trabajador del sector y su categoría profesional. En obra es prácticamente imprescindible: las empresas principales la exigen como requisito de acceso dentro de la CAE. Como tiene vigencia limitada, entra de lleno en tu control de caducidades junto al apto médico y las formaciones.
Guía completa: Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC) →
Control de caducidades y alertas
Este es el corazón del control documental y el diferencial de DocuPRL. Cada documento —apto, TPC, formación, seguro, ITV— tiene su propia fecha de vencimiento, y no vencen todos a la vez. El problema nunca es tener los documentos: es enterarte a tiempo de que uno está a punto de caducar.
La solución es un semáforo visual que muestra de un vistazo qué está en verde (vigente), ámbar (por caducar) y rojo (caducado) en toda la plantilla, combinado con alertas automáticas que te avisan con los días de antelación que configures, antes de que el documento venza. Esto es lo que sustituye al Excel que nadie abre a tiempo. Profundizamos en por qué el Excel se rompe al crecer en por qué el Excel de PRL deja de funcionar a partir de 10 trabajadores.
Seguimiento de formaciones (Art. 19)
El artículo 19 de la Ley 31/1995 obliga al empresario a garantizar que cada trabajador recibe formación teórica y práctica, suficiente y adecuada al puesto, en el momento de la contratación y cuando cambian las funciones o los riesgos. Hay que acreditar esa formación y, en muchas formaciones específicas (altura, espacios confinados, riesgo eléctrico), reciclarla periódicamente: por eso también caducan y entran en tu control.
Guía completa: artículos 18 y 19 de la Ley 31/1995 (informar y formar) →
Gestión de EPIs (entrega · Art. 17)
El artículo 17 de la Ley 31/1995 obliga al empresario a proporcionar a los trabajadores los equipos de protección individual (EPIs) adecuados y a velar por su uso. La pieza documental clave es el justificante de entrega firmado: en inspección y en CAE te pueden pedir acreditar que entregaste el EPI correcto a cada trabajador. Llevar el registro de entregas centralizado evita que falte la firma justo cuando la necesitas.
CAE y documentación de subcontratas
La coordinación de actividades empresariales (CAE) es la obligación de intercambiar documentación de PRL cuando varias empresas comparten centro de trabajo (art. 24 de la Ley 31/1995 y RD 171/2004). La empresa principal exige a cada subcontrata la documentación de empresa (seguros, evaluación de riesgos, REA) y de trabajadores (apto médico, formaciones, TPC) vigente antes del acceso. Es el control documental llevado al plano externo, multiplicado por cada subcontrata y cada obra.
Software CAE de DocuPRL → · Guía completa de la CAE →
Cómo lo resuelve DocuPRL
DocuPRL es el software de control documental PRL que centraliza todo el cluster anterior y te quita de encima el seguimiento manual. No "cumple por ti" —eso lo hace el técnico de prevención—, pero te ayuda a cumplir avisándote antes de que algo caduque.
- Semáforo visual. De un vistazo ves qué documentos están en verde (vigentes), ámbar (por caducar) y rojo (caducados) de toda la plantilla.
- Alertas automáticas de caducidad. Defines los días de antelación y el sistema avisa antes de que cada documento venza, sin que nadie tenga que abrir un Excel.
- IA / OCR que lee las fechas. Subes el apto, la TPC o el certificado de formación y la IA extrae la fecha de caducidad: sin teclear a mano ni errores de transcripción.
- Subida desde Excel. Migras tu hoja de cálculo actual de un golpe y empiezas con la plantilla ya cargada, en lugar de meter datos uno a uno.
- Módulo CAE. Para la documentación de subcontratas, gestionas y validas todo lo que exige la empresa principal desde el mismo sitio.
Sobre planes: Starter es gratis hasta 5 trabajadores, Profesional 5 €/mes hasta 20 trabajadores, y Enterprise 30 €/mes para plantilla ilimitada e incluye el módulo CAE. La idea es pasar del control manual y los olvidos al aviso automático y el semáforo.
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Las dudas que más nos llegan sobre el control documental en PRL.
¿Qué es el control documental en PRL?
El control documental en prevención de riesgos laborales (PRL) es el seguimiento de toda la documentación obligatoria de cada trabajador y de la empresa —apto médico, formaciones, TPC, entrega de EPIs, documentación CAE— sabiendo en todo momento qué está vigente, qué está por caducar y qué ha caducado. Su objetivo es poder acreditar el cumplimiento ante la Inspección de Trabajo (la documentación de PRL debe conservarse según los art. 22 y 23 de la Ley 31/1995) y no perder el acceso a obra por un documento vencido.
¿Qué documentos hay que controlar en PRL?
Los documentos con caducidad que más se controlan son: el apto médico de la vigilancia de la salud, las formaciones en PRL (art. 19) y formaciones específicas, la TPC en obra, la entrega de EPIs (art. 17 de la Ley 31/1995), y la documentación que exige la CAE (RD 171/2004): seguros, evaluación de riesgos, certificado REA, etc. Cada uno tiene su propia fecha de vencimiento.
¿Cómo se controlan las caducidades de la documentación PRL?
La forma fiable es centralizar cada documento con su fecha de vencimiento y activar alertas automáticas que avisen antes de que caduque, en lugar de un Excel que no avisa. Un semáforo visual permite ver de un vistazo qué documentos están vigentes (verde), próximos a caducar (ámbar) o caducados (rojo) en toda la plantilla y en todas las obras a la vez.
¿Qué pasa si la Inspección de Trabajo encuentra documentación PRL caducada?
La documentación de PRL debe documentarse y conservarse (art. 22-23 de la Ley 31/1995) y es de lo que revisa la Inspección de Trabajo. Un documento caducado o no acreditado es un hallazgo habitual. Las infracciones graves en materia de PRL van de 2.451 € a 49.180 €, y las muy graves de 49.181 € a 983.736 €, según las cuantías vigentes tras la Ley 10/2021 (LISOS). Más detalle en nuestra guía de multas PRL.
¿Por qué falla controlar la documentación PRL en Excel?
Porque una hoja de cálculo no avisa: alguien tiene que acordarse de abrirla, revisar columna por columna y calcular los días que faltan para cada vencimiento. Con la plantilla creciendo y varias obras abiertas, las fechas se dispersan, se cometen errores de transcripción y los documentos caducados se descubren tarde, cuando la empresa principal bloquea el acceso o cuando llega la inspección. Lo desarrollamos en cuándo el Excel de PRL deja de funcionar.
¿Cuánto cuesta un software de control documental PRL como DocuPRL?
DocuPRL tiene el plan Starter gratis hasta 5 trabajadores, el plan Profesional por 5 €/mes hasta 20 trabajadores, y el plan Enterprise por 30 €/mes para plantilla ilimitada e incluye el módulo CAE para coordinar la documentación de subcontratas. Se puede probar 14 días gratis sin tarjeta. Empezar gratis aquí →
En resumen
El control documental de PRL se reduce a una idea: tener centralizada toda la documentación obligatoria de cada trabajador —apto médico, vigilancia de la salud, TPC, formaciones, EPIs y CAE— y enterarte a tiempo de cada caducidad. Llevarlo en un Excel que no avisa es jugártela en inspección y en el acceso a obra.
Si gestionas más de un puñado de trabajadores —o tienes subcontratas—, lo razonable es centralizar todo con semáforo visual y alertas automáticas. Pruébalo gratis con tu plantilla aquí →