¿Qué es el apto médico y por qué importa?
El apto médico es la conclusión de aptitud que emite el servicio de prevención tras el reconocimiento médico-laboral del trabajador. No es un diagnóstico: es la valoración de si la persona puede desempeñar su puesto en condiciones de seguridad. Es la única parte de la vigilancia de la salud que llega a la empresa, y por eso es el documento que controlas tú.
Si lo que buscas es cuándo es obligatoria la vigilancia de la salud y qué incluye el reconocimiento médico, lo desarrollamos en la guía de vigilancia de la salud laboral. En este artículo nos centramos en el otro lado: el control documental del apto —qué significa cada conclusión, cuánto dura y cómo no perder una caducidad.
La base legal está en el artículo 22 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) (BOE), que regula la vigilancia de la salud. La clave que mucha gente desconoce: esa vigilancia es voluntaria para el trabajador. Solo es obligatoria en supuestos tasados: cuando exista riesgo para el propio trabajador o para terceros, cuando lo determine la evaluación de riesgos del puesto, o cuando una disposición legal lo imponga para un riesgo concreto.
Importa por tres motivos muy concretos:
- Inspección. La vigilancia de la salud debe documentarse y conservarse (art. 22-23 LPRL); es de los documentos que pide la Inspección de Trabajo.
- Acceso a obra. En coordinación de actividades empresariales (CAE), la empresa principal suele exigir el apto vigente como requisito para entrar.
- Responsabilidad. Tener a una persona en un puesto de riesgo sin la aptitud verificada te expone en caso de accidente.
Apto, no apto y apto con limitaciones: qué significa cada uno
El servicio de prevención solo puede comunicar a la empresa una de tres conclusiones, y nunca el motivo médico. Cada una tiene consecuencias prácticas distintas:
- Apto. El trabajador puede desempeñar su puesto sin restricciones. Es la conclusión más común. Lo que tienes que vigilar aquí es la fecha de caducidad, no el contenido.
- No apto. El trabajador no puede desempeñar las tareas del puesto en las condiciones actuales. Es la conclusión que más obligaciones genera para la empresa.
- Apto con limitaciones (o con restricciones / adaptaciones). El trabajador puede trabajar, pero con condiciones: por ejemplo, sin manipular cargas por encima de cierto peso o sin trabajos en altura. La empresa recibe la limitación, no la causa médica.
La diferencia operativa importa. Con un "apto con limitaciones", el empresario tiene que adaptar el puesto o las tareas a la restricción comunicada, dentro de lo razonable. No basta con archivar el documento: hay que aplicarlo. Y, de nuevo, las tres conclusiones caducan, así que las tres entran en tu control de caducidades.
Qué puede ver (y qué NO) la empresa del reconocimiento médico
La empresa solo accede a la conclusión de aptitud (apto, no apto o apto con limitaciones y, en su caso, las adaptaciones necesarias). Nunca al diagnóstico, al historial clínico ni a las pruebas. Esto no es una buena práctica opcional: es una obligación legal con sanciones muy serias si se incumple.
Lo fija el artículo 22.4 de la LPRL: la información médica de carácter personal no se facilita al empresario; los datos de la vigilancia de la salud son confidenciales y solo se comunican las conclusiones relativas a la aptitud para el desempeño del puesto. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) lo confirma desde la óptica del RGPD: los datos de salud son categoría especial (art. 9 del RGPD, según la AEPD) y la empresa solo puede acceder a la conclusión de aptitud, no al detalle clínico.
Una infracción grave en materia de PRL, por su parte, se mueve entre 2.451 € y 49.180 €. Si quieres el cuadro completo de sanciones, lo detallamos en multas por incumplimiento de PRL.
¿Cuánto dura un apto médico? Validez y periodicidad
No existe un plazo legal único de caducidad del apto médico. La validez la fija el servicio de prevención en función del riesgo del puesto y del protocolo médico aplicable. Lo más habitual es que el reconocimiento sea anual, pero hay riesgos con periodicidad propia marcada por norma.
El caso más claro es el ruido. El RD 286/2006 (art. 11) exige vigilancia de la salud cada 3 años cuando se superan los valores superiores de exposición, y cada 5 años cuando se superan los inferiores. Para el acceso a obra vía CAE, lo habitual es que la principal exija un apto vigente, normalmente con antigüedad igual o inferior a 12 meses.
| Situación / riesgo del puesto | Periodicidad habitual | Referencia |
|---|---|---|
| Puesto general (sin riesgo específico) | Anual (lo fija el servicio de prevención) | Art. 22 LPRL |
| Exposición a ruido — valores superiores | Cada 3 años | RD 286/2006, art. 11 |
| Exposición a ruido — valores inferiores | Cada 5 años | RD 286/2006, art. 11 |
| Acceso a obra (CAE) | Apto vigente (habitual ≤ 12 meses) | RD 171/2004 |
| Resto de riesgos específicos | Según el protocolo del servicio de prevención | Art. 22 LPRL |
La conclusión para tu control es la misma en todos los casos: cada apto tiene su propia fecha de caducidad y no puedes asumir que todos vencen a la vez. Por eso el control "uno por uno" en papel se vuelve inmanejable en cuanto creces.
Qué hacer ante un "no apto"
Ante una conclusión de "no apto", la empresa no puede mantener al trabajador en ese puesto tal cual. La obligación es proteger su seguridad y salud: la persona no debe seguir realizando las tareas para las que se le ha declarado no apto. Y todo ello sin conocer el motivo médico, que sigue siendo confidencial.
Los pasos prácticos, manteniendo siempre la confidencialidad del art. 22.4 LPRL:
- No reincorporar al puesto incompatible. Retira al trabajador de las tareas para las que es no apto mientras se valora la situación.
- Estudiar adaptación o cambio de puesto. Valora adaptar el puesto o reubicar a la persona en otro compatible con su estado, dentro de lo razonable y de lo que permita la organización.
- Coordinar con el servicio de prevención. Es quien define qué tareas son compatibles y cuáles no, sin revelarte el diagnóstico.
- Documentar todo. Registra la conclusión y las medidas adoptadas. En inspección tendrás que acreditar que actuaste.
El "no apto" entronca con el deber general de protección de la LPRL y con la información y formación del trabajador. Cómo encajan esas obligaciones documentales lo desarrollamos en nuestra guía de los artículos 18 y 19 de la Ley 31/1995.
El apto médico y la CAE: por qué te lo piden para entrar a obra
Si trabajas como contrata o subcontrata, la empresa principal te va a exigir el apto médico vigente de cada trabajador que pise la obra, junto con el resto de documentación. Sin apto al día, no entras. Así de directo.
El motivo está en la coordinación de actividades empresariales (CAE), regulada por el RD 171/2004. Cuando varias empresas concurren en un mismo centro de trabajo, la principal tiene el deber de vigilar que las contratas cumplen con la PRL de su personal, y eso incluye comprobar la aptitud médica antes del acceso. Por eso lo más habitual es que se exija un apto con antigüedad igual o inferior a 12 meses. Si quieres el detalle de cómo funciona la coordinación, lo explicamos en nuestra guía de coordinación de actividades empresariales (CAE).
El problema es de sincronización de fechas: un apto que valía la semana pasada puede caducar a mitad de un proyecto y, de repente, ese trabajador deja de poder acceder. Multiplica eso por toda la plantilla y por varias obras a la vez. Para entender el conjunto de documentos que pide la CAE y cómo gestionarlos, tienes el módulo y la guía en DocuPRL CAE.
El error de controlar los aptos en Excel
El Excel funciona para cinco trabajadores y deja de funcionar para veinte. El motivo es simple: una hoja de cálculo no avisa. Eres tú quien tiene que acordarse de abrirla, mirar columna por columna y calcular cuántos días faltan para cada vencimiento. Y eso, con la plantilla creciendo y varias obras abiertas, falla.
- No hay alerta. Si nadie abre el archivo, nadie se entera de que un apto caducó ayer.
- Fechas dispersas. Cada apto vence en su día; no hay un único punto donde ver el estado global.
- Errores de transcripción. Teclear a mano fechas de decenas de informes garantiza equivocaciones.
- No escala. Lo que era llevadero con 5 personas se vuelve ingobernable con 30 y varias subcontratas.
- Se descubre tarde. Te das cuenta del apto caducado cuando la principal te bloquea el acceso o cuando llega la inspección.
Profundizamos en por qué el Excel se rompe al crecer en este análisis: por qué el Excel de PRL deja de funcionar a partir de 10 trabajadores. El patrón con los aptos médicos es exactamente el mismo.
Así evita DocuPRL que se te pase una caducidad de apto médico →
Cómo automatizar el control de caducidades con DocuPRL
La forma de no perder nunca una caducidad de apto médico es dejar de depender de tu memoria y que el sistema te avise antes de que venza. Eso es justo lo que hace DocuPRL: centraliza el apto de cada trabajador, lee la fecha de caducidad y te lanza la alerta con antelación. No "cumple por ti" —eso lo hace el técnico de prevención—, pero te ayuda a cumplir quitándote el seguimiento manual de encima.
- Campo "apto médico" por trabajador. Cada persona tiene su apto con su estado y su vencimiento, sin mezclarlo con datos clínicos: solo la conclusión y la fecha, como exige la confidencialidad.
- Alertas automáticas de caducidad configurables. Defines con cuántos días de antelación quieres el aviso y el sistema te avisa antes de que el apto venza.
