¿Existen plataformas CAE gratis?
Sí, existen plataformas que ofrecen un plan CAE gratis para empezar. Lo que casi no existe es una CAE completa, ilimitada y para siempre sin pagar nada. Es normal: mantener un software de coordinación de actividades empresariales —con almacenamiento, alertas, OCR y soporte— cuesta dinero, y el plan gratuito suele ser una puerta de entrada pensada para que pases a pago en cuanto crezcas.
Eso no es malo en sí: un buen plan gratis te deja probar el producto con tus propios documentos antes de comprometerte. El problema aparece cuando el "gratis" del anuncio esconde límites que solo descubres después de haber migrado toda tu documentación. Estos son los patrones más habituales del mercado (hablamos en general, sin señalar a nadie):
- Límite de subcontratas o trabajadores. El plan gratis admite muy pocas empresas concurrentes o un puñado de trabajadores; al superarlo, toca pagar.
- Funciones recortadas. Lo básico es gratis, pero las funciones que de verdad ahorran tiempo —alertas de caducidad, informes, exportación, API, soporte— quedan en el plan de pago.
- Marca de agua o branding. Algunos productos gratuitos añaden su marca a los informes o documentos que generas.
- Prueba que caduca. A veces no es un plan gratis, sino una prueba de unos días tras la cual hay que pagar para seguir accediendo a tus datos.
- Gratis solo para la principal. En el modelo más extendido en CAE, la empresa principal usa la plataforma sin coste, pero cada contrata o subcontrata tiene que pagar una cuota para poder subir su documentación. El "gratis" depende de qué lado de la relación estés.
Si lo que buscas es comparar opciones concretas con sus precios y límites, lo desarrollamos en nuestro análisis de las mejores plataformas CAE de 2026. Aquí nos quedamos en la pregunta de fondo: cómo identificar una CAE gratis que de verdad te sirva.
A qué prestar atención en una "CAE gratis"
Antes de mover tu documentación a una plataforma "gratuita", dedica cinco minutos a revisar los límites. Casi todos los disgustos vienen de no haber leído estas cuatro cosas:
| Qué revisar | Pregunta concreta | Por qué importa |
|---|---|---|
| Tope de trabajadores / subcontratas | ¿Cuántos caben en el plan gratis? | Determina cuánto vas a poder crecer antes de pagar |
| Funciones incluidas | ¿Tengo alertas, informes y exportación? | Sin alertas de caducidad, vuelves al control manual |
| Caducidad de la prueba | ¿Es un plan gratis o una prueba que vence? | Si caduca, ¿qué pasa con tus datos y documentos? |
| Quién paga de verdad | ¿Gratis para mí o para mis subcontratas? | El coste puede recaer en la contrata, no en la principal |
El coste por subcontrata es el límite que más se ignora
En coordinación de actividades empresariales, varias empresas concurren en un mismo centro de trabajo y la principal tiene el deber de vigilar que las contratas cumplen con la PRL de su personal (RD 171/2004). Muchas plataformas convierten ese deber en un modelo de negocio: la principal accede gratis, pero cada subcontrata paga una cuota para subir su documentación. Si eres la pyme que entra como contrata, ese "gratis" no es tuyo. Conviene preguntarlo de forma explícita antes de elegir.
Si quieres entender qué documentos exige la CAE y cómo funciona la coordinación entre empresas, lo explicamos paso a paso en la guía de coordinación de actividades empresariales (CAE).
DocuPRL: plan Starter gratis de verdad
En DocuPRL el plan Starter es gratis hasta 5 trabajadores, sin tarjeta de crédