Gestión documental PRL para departamentos de Recursos Humanos

El problema de RRHH con la documentación PRL

En la mayoria de empresas españolas, el departamento de Recursos Humanos es el responsable de gestionar la documentación PRL de todos los trabajadores. Aptos médicos, formaciones obligatorias, DNI, entregas de EPIs, Art. 18, Art. 19... todo pasa por RRHH.

El problema es que esta gestión se hace con hojas de cálculo, carpetas compartidas y emails. El resultado: documentos caducados sin que nadie se entere, formaciones vencidas, aptos médicos que se pierden en bandejas de entrada. Cuando llega una inspección de trabajo o una auditoria interna, el departamento de RRHH se enfrenta a horas de busqueda y recopilacion de documentos.

DocuPRL está diseñado para resolver exactamente este problema. Es un software de gestión documental PRL que centraliza toda la documentación de la plantilla en un solo lugar, con alertas automáticas de caducidad y un dashboard visual para saber en todo momento quien tiene la documentación al día y quien no.

Funcionalidades de DocuPRL para departamentos de RRHH

Importación masiva desde Excel

No necesitas dar de alta trabajadores uno a uno. DocuPRL permite importar toda tu plantilla desde un archivo Excel: nombre, DNI, puesto, departamento, fecha de alta. En un solo clic, todos tus trabajadores están en el sistema y listos para asociar documentación. Ideal para empresas con plantillas grandes o con alta rotación.

Gestión por departamentos

Organiza a tus trabajadores por departamento, centro de trabajo o sección. Así puedes filtrar rápidamente la documentación de producción, oficinas, almacén, comercial o cualquier área de tu empresa. Cada departamento tiene su propia vista y su propio estado documental.

Dashboard visual con semaforo

El panel principal de DocuPRL muestra un semaforo visual para cada trabajador: verde (todo al día), ambar (documentos próximo a caducar) y rojo (documentos caducados o faltantes). De un vistazo, RRHH sabe exactamente donde actuar. Sin abrir carpetas, sin revisar excels, sin hacer cálculos manuales de fechas.

Alertas automáticas por email

DocuPRL envía alertas automáticas por email cuando un documento está próximo a caducar: 60 días antes, 30 días antes, 15 días antes. El responsable de RRHH recibe un aviso claro con el nombre del trabajador, el tipo de documento y la fecha de caducidad. Sin sorpresas, sin olvidos.

Análisis IA de documentos

Sube un PDF de un apto médico o un certificado de formación y la IA de DocuPRL detecta automáticamente el tipo de documento, la fecha de emisión y la fecha de caducidad. No necesitas rellenar campos manualmente: la IA extrae los datos relevantes y los asocia al trabajador correspondiente.

Informes PDF para auditorias e inspecciones

Genera informes PDF completos del estado documental de tu plantilla con un clic. Ideal para preparar una inspección de trabajo, una auditoria ISO o un informe de situacion para la direccion. El informe incluye el estado de cada trabajador, documentos en vigor, documentos caducados y documentos pendientes.

Onboarding y offboarding con DocuPRL

Alta de nuevo trabajador

Cuando se incorpora un nuevo trabajador, RRHH necesita recopilar múltiples documentos PRL antes de que empiece a trabajar: apto médico, formación Art. 18 y Art. 19, entrega de EPIs, DNI en vigor, y formaciones específicas segun el puesto. Con DocuPRL, creas el perfil del trabajador y el sistema te indica exactamente que documentos faltan. Sin listas manuales, sin olvidos.

Baja de trabajador

Al dar de baja a un trabajador, DocuPRL conserva toda su documentación con trazabilidad completa: que documentos tenia, cuando caducaban, quien los subio. Util para auditorias retroactivas y para demostrar cumplimiento durante el periodo en que el trabajador estuvo activo.

RRHH con Excel vs RRHH con DocuPRL

Tareade RRHH	Con Excel / carpetas	Con DocuPRL
Controlar caducidades	Revisión manual de fechas en hoja de cálculo. Errores frecuentes	Alertas automáticas 60/30/15 días antes. Cero olvidos
Saber estado de un trabajador	Buscar en múltiples carpetas y hojas. 5-10 minutos	Un clic en el semaforo visual. 3 segundos
Onboarding nuevo trabajador	Checklist manual en papel o email. Facil olvidar documentos	Perfil con documentos requeridos automaticos. Nada se escapa
Preparar inspección de trabajo	Recopilar documentos de cada trabajador. Horas de trabajo	Informe PDF completo en un clic. Listo en segundos
Dar de alta plantilla completa	Crear filas una a una en la hoja de cálculo	Importación masiva desde Excel. Toda la plantilla en un clic
Clasificar documentos subidos	Renombrar archivos manualmente y moverlos a carpetas	La IA detecta tipo, fecha y caducidad automáticamente
Informe para direccion	Crear graficos manuales en Excel. Datos desactualizados	Dashboard en tiempo real con porcentajes de cumplimiento

Para que tipo de empresas es util DocuPRL desde RRHH

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