La respuesta corta
Hay cuatro cosas gratuitas en el mundo del software de PRL, y conviene no mezclarlas:
| Opción | Qué es | Para qué sirve | Lo que no hace |
|---|---|---|---|
| Prevención10.es (INSST) | Servicio público del Estado | Que una empresa pequeña asuma la prevención con medios propios: evaluar riesgos, planificar, documentar | No controla la documentación de cada trabajador ni sus caducidades |
| Plantillas (Excel, Word) | Archivos gratuitos | Registrar documentos y fechas a mano | No avisan: hay que abrir el archivo |
| Planes gratuitos de programas comerciales | Versión limitada y permanente | Usar el programa real con pocos trabajadores | Límites de trabajadores o funciones |
| Pruebas gratuitas | 14 o 30 días con todo | Probar con tus datos antes de pagar | Se acaban; luego pagas o bajas de plan |
1. La herramienta pública: Prevención10.es
Prevención10.es es un servicio gratuito del Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo pensado para que las empresas de hasta 25 trabajadores (y los autónomos) puedan asumir la prevención con medios propios cuando la ley se lo permite: evaluar los riesgos de sus puestos, planificar las medidas preventivas y generar la documentación.
Es la opción que más dinero puede ahorrar a una microempresa, porque lo que sustituye es parte del trabajo del servicio de prevención. Pero cubre la evaluación y la planificación, no el día a día: no lleva la ficha de cada trabajador, no sabe cuándo caduca un apto médico y no avisa de nada. Si tu problema es ese, necesitas otra cosa.
2. Plantillas gratuitas
Para registrar los documentos de cada trabajador con sus fechas, una hoja de cálculo bien montada funciona mientras la plantilla es pequeña. Nosotros publicamos una plantilla Excel gratuita de control documental PRL, sin registro ni macros, con el semáforo de caducidades ya calculado y una hoja que indica qué trabajadores pueden entrar en la obra de cada cliente.
Su límite es el de cualquier Excel: no avisa. Alguien tiene que acordarse de abrirlo. Cuándo deja de servir lo contamos en Excel para el control documental PRL.
3. Planes gratuitos permanentes
Algunos programas tienen un plan gratuito que no caduca. El de DocuPRL se llama Starter y cubre hasta 3 trabajadores, con 5 tipos de documento, 2 departamentos, alertas de caducidad por email, exportación a Excel, 5 análisis de documentos con IA y una subida masiva desde Excel. Es el programa completo con límites, no una demo.
Sirve para un autónomo con dos o tres empleados, o para montar la estructura antes de decidir. A partir del cuarto trabajador hay que pasar al plan Profesional, que cuesta 9 €/mes. Los detalles están en la página de precios.
4. Pruebas gratuitas
Casi todos los programas de pago ofrecen una prueba. En DocuPRL son 14 días con el plan Enterprise completo, sin tarjeta; al terminar, si no contratas, la cuenta pasa al plan Starter y los datos se conservan. Una prueba es la mejor forma de saber si un programa te sirve: carga a cinco trabajadores reales, sube sus documentos y mira si al lunes siguiente te ha ahorrado trabajo.
Lo que no es gratis nunca
- El servicio de prevención ajeno, cuando la empresa no puede asumir la prevención con medios propios (por tamaño o por actividad). Lo regula el RD 39/1997.
- Los reconocimientos médicos de la vigilancia de la salud (art. 22 de la Ley 31/1995), que corren a cargo de la empresa.
- La formación específica de los trabajadores (art. 19), salvo la que se bonifique.
Ningún software, gratuito o de pago, sustituye estas tres cosas. Lo que hace es que la documentación que generan esté ordenada y al día.
Cuándo compensa pagar
El plan gratuito y el Excel dejan de compensar en tres situaciones concretas:
- Pasas de 3 trabajadores y quieres que el programa te avise por email de cada caducidad.
- Tus clientes te piden la documentación de los trabajadores antes de dejarles entrar en su obra o planta, y preparar cada envío te lleva la mañana. Qué piden exactamente, en documentación para acceder a la obra de un cliente.
- Ya se te ha pasado una caducidad. Si pasó una vez, volverá a pasar.
En esos casos, 9 €/mes hasta 10 trabajadores o 19 €/mes hasta 30 cuesta menos que una hora de trabajo al mes. Qué mirar antes de elegir, en software PRL para pymes: cómo elegirlo.
Empieza gratis y sube de plan solo si lo necesitas
Plan Starter gratis hasta 3 trabajadores, con semáforo y avisos por email. 14 días de prueba del plan completo, sin tarjeta.
Probar gratis →Preguntas frecuentes
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento legal. Las condiciones de Prevención10.es son las que publica el INSST en su web; consúltalas antes de decidir cómo organizar la prevención en tu empresa.