Software PRL para gestorías y asesorías laborales

El reto de las gestorías con la documentación PRL

Las gestorías y asesorías laborales gestionan la documentación de decenas de empresas cliente simultáneamente. Cada empresa tiene sus propios trabajadores, sus propios tipos de documentos y sus propias caducidades. Multiplicar esa complejidad por 10, 20 o 50 clientes es un problema logístico enorme.

El método habitual es mantener una hoja de Excel por cliente, con carpetas compartidas de documentos escaneados. Cuando un cliente tiene una inspección de trabajo, la gestoría tiene que buscar documentos en múltiples carpetas, verificar caducidades manualmente y preparar un dossier contrarreloj. Los errores son frecuentes y las consecuencias, costosas.

DocuPRL permite a las gestorías gestionar la PRL de todos sus clientes desde una sola plataforma. Cada empresa cliente es una cuenta independiente dentro de DocuPRL, con sus propios trabajadores, documentos y tipos documentales. La gestoría tiene visibilidad centralizada de todos sus clientes, con alertas automáticas y dashboard por empresa.

Cómo funciona DocuPRL para gestorías

Una cuenta por cada empresa cliente

En DocuPRL, cada empresa cliente de la gestoría tiene su propia cuenta independiente. Dentro de cada cuenta: trabajadores, documentos, tipos documentales, alertas y dashboard propios. La documentación de un cliente nunca se mezcla con la de otro. La gestoría accede a todas las cuentas desde su panel, pudiendo navegar entre empresas con un clic.

Dashboard centralizado multi-empresa

El panel de la gestoría muestra un resumen de estado de todas las empresas cliente: cuántos trabajadores tiene cada una, cuántos documentos caducados, cuántos próximos a caducar. De un vistazo, la gestoría sabe qué clientes necesitan atención inmediata y cuáles están al día. Sin abrir 30 excels diferentes.

Alertas automáticas para todos los clientes

DocuPRL envía alertas por email cuando un documento de cualquier empresa cliente está próximo a caducar. La gestoría recibe un aviso centralizado con el nombre de la empresa, el trabajador, el tipo de documento y la fecha de caducidad. Así puede contactar al cliente con antelación para solicitar la renovación del documento.

Importación masiva por cliente

Cuando se incorpora un nuevo cliente a la gestoría, basta con importar su plantilla desde Excel: nombre, DNI, puesto y departamento de cada trabajador. En un clic, toda la plantilla del cliente está en el sistema y lista para asociar documentación. Ideal para gestorías que incorporan clientes con plantillas ya existentes.

Exportación Excel para informes a clientes

Genera informes exportables en Excel del estado documental de cada empresa cliente. Perfecto para enviar informes periódicos a tus clientes sobre el estado de su documentación PRL, o para preparar la documentación ante una inspección de trabajo. El cliente recibe un informe claro con documentos en vigor, caducados y pendientes.

Tipos documentales personalizados por cliente

Cada sector tiene sus propios documentos obligatorios. Una empresa de construcción necesita TPC y formación 20h, mientras que una empresa de alimentación necesita carnet de manipulador. DocuPRL permite configurar los tipos documentales requeridos para cada empresa cliente según su actividad, de modo que el sistema sabe exactamente qué documentos debe tener cada trabajador.

Pain points que resuelve DocuPRL para gestorías

Gestionar PRL de 10-50 clientes simultáneamente

Sin DocuPRL, gestionar la PRL de múltiples clientes implica mantener decenas de hojas de cálculo, una por empresa, con carpetas de documentos escaneados organizadas por nombre de cliente. Cuando un cliente llama porque tiene una inspección, la gestoría busca a contrarreloj. Con DocuPRL, toda la información de cada cliente está accesible en segundos.

Cada cliente con requisitos documentales diferentes

Una gestoría puede tener clientes de construcción, hostelería, industria, oficinas y transporte. Cada sector tiene requisitos documentales distintos. DocuPRL permite personalizar los tipos de documentos obligatorios para cada empresa, de modo que el sistema sabe exactamente qué falta en cada caso.

Clientes que no envían documentación a tiempo

Uno de los mayores problemas de las gestorías es que los clientes no envían la documentación actualizada cuando se les pide. Con las alertas automáticas de DocuPRL, la gestoría puede reenviar avisos sistemáticos a los clientes, mostrando exactamente qué documentos están caducados o próximos a caducar. Sin perseguir a nadie por teléfono.

Preparar inspecciones de trabajo de clientes

Cuando un cliente tiene una inspección de trabajo, la gestoría necesita recopilar toda la documentación PRL en cuestión de horas. Con DocuPRL, basta con generar un informe PDF o Excel del estado documental de la empresa: documentos en vigor, caducados y pendientes. El inspector recibe un dossier completo en minutos, no en días.

Tipos de gestorías que usan DocuPRL

Ventajas competitivas para tu gestoría

• Nuevo servicio facturable — ofrece gestión PRL digitalizada como servicio de valor añadido a tus clientes
• Fidelización de clientes — cuanto más documentación gestiones, más dependerá el cliente de tu servicio
• Escalabilidad — añadir un nuevo cliente es crear una cuenta y subir su plantilla desde Excel
• Reducción de errores — las alertas automáticas eliminan los olvidos de caducidades
• Profesionalización — informes PDF y Excel para clientes que demuestran el valor de tu servicio
• Acceso desde cualquier lugar — plataforma web accesible desde la oficina, casa o visita al cliente
• Desde 0 euros/mes por cliente — plan gratuito hasta 5 trabajadores por empresa

Preguntas frecuentes de gestorías y asesorías sobre la gestión PRL

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