¿Cuánto cuesta una plataforma CAE en 2026? Precios reales y modelos de cobro

Cuánto cuesta una plataforma CAE: la respuesta rápida

Si has llegado hasta aquí es porque casi ninguna plataforma CAE publica sus precios, y las que lo hacen usan modelos tan distintos que compararlas parece imposible. Vamos a ponerlo fácil. En el mercado español conviven cuatro modelos de cobro, y esto es lo que cuesta cada uno en julio de 2026:

• Tarifa plana mensual (paga la empresa titular): entre 80 y 199 €/mes. Ejemplos: PlayCAE anuncia una tarifa plana de 199 €/mes; UCAE parte de 80 €/mes + IVA y sube por tramos según el número de contratas.
• Por licencia (paga el contratista, por cada cliente): entre 100 y 500 € al año. Ejemplo: Dokify cobra 102,90 €/año por la licencia Premium más 15,44 € por empleado o máquina, así que un contratista con 10 trabajadores acreditados supera los 250 € al año por cada cliente que le exija esa plataforma.
• Por trabajador o por documento (modelo clásico del sector): en torno a 1 a 5 € por trabajador y mes (estimación de mercado: los proveedores no publican esta tarifa), o un coste por documento validado.
• Suscripción SaaS todo incluido: DocuPRL desde 34 €/mes (plan Negocio de 19 €/mes + módulo CAE de 15 €/mes con 5 licencias de subcontrata incluidas), o CAE ya incluida en el plan Enterprise de 39 €/mes.

La cifra que te dé cualquier comercial solo tiene sentido si sabes quién paga (¿tú o tus subcontratas?), qué incluye (¿cuántas contratas, cuántos documentos?) y qué no incluye (implantación, módulos extra, permanencia). De eso va el resto del artículo.

Tabla comparativa de precios de plataformas CAE (julio 2026)

Estos son los precios publicados o anunciados por cada plataforma, consultados en julio de 2026, con su fuente. Donde no hay precio público lo decimos tal cual: "no publica precios" también es un dato.

Qué incluye cada modelo de cobro (y a quién le cobra)

1. Tarifa plana mensual: paga la empresa titular

Es el modelo de PlayCAE (199 €/mes) o UCAE (desde 80 €/mes + IVA por tramos). La empresa titular paga una cuota fija y sus contratas y subcontratas suben la documentación sin coste para ellas. Suele incluir validación documental, alertas y soporte. Es predecible y justo con las contratas, pero para una pyme con 3 o 4 subcontratas habituales, pagar 150-200 €/mes suele ser matar moscas a cañonazos.

2. Por licencia o conexión: paga el contratista

Es el modelo histórico de las grandes plataformas (Dokify, el CTAIMA clásico). La empresa titular impone la plataforma y cada contratista paga una licencia anual por conectarse: en Dokify, 102,90 €/año más 15,44 € por cada empleado o máquina que acredite. El problema lo sufre la subcontrata: si trabaja para cinco clientes y cada uno usa una plataforma distinta, paga cinco licencias al año por la misma documentación. Es lo que en el sector se conoce como el "peaje documental". Si estás en esa situación, tenemos guías específicas para salir de ella como alternativa a Twind para pymes y alternativa a Nalanda.

3. Por trabajador o por documento: el taxímetro

El modelo clásico del sector cobra entre 1 y 5 € por trabajador y mes, o un importe por cada documento validado. Parece barato al principio, pero escala con tu plantilla y con la rotación: cada alta, cada renovación de apto médico y cada certificado nuevo suman. Es el modelo más difícil de presupuestar por adelantado, y donde más facturas-sorpresa hemos visto.

4. Suscripción SaaS todo incluido: precio público y cerrado

Es el modelo de DocuPRL: una cuota mensual publicada que incluye la gestión documental PRL de tu empresa y el módulo CAE con licencias de subcontrata incluidas. Las subcontratas no pagan nada por subir su documentación, y el precio no depende de cuántos documentos valides. La ventaja no es solo el importe: es que puedes saber cuánto vas a pagar antes de hablar con nadie.

Costes ocultos: las 6 preguntas que debes hacer antes de firmar

El precio de la cuota es solo la mitad de la historia. Antes de firmar con cualquier plataforma CAE, pide por escrito la respuesta a estas seis preguntas:

1. ¿Hay coste por documento validado? Algunas plataformas cobran cada validación aparte de la cuota. Con 10 trabajadores y documentación que caduca (aptos, formación, TC2, seguros), esto puede duplicar la factura anual.
2. ¿Cuánto cuesta cada subcontrata adicional? Que te digan el precio del tramo siguiente, no solo del actual. En DocuPRL es 1 €/mes por subcontrata extra; en otros modelos el salto de tramo puede ser de decenas de euros.
3. ¿Pagan también mis subcontratas? Si la plataforma cobra licencia al contratista, tu "precio" real incluye el coste (y el enfado) de tus subcontratas. Muchas acaban repercutiéndolo en sus presupuestos.
4. ¿Hay coste de implantación o setup? Las plataformas enterprise suelen cobrar la puesta en marcha, la migración de datos y la formación inicial aparte. Pregunta el importe exacto.
5. ¿Hay permanencia o renovación automática? Los contratos anuales con renovación automática y preaviso de 60-90 días son habituales. Una suscripción mensual sin permanencia te deja cambiar si el servicio no cumple.
6. ¿El precio incluye IVA y todos los módulos? "Desde X €" casi siempre es sin IVA y con el módulo básico. Control de accesos, vehículos o maquinaria pueden ser módulos aparte.

Para traducir todo esto a tu caso concreto, nuestra calculadora de ahorro en gestión documental PRL estima cuánto te cuesta hoy el proceso manual y qué pagarías con cada alternativa.

¿Quién paga la CAE? Lo que dice la ley (y lo que pasa en la práctica)

La coordinación de actividades empresariales no es opcional: la exige el artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales, desarrollado por el Real Decreto 171/2004 (BOE). Cuando varias empresas concurren en un mismo centro de trabajo, todas deben intercambiar información de riesgos, y el empresario titular debe vigilar el cumplimiento. Lo que no dice ninguna norma es que ese intercambio deba hacerse en una plataforma de pago concreta, ni quién debe asumir su coste: eso lo decide el mercado, y por eso conviven modelos donde paga la titular y modelos donde pagan las contratas. Tienes el detalle de obligaciones en nuestra guía completa de coordinación de actividades empresariales.

Lo que sí fija la ley es el precio de no hacer la CAE. El texto refundido de la LISOS (RDL 5/2000, BOE, con las cuantías actualizadas por la Ley 10/2021) sanciona los incumplimientos de PRL con multas de:

• Infracciones leves: de 45 a 2.450 €.
• Infracciones graves: de 2.451 a 49.180 €. No coordinar con tus contratas suele calificarse aquí.
• Infracciones muy graves: de 49.181 a 983.736 €.

Dicho de otra forma: la multa mínima por una infracción grave (2.451 €) supera lo que cuesta un año entero de casi cualquier plataforma de esta comparativa. Tienes el cuadro completo de importes en nuestro artículo sobre multas por incumplimiento de PRL en 2026.

Cuánto cuesta la CAE en DocuPRL: precios públicos, sin presupuesto a medida

Somos parte interesada y no lo escondemos, así que aplicamos la misma vara: estos son todos nuestros precios de CAE, publicados y sin letra pequeña:

• Plan Negocio + módulo CAE: 34 €/mes en total (19 € del plan + 15 € del módulo CAE, con 5 licencias de subcontrata incluidas).
• Plan Enterprise: 39 €/mes con la CAE ya incluida, para empresas de hasta 100 trabajadores.
• Subcontrata adicional: 1 €/mes. Sin tramos ni sorpresas.
• Tus subcontratas no pagan nada por subir y mantener su documentación.
• Multiempresa: cada empresa adicional cuesta la mitad del plan (9,50 €/mes en Negocio, 19,50 €/mes en Enterprise). Pensado para gestorías y grupos.
• Plan Starter: 0 € para empezar con hasta 3 trabajadores (gestión documental PRL propia, sin módulo CAE).
• 14 días de prueba con todo incluido, sin tarjeta. Sin permanencia: la suscripción es mensual.

El detalle completo del módulo, con lo que incluye cada licencia, está en la página de precios y funciones de DocuPRL CAE.

Cómo comparar presupuestos CAE sin trampas: checklist final

Resumen operativo para pedir y comparar presupuestos esta misma semana:

1. Calcula tu escenario real: nº de subcontratas habituales, nº de trabajadores que acreditan documentación y cuántos documentos caducan al año.
2. Pide el coste total anual por escrito, con cuota, coste por contrata/licencia, coste por documento, implantación e IVA desglosados.
3. Suma lo que pagarían tus subcontratas si el modelo es por licencia: ese coste también es tuyo (te lo repercutirán).
4. Comprueba permanencia y preaviso antes de firmar contratos anuales.
5. Prueba antes de pagar: si una plataforma no te deja probar con un caso real, sospecha del precio y del producto.

Si además del precio quieres comparar funciones, enfoque e IA de cada herramienta, tenemos el análisis completo en las mejores plataformas CAE de 2026. Y si lo que buscas es empezar sin pagar, en plataforma CAE gratis: ¿existe de verdad? desmontamos los "gratis" del sector uno a uno.

Preguntas frecuentes sobre el precio de las plataformas CAE

Los precios de terceros citados se consultaron en las webs públicas de cada plataforma en julio de 2026 y pueden cambiar; verifica siempre la tarifa vigente en la fuente enlazada. Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento legal.