- OCR / IA que lee la fecha de caducidad. Subes el informe de aptitud y la IA extrae la fecha; nada de teclear a mano ni de errores de transcripción.
- Semáforo visual. De un vistazo ves qué aptos están en verde (vigentes), ámbar (a punto de caducar) y rojo (caducados), de toda la plantilla.
- Módulo CAE. Para el apto de acceso a obra, gestionas la documentación que exige la principal desde el mismo sitio.
Sobre planes: Starter es gratis hasta 5 trabajadores, Profesional 5 €/mes hasta 20, y Enterprise 30 €/mes para plantilla ilimitada e incluye el módulo CAE. La idea es sencilla: pasar del control manual y los olvidos al aviso automático y el semáforo.
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Las dudas que más nos llegan sobre el control de aptos médicos en empresas.
¿Cada cuánto caduca el apto médico de un trabajador?
No hay un plazo legal único. La validez la fija el servicio de prevención según el riesgo del puesto; lo habitual es anual. En exposición a ruido, el RD 286/2006 (art. 11) exige vigilancia de la salud cada 3 años si se superan los valores superiores de exposición y cada 5 años si se superan los inferiores. Para acceder a obra mediante CAE suele requerirse un apto vigente, normalmente de antigüedad igual o inferior a 12 meses.
¿Puede la empresa ver el diagnóstico del reconocimiento médico?
No. La empresa solo recibe la conclusión de aptitud (apto, no apto o apto con limitaciones), nunca el diagnóstico ni el historial clínico. Lo impone el artículo 22.4 de la Ley 31/1995 y lo confirma la AEPD: los datos de salud son categoría especial (art. 9 del RGPD) y solo se comunican las conclusiones relativas a la aptitud.
¿Qué pasa con un apto médico caducado en una inspección de trabajo?
La vigilancia de la salud debe documentarse y conservarse (art. 22-23 de la Ley 31/1995) y es de los documentos que revisa la Inspección de Trabajo. Un apto caducado o no acreditado es un hallazgo habitual; las infracciones graves en materia de PRL van de 2.451 € a 49.180 € según el TRLISOS (art. 40.2). Más detalle en nuestra guía de multas PRL.
¿Cada cuánto hay que hacer la vigilancia de la salud en exposición a ruido?
El RD 286/2006 (art. 11) exige reconocimiento médico cada 3 años cuando se superan los valores superiores de exposición al ruido y cada 5 años cuando se superan los inferiores.
¿Cómo controlo las caducidades de los aptos médicos de toda la plantilla?
Centralizando el apto de cada trabajador con su fecha de vencimiento y activando alertas automáticas que avisen antes de que caduque, en lugar de un Excel que no avisa. Un semáforo visual permite ver de un vistazo qué aptos están vigentes, próximos a caducar o caducados en toda la plantilla.
¿Hay que guardar los aptos médicos y durante cuánto tiempo?
Sí. La vigilancia de la salud debe documentarse y conservarse (art. 22-23 de la Ley 31/1995); es documentación que piden tanto la Inspección como la empresa principal en la CAE. Como regla general, el certificado de aptitud se conserva durante toda la relación laboral y al menos 5 años después de su finalización; en exposición a agentes cancerígenos o con enfermedades de largo período de latencia, el plazo puede llegar hasta 40 años. Más detalle en nuestra guía de vigilancia de la salud laboral.
¿Puede la empresa obligar al trabajador a hacerse el reconocimiento médico?
Por regla general no: la vigilancia de la salud es voluntaria para el trabajador (art. 22 de la Ley 31/1995), salvo excepciones tasadas. Es obligatoria cuando exista riesgo para el propio trabajador o para terceros, cuando lo determine la evaluación de riesgos del puesto, o cuando una disposición legal lo imponga para un riesgo concreto. En esos supuestos, previo informe de los representantes de los trabajadores, el reconocimiento puede ser obligatorio.
¿Quién paga el reconocimiento médico, la empresa o el trabajador?
Lo paga la empresa. El coste de la vigilancia de la salud no puede recaer sobre el trabajador (art. 14.5 de la Ley 31/1995): las medidas de prevención corren a cargo del empresario. Además, el reconocimiento debe realizarse, siempre que sea posible, dentro de la jornada laboral o computando el tiempo empleado.
En resumen
El control de aptos médicos se reduce a tres ideas: la empresa solo maneja la conclusión de aptitud (nunca el diagnóstico), cada apto tiene su propia caducidad según el riesgo, y un apto caducado te cuesta en inspección y te bloquea el acceso a obra. Llevarlo en un Excel que no avisa es jugar con esas tres cosas a la vez.
Si gestionas más de un puñado de trabajadores —o tienes subcontratas—, lo razonable es centralizar los aptos con alertas automáticas de caducidad. Pruébalo gratis con tu plantilla aquí →