Qué incluye la plantilla
Son ocho hojas enlazadas entre sí. Tú solo escribes en tres (Trabajadores, Documentos y Clientes); el resto se calcula.
| Hoja | Para qué sirve | Columnas |
|---|---|---|
| Trabajadores | Tu plantilla, una persona por fila | Trabajador, departamento, DNI/NIE, puesto, observaciones |
| Documentos | Una fila por documento de cada trabajador | Trabajador, tipo, fecha de emisión, validez en meses, fecha de caducidad, días restantes, estado, dónde está el archivo |
| Semáforo | El estado de todo, de un vistazo | Una fila por trabajador y una columna por tipo de documento: OK, días que faltan, CAD o falta |
| Clientes | Qué exige cada cliente u obra | Marcas con una X los documentos que pide cada uno |
| Acceso | Quién puede entrar hoy | Eliges un cliente y ves «SÍ» o «NO» por trabajador, y qué le falta |
| EPIs | Registro de entregas | Trabajador, equipo, fecha de entrega, vida útil, reposición prevista, recibí firmado |
| Configuración | Tus reglas | Días de aviso (60 por defecto) y los diez tipos de documento con su validez habitual |
| Instrucciones | Guía rápida | Los pasos de uso dentro del propio archivo |
La hoja Acceso es la que no suelen traer las plantillas de este tipo. Responde a la pregunta que te hacen cada semana: «¿me mandas la documentación de los que vienen mañana?». Eliges el cliente y ves al momento a quién puedes enviar y a quién le falta algo.
Cómo usarla en cinco pasos
- Trabajadores. Borra los cinco ejemplos y escribe tu plantilla, una persona por fila, con su departamento.
- Documentos. Añade una fila por documento: eliges el trabajador y el tipo en los desplegables y escribes la fecha de emisión. Si el tipo tiene validez (por ejemplo, 12 meses el apto médico), la caducidad se calcula sola. Si el documento lleva la fecha impresa, como el DNI, la escribes tú en «Fecha de caducidad».
- Semáforo. No se toca. Verás cada trabajador con sus documentos en verde (OK), ámbar (los días que le quedan) o rojo (CAD). Una raya significa que ese documento falta.
- Clientes. Escribe tus clientes u obras y marca con una X lo que exige cada uno.
- Acceso. Elige el cliente en el desplegable de arriba. La columna «¿Puede entrar?» te dice SÍ o NO para cada trabajador.
Las fórmulas, por si prefieres montarla en tu Excel
Si ya tienes tu propia hoja y solo quieres añadirle el control de caducidades, estas son las fórmulas que usa la plantilla (en un Excel en español, con la fecha de emisión en C, la validez en meses en D y la fecha de caducidad en E):
Fecha de caducidad a partir de la emisión y la validez en meses:
=FECHA.MES(C2;D2)
Días que faltan para que caduque:
=E2-HOY()
Estado del documento (con un margen de aviso de 60 días):
=SI(E2="";"Sin caducidad";SI(E2<HOY();"Caducado";SI(E2-HOY()<=60;"Por caducar";"Vigente")))
Colores del semáforo: selecciona la columna del estado y ve a Inicio → Formato condicional → Reglas para resaltar celdas → Texto que contiene. Crea tres reglas: «Caducado» en rojo, «Por caducar» en ámbar y «Vigente» en verde.
Cada cuánto caduca cada documento
La plantilla trae una validez habitual por tipo de documento, pero es orientativa. Lo que manda es lo que fijen tu servicio de prevención, tu convenio y, muchas veces, tu cliente.
| Documento | Validez en la plantilla | Qué dice la norma |
|---|---|---|
| Apto médico | 12 meses | No hay un plazo legal único. Lo fija la vigilancia de la salud según el riesgo (art. 22 de la Ley 31/1995). Lo habitual es anual. Guía de aptos médicos |
| Formación PRL del puesto | Sin caducidad | El art. 19 obliga a formar al contratar y cuando cambian las funciones o los riesgos. No fija caducidad, aunque muchos clientes exigen reciclaje. Guía de los art. 18 y 19 |
| Información de riesgos | Sin caducidad | Art. 18: se entrega a cada trabajador y se actualiza cuando cambian los riesgos |
| Entrega de EPIs | Según el equipo | El empresario debe proporcionarlos y reponerlos (RD 773/1997). La vida útil la marca el fabricante |
| TPC (construcción) | 60 meses | La tarjeta se renueva cada 5 años. Guía de la TPC |
| CAP de conductores | 60 meses | Formación continua de 35 horas cada 5 años. Guía del CAP |
| DNI/NIE y permiso de conducir | Fecha impresa | Se escribe la fecha que figura en el documento |
Cuándo el Excel deja de servir
Un Excel bien montado funciona si tienes pocos trabajadores y lo lleva una sola persona. Empieza a fallar cuando ocurre alguna de estas cosas:
- Pasas de 10-15 trabajadores. Con cinco o seis documentos por persona son más de 60 fechas que vigilar.
- Nadie lo abre a tiempo. El archivo no avisa. Te enteras del apto caducado cuando el cliente te devuelve al trabajador.
- Los PDF están en otra parte. La hoja dice que el documento existe, pero buscarlo en las carpetas sigue llevándote la mañana.
- Lo tocan varias personas. Aparecen copias distintas del mismo archivo y nadie sabe cuál es la buena.
Lo contamos con más detalle en por qué el Excel de PRL deja de funcionar a partir de 10 trabajadores. Si ya te pasa, DocuPRL trae todo esto montado.
Todo esto ya lo hace DocuPRL, dentro de la plataforma
Esta plantilla es la versión en hoja de cálculo de lo que DocuPRL hace solo. Si no quieres crear columnas, mantener fórmulas ni acordarte de abrir el archivo, no hace falta: en la plataforma tienes lo mismo ya montado.
| Con la plantilla Excel | Dentro de DocuPRL |
|---|---|
| Escribes cada fecha a mano en la hoja Documentos | Subes el PDF a la ficha del trabajador y su fecha queda guardada con él |
| El semáforo solo está al día si alguien abre el archivo y lo actualiza | El semáforo de toda la plantilla está siempre al día |
| Nadie te avisa: tienes que acordarte de mirarlo | Aviso por email con los días de antelación que tú elijas y un resumen semanal de lo pendiente |
| Los PDF siguen repartidos en carpetas | Los PDF están dentro, en la ficha de cada trabajador, y se descargan juntos en un ZIP |
| Entra o sale un trabajador y hay que tocar varias hojas | Lo das de alta o de baja en un sitio y todo lo demás se actualiza |
| Hoja de EPIs que rellenas tú | Módulo de EPIs con el registro de entregas (planes Negocio y Enterprise) |
El plan Starter es gratis hasta 3 trabajadores y tienes 14 días de prueba del plan completo, sin tarjeta. Precios públicos: 9 €/mes hasta 10 trabajadores, 19 €/mes hasta 30 y 39 €/mes hasta 100. Sin permanencia.
Deja el Excel y las carpetas descontroladas: tenlo todo bajo control
El mismo semáforo de esta plantilla, pero dentro de DocuPRL: se actualiza solo, guarda los PDF y te avisa por email. Empieza gratis y sin tarjeta.
Probar 14 días gratis →Preguntas frecuentes
¿La plantilla de control documental PRL es gratis?
Sí. Es un archivo de Excel de descarga directa, sin registro y sin dejar tu correo. No lleva macros: solo fórmulas y formato condicional, así que tu antivirus y tu departamento de informática no pondrán pegas.
¿Qué documentos de los trabajadores controla?
Viene preparada con diez tipos: apto médico, formación PRL del puesto (art. 19), información de riesgos (art. 18), entrega de EPIs, DNI o NIE, TPC de construcción, trabajos en altura, PEMP y carretillas, CAP de conductores y permiso de conducir. Puedes renombrarlos en la hoja Configuración y el semáforo se adapta.
¿Cómo se controlan las fechas de caducidad en Excel?
Con tres columnas: la fecha de caducidad, los días que faltan (la fecha de caducidad menos la función HOY) y un estado calculado con la función SI: caducado si los días son negativos, por caducar si quedan menos días que tu margen de aviso y vigente en el resto de casos. La plantilla ya trae estas fórmulas hechas.
¿Cómo poner alertas de vencimiento en Excel?
Con formato condicional: seleccionas la columna de estado y creas una regla que pinte de rojo el texto «Caducado» y de ámbar «Por caducar». Es una alerta visual: Excel no envía correos ni avisa si nadie abre el archivo. Para recibir el aviso por email hace falta un programa como DocuPRL.
¿Cada cuánto caduca cada documento de PRL?
Depende del documento. El apto médico no tiene un plazo legal único: lo fija la vigilancia de la salud según el riesgo, y lo habitual es anual. La TPC de construcción se renueva cada 5 años y el CAP de conductores exige formación continua cada 5 años. La formación del artículo 19 no caduca por ley, aunque muchos clientes piden reciclarla. Por eso la plantilla deja la validez editable.
¿DocuPRL hace lo mismo que esta plantilla?
Sí, y sin mantener un Excel. Dentro de DocuPRL tienes el mismo semáforo por trabajador y documento, pero se actualiza solo, guarda los PDF en la ficha de cada trabajador y te avisa por email antes de que algo caduque, con los días de antelación que tú elijas. El plan Starter es gratis hasta 3 trabajadores y los precios son públicos: 9 €/mes hasta 10 trabajadores, 19 €/mes hasta 30 y 39 €/mes hasta 100.
¿Funciona en Google Sheets o LibreOffice?
Está hecha y probada en Microsoft Excel. Usa fórmulas estándar y ninguna macro, y esas mismas fórmulas existen en Google Sheets y en LibreOffice Calc, pero ahí no la hemos probado.