Qué es un software PRL (y qué no es)
La Ley 31/1995 obliga a toda empresa con trabajadores a evaluar los riesgos, planificar la prevención, formar e informar a cada trabajador, vigilar su salud y conservar la documentación a disposición de la Inspección. Un software PRL es la herramienta con la que se lleva todo eso al día. No es obligatorio tenerlo: lo obligatorio es cumplir. Pero a partir de cierto tamaño, hacerlo con Excel y carpetas falla.
Lo que un software no hace es cumplir por ti. La evaluación de riesgos y la vigilancia de la salud las hace tu servicio de prevención (propio o ajeno). El software ordena lo que tú tienes que tener al día y te avisa a tiempo.
Las dos familias de software PRL
Suites de gestión de la prevención
- Evaluación de riesgos, planificación, investigación de accidentes, auditorías.
- Pensadas para servicios de prevención y grandes empresas con técnicos propios.
- Precio bajo presupuesto; proyectos de implantación.
Gestión documental PRL (DocuPRL)
- La documentación de cada trabajador: apto médico, formación, información de riesgos, EPIs, DNI, TPC, CAP.
- Semáforo de caducidades y avisos por email; informe PDF para la Inspección.
- Para la pyme que lo lleva en Excel; precio público; se empieza en minutos.
Si tu problema es «no sé qué caduca y pierdo mañanas buscando PDF», estás en la segunda familia. Si tu problema es «quién hace la evaluación de riesgos», necesitas un servicio de prevención, no un software. Lo explicamos en control documental de PRL.
Para quién es DocuPRL
Para la persona que lleva la prevención en una empresa de 10 a 100 trabajadores: un técnico de PRL interno, un trabajador designado o alguien de RRHH o administración que «también lleva la prevención». Sobre todo si tus trabajadores van a instalaciones de clientes y cada cliente te pide su documentación antes de dejarles entrar. Construcción e instalaciones, mantenimiento, montajes industriales, limpieza industrial, transporte.
No es para grandes empresas que necesiten evaluación de riesgos integrada, integraciones con su ERP o una plataforma de red con cientos de proveedores.
Qué hace DocuPRL
- Ficha por trabajador con todos sus documentos y la fecha de caducidad de cada uno.
- Semáforo de toda la plantilla: verde, por caducar o caducado, de un vistazo. Cómo funciona el semáforo.
- Avisos por email cuando un documento entra en el margen de días que tú elijas, y un resumen semanal de lo pendiente.
- Subida masiva de trabajadores desde Excel e IA que lee el documento: reconoce el tipo y el trabajador y te propone las fechas para que las revises antes de guardar.
- Documentación de la empresa (seguros, licencias, concierto de prevención) con sus propias caducidades.
- Para enviar a tu cliente: ZIP con todos los archivos de un trabajador, exportación a Excel e informe PDF de vencimientos para la Inspección.
- Módulo CAE opcional si además contratas subcontratas: les pides y validas su documentación, y tus subcontratas no pagan nada.
Lo que no hace, para que no haya sorpresas: no hay firma electrónica (las hojas se firman en papel y se suben), no hay app nativa (es web y funciona desde el móvil), no se conecta con las plataformas CAE de tus clientes y no hace la evaluación de riesgos.
Cómo elegir un software PRL: 8 criterios
- Qué problema resuelve. ¿Documentación de tus trabajadores o gestión integral de la prevención? Son productos distintos.
- Precio público. Si no lo publican, cuenta con demo comercial y presupuesto. Pide siempre el coste por trabajador y por empresa.
- Qué cuenta como «usuario». Algunos cobran por técnico que entra; otros por trabajador registrado; otros por subcontrata. Cambia mucho la factura.
- Prueba real con tus datos, sin tarjeta y sin proyecto de implantación.
- Avisos que lleguen solos (email), no un semáforo que haya que abrir.
- Dónde están los datos: servidores en la Unión Europea y encargado del tratamiento con el que firmar el acuerdo (art. 28 RGPD).
- Salida fácil: exportar a Excel y descargar tus PDF si te vas.
- Soporte en español y una persona al otro lado.
Qué publican los proveedores (y qué no)
Comparar precios de software PRL es difícil porque la mayoría no los publica. Esto es lo que dicen las webs de algunos proveedores a 7 de octubre de 2026, con el enlace a cada fuente para que lo compruebes; los precios pueden cambiar:
| Proveedor | Qué publica | Fuente |
|---|---|---|
| DocuPRL | Gratis hasta 3 trabajadores · 9 €/mes hasta 10 · 19 €/mes hasta 30 · 39 €/mes hasta 100 (sin IVA) | docuprl.es/precios |
| UCAE | Gestión documental desde 49 €/mes; CAE desde 80 €/mes | ucae.es |
| DocAcces | Gestión PRL en construcción desde 99 €/mes + IVA | docacces.com |
| Dokify | Software PRL desde 810,46 €/año | dokify.net |
| Suites de gestión integral | El comparador SoftDoit sitúa a Sabentis entre 395 y 1.470 €/mes | softwaredoit.es |
| La mayoría de plataformas CAE | Sin precio público: según ComparaSoft, 9 de 11 no lo publican | comparasoft.es |
Son productos de distinto alcance, así que la comparación no es «mejor o peor»: es «qué necesitas y cuánto cuesta». Para una pyme que quiere la documentación de sus trabajadores al día, DocuPRL es la opción con el precio más bajo de esta lista y la única con plan gratuito permanente.
Cómo empezar en una mañana
- Crea la cuenta y carga tu lista de trabajadores desde Excel (o desde la plantilla gratuita si aún no tienes lista).
- Sube los PDF de cada trabajador y revisa las fechas que te propone la IA.
- Elige los días de aviso. A partir de ahí, el semáforo y los correos trabajan solos.
Deja el Excel y las carpetas descontroladas: tenlo todo bajo control
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Cada sector tiene sus documentos críticos. Lo contamos por casos: construcción (TPC, REA, acceso a obra), mantenimiento e instalaciones (trabajo en altura, eléctrico, EPIs), transporte (CAP, ADR, permisos), industria, hostelería, comercio, gestorías (multiempresa) y autónomos con trabajadores.
Preguntas frecuentes sobre software PRL
¿Es obligatorio tener un software de PRL?
No. La Ley 31/1995 obliga a evaluar los riesgos, planificar la prevención, formar e informar a los trabajadores y conservar la documentación, pero no exige ninguna herramienta concreta. Un Excel es legal. El software sirve para que esa documentación esté al día sin depender de la memoria de nadie.
¿Un software PRL sustituye al servicio de prevención ajeno?
No. El servicio de prevención ajeno (SPA) hace la evaluación de riesgos, la planificación y la vigilancia de la salud. Pero contratarlo no exime a la empresa de su deber (art. 14.4 de la Ley 31/1995): guardar el apto de cada trabajador, sus formaciones y los recibís de EPIs, y saber cuándo caducan, sigue siendo trabajo de la empresa. Ahí es donde entra el software.
¿Qué diferencia hay entre un software PRL y una plataforma CAE?
El software PRL controla la documentación de tus propios trabajadores. La plataforma CAE gestiona la documentación que intercambias con otras empresas cuando compartís un centro de trabajo (tus subcontratas, o tus clientes). DocuPRL es lo primero, con el CAE como módulo opcional para quien además contrata subcontratas.
¿Cuánto cuesta un software PRL?
Depende del tipo. Las suites completas para grandes empresas se mueven en cientos de euros al mes y rara vez publican precio. DocuPRL publica el suyo: gratis hasta 3 trabajadores, 9 €/mes hasta 10, 19 €/mes hasta 30 y 39 €/mes hasta 100, sin IVA y sin permanencia.
¿Cuánto se tarda en empezar?
La cuenta se crea en unos minutos y no hay proyecto de implantación. Cargas la lista de trabajadores desde Excel, subes los PDF de cada uno y eliges los días de aviso. Con una plantilla pequeña es cuestión de una mañana; con muchos trabajadores conviene hacerlo por departamentos.
¿Puedo migrar desde Excel o desde otra plataforma?
Desde Excel, sí: se cargan los trabajadores con su departamento de una vez. Las fechas y los documentos no se importan desde la hoja: se suben los PDF y se revisa su fecha al subirlos. Desde otras plataformas no hay importación automática; se parte de los PDF que ya tengas.
¿Hay prueba gratuita?
Sí. Al registrarte tienes 14 días con todas las funciones del plan Enterprise, sin tarjeta. Si no contratas, la cuenta pasa al plan Starter gratuito y tus datos se conservan.