¿Qué documentación CAE puede pedir la empresa principal? La respuesta corta
Hay tres grupos y conviene no mezclarlos, porque mezclarlos es lo que convierte la coordinación en una montaña de PDF que nadie revisa:
Lo que la norma te obliga a pedir
Acreditación por escrito de que la subcontrata ha evaluado los riesgos del trabajo y de que ha informado y formado a sus trabajadores (art. 10 RD 171/2004). Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social (art. 42 ET). En construcción, además, inscripción en el REA y lo que exige el RD 1627/1997.
Lo que te permite vigilar de verdad
Seguro de responsabilidad civil, altas de los trabajadores, apto médico (solo la conclusión), formación del puesto, entrega de EPIs, DNI y habilitaciones para equipos. No está escrito en la ley como lista, pero es como se demuestra el deber de vigilancia si pasa algo.
Lo que no se puede o no se debe pedir
Informes médicos con diagnóstico, nóminas y datos bancarios de los trabajadores, documentación que no tenga relación con el trabajo que se va a hacer. El RGPD exige pedir solo lo necesario, y el art. 22.4 de la LPRL protege los datos de salud.
Quien lleva la coordinación en una pyme suele hacerlo con correos y carpetas. Si ese es tu caso, la guía de coordinación de actividades empresariales explica el marco completo; aquí nos centramos solo en los papeles.
Qué dice la ley exactamente
La obligación nace del artículo 24 de la Ley 31/1995: cuando en un mismo centro de trabajo coinciden trabajadores de dos o más empresas, todas deben cooperar, y la empresa titular y la principal tienen deberes añadidos de información y vigilancia. El Real Decreto 171/2004 lo desarrolla, y su artículo 10 es el que habla de documentos: la empresa principal debe exigir a contratistas y subcontratistas que le acrediten por escrito que han hecho la evaluación de riesgos y la planificación preventiva para las obras y servicios contratados, y que han cumplido sus obligaciones de información y formación con los trabajadores que van a trabajar en el centro. Esas dos acreditaciones son lo único que el reglamento de coordinación obliga a pedir.
El segundo bloque legal no es de prevención, sino laboral: el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores obliga a quien contrata o subcontrata obras o servicios de su propia actividad a comprobar que la contrata está al corriente en el pago de las cuotas de la Seguridad Social, pidiendo por escrito una certificación negativa por descubiertos a la Tesorería, que debe emitirla en treinta días. Si no se pide, la empresa principal responde solidariamente de las deudas de Seguridad Social y, en todo caso, de las salariales durante la contrata y hasta un año después de terminarla. El artículo 43.1.f de la Ley General Tributaria añade la responsabilidad subsidiaria por las retenciones y el IVA de la contrata si no se obtiene el certificado de estar al corriente con Hacienda, que vale doce meses.
En construcción se suman la Ley 32/2006 y el RD 1109/2007 (inscripción en el REA, libro de subcontratación, límites a la cadena) y el RD 1627/1997 (plan de seguridad y salud y su adhesión, coordinador de seguridad, apertura del centro de trabajo).
Documentación de la empresa subcontratista
Lista habitual con su base y la vigencia con la que suele exigirse. «Vigencia» no siempre es un plazo legal: muchas veces es el criterio con el que las empresas principales piden renovarlo.
| Documento | Base o motivo | Vigencia habitual |
|---|---|---|
| Evaluación de riesgos y planificación preventiva del trabajo contratado (acreditación por escrito) | Art. 10 RD 171/2004 · obligatorio | Por trabajo o centro; se actualiza si cambia la tarea |
| Acreditación de información y formación de los trabajadores | Art. 10 RD 171/2004 · obligatorio | Por trabajador y trabajo |
| Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social | Art. 42 ET · obligatorio pedirlo | La ley no fija plazo; se renueva cada 1-3 meses |
| Certificado de estar al corriente con Hacienda | Art. 43.1.f LGT · evita responsabilidad subsidiaria | 12 meses |
| Modalidad preventiva: concierto con el servicio de prevención ajeno o acreditación del servicio propio | Arts. 30-31 LPRL · demuestra que la evaluación la hizo alguien habilitado | Anual (el concierto) |
| Seguro de responsabilidad civil con recibo pagado | Habitual; exigido por contrato o convenio | Anual, a fecha del recibo |
| RNT y RLC (antes TC2 y TC1) o informe de trabajadores en alta (ITA) | Habitual; acredita altas y cotización (art. 42 ET) | Mensual |
| Recibo de autónomos (RETA) si es un autónomo | Habitual; acredita alta y pago | Mensual |
| Designación del recurso preventivo cuando procede | Art. 32 bis LPRL · obligatorio si hay riesgos especiales | Por trabajo |
| Inscripción en el REA (solo construcción) | Ley 32/2006 · obligatorio para contratar o subcontratar en obra | Renovación cada 3 años |
| Adhesión al plan de seguridad y salud y apertura del centro de trabajo (solo construcción) | RD 1627/1997 · obligatorio | Por obra |
| Libro de subcontratación (solo construcción, si a su vez subcontrata) | Ley 32/2006 y RD 1109/2007 · obligatorio | Por obra; se actualiza con cada subcontratación |
Si trabajas en obra, los detalles de cada pieza están en las guías del REA, el libro de subcontratación y los documentos PRL obligatorios en construcción.
Documentación de cada trabajador que entra
| Documento | Base o motivo | Vigencia habitual |
|---|---|---|
| DNI o NIE | Identificar a quien entra; comprobar el permiso de trabajo si es extranjero | Hasta su caducidad |
| Alta en la Seguridad Social (ITA o RNT) | Art. 42 ET · evita la responsabilidad solidaria | Mensual |
| Apto médico: solo la conclusión y la fecha | Art. 22 LPRL · lo exige la empresa principal como condición de acceso | Lo que marque el protocolo del servicio de prevención; anual es lo habitual |
| Formación de PRL del puesto (art. 19 LPRL) y la del convenio (en construcción, la TPC la acredita) | Art. 19 LPRL y art. 10 RD 171/2004 · obligatorio acreditarla | Según convenio; la TPC se renueva cada 5 años |
| Información de los riesgos del puesto, firmada (art. 18 LPRL) | Art. 18 LPRL y art. 10 RD 171/2004 · obligatorio acreditarla | Por puesto; se repite si cambia el riesgo |
| Entrega de EPIs firmada | Art. 17 LPRL y RD 773/1997 · demuestra la entrega | Por entrega; se renueva con cada reposición |
| Autorización y formación para equipos: plataformas elevadoras, carretillas, grúas | Art. 19 LPRL y RD 1215/1997 · la empresa autoriza por escrito | Según el equipo y la norma UNE aplicable |
| Carnés y habilitaciones: CAP de conductores, trabajos en altura, espacios confinados | Norma sectorial | CAP: 5 años; el resto según la formación |
La guía qué documentación pide un cliente para dejar entrar a tus trabajadores lo cuenta desde el lado de la subcontrata, y la de control de aptos médicos explica qué puede ver la empresa del reconocimiento y qué no.
Lo que la empresa principal no puede (o no debe) pedir
- El informe médico del trabajador. El artículo 22.4 de la LPRL reserva los resultados de la vigilancia de la salud al trabajador y al servicio de prevención; la empresa, incluida la principal, solo puede conocer la conclusión de aptitud. Los datos de salud son categoría especial según el artículo 9 del RGPD. Si una plataforma o un cliente te pide el informe completo, lo correcto es entregar el certificado de aptitud.
- Nóminas completas, cuentas bancarias o contratos íntegros. Para acreditar el alta y la cotización bastan el RNT o el ITA; el principio de minimización (artículo 5.1.c del RGPD) impide pedir más datos personales de los necesarios para el fin.
- Documentación sin relación con el trabajo contratado. La evaluación de riesgos que se pide es la del trabajo que se va a hacer en el centro, no toda la evaluación de la empresa.
- Que la subcontrata pague por entregar sus papeles. No lo exige ninguna norma; es una condición comercial de algunas plataformas. Si eres empresa principal, elige una plataforma en la que tus subcontratas no paguen: cuanto menos les cueste entregar, antes tendrás la documentación. En DocuPRL la subcontrata nunca paga.
Cuándo se pide cada cosa: antes, al entrar y durante
- Antes de firmar o de empezar: la documentación de empresa (evaluación del trabajo, modalidad preventiva, seguro, certificados de Seguridad Social y Hacienda, REA si es obra). Es el momento de entregar también tu información de riesgos del centro y las instrucciones (artículos 7 y 8 del RD 171/2004): la coordinación es en los dos sentidos.
- Antes de que entre cada trabajador: su carpeta completa (identidad, alta, apto, formación, información, EPIs, habilitaciones). Un trabajador nuevo a mitad de obra pasa por el mismo filtro.
- Durante el trabajo: renovaciones de lo que caduca (certificado de la Seguridad Social, altas mensuales, aptos, seguro) y actualización de la evaluación si cambia la tarea. El deber de vigilancia del artículo 10 no se agota el primer día.
- Al terminar: conservar el expediente. La responsabilidad solidaria del artículo 42 del ET dura hasta tres años después para la Seguridad Social y un año para salarios, y la Inspección puede pedir la documentación de una obra cerrada.
Documentación CAE en obras de construcción
La obra es el caso más exigente porque se superponen tres normas. A la lista anterior se añaden, de la empresa: inscripción en el REA (sin ella no se puede contratar ni subcontratar), adhesión al plan de seguridad y salud del contratista, apertura del centro de trabajo (la hace el contratista principal), libro de subcontratación habilitado si la empresa a su vez subcontrata, y designación del recurso preventivo cuando el plan lo exige. Del trabajador: la TPC o la formación de PRL del convenio de la construcción que acredita, y las autorizaciones de equipos (plataformas elevadoras, maquinaria de movimiento de tierras). El coordinador de seguridad y salud puede exigir además lo que fije el plan.
Las sanciones por fallar en la coordinación están en el texto refundido de la LISOS: no adoptar las medidas de coordinación es infracción grave (artículo 12.13 y 12.14, de 2.451 a 49.180 €) y muy grave cuando se trata de actividades peligrosas o con riesgos especiales (artículo 13.8, de 49.181 a 983.736 €). Y el artículo 42.3 de la LISOS hace a la empresa principal responsable solidaria de las infracciones de prevención de sus contratas en su centro de trabajo. La guía de multas por incumplimiento de la PRL detalla las cuantías.
Checklist: la lista de requisitos que deberías tener por escrito
Una lista cerrada, igual para todas las subcontratas del mismo tipo de trabajo, con vigencia por documento. Es lo primero que pide una plataforma CAE y lo primero que pregunta la Inspección:
- Empresa: evaluación de riesgos y planificación del trabajo · acreditación de información y formación · certificado Seguridad Social · certificado Hacienda · modalidad preventiva · seguro RC con recibo · RNT/RLC o ITA · recurso preventivo si procede · REA, adhesión al PSS, apertura y libro de subcontratación si es obra.
- Trabajador: DNI/NIE · alta (ITA) · apto médico (conclusión y fecha) · formación del puesto y del convenio · información de riesgos firmada · entrega de EPIs · autorizaciones de equipos y carnés.
- Para cada documento: quién lo valida, con qué vigencia y qué pasa si caduca (no acceso).
Cómo gestionarla sin que se escape nada
Con tres subcontratas y una obra, el correo y una carpeta compartida aguantan. Con diez subcontratas y rotación de personal, no: el seguro de una caduca en marzo, el certificado de la Seguridad Social de otra lleva dos meses sin renovar y el apto del trabajador nuevo nadie lo ha visto. Lo que resuelve una plataforma CAE es exactamente eso: una lista de requisitos por obra, un sitio donde la subcontrata sube sus documentos, un semáforo por subcontrata y por trabajador, y un aviso antes de que algo caduque.
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- Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales: artículos 17, 18, 19, 22, 24, 30 a 32 bis (BOE).
- Real Decreto 171/2004, por el que se desarrolla el artículo 24 en materia de coordinación de actividades empresariales: artículos 4, 7, 8, 9, 10 y 11 a 14 (BOE).
- Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015): artículo 42 (BOE).
- Ley 58/2003, General Tributaria: artículo 43.1.f (BOE).
- Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en la construcción, y Real Decreto 1109/2007 (BOE).
- Real Decreto 1627/1997, seguridad y salud en las obras de construcción (BOE).
- Real Decreto 773/1997, equipos de protección individual (BOE).
- Texto refundido de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social: artículos 12.13, 12.14, 13.8 y 42.3 (BOE).
- Reglamento (UE) 2016/679, RGPD: artículos 5.1.c y 9 (EUR-Lex).
Preguntas frecuentes sobre la documentación CAE
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento legal. Lo que puede exigirse en cada caso depende del sector, del convenio y de lo pactado en el contrato; ante la duda, consulta a tu servicio de prevención o a un asesor laboral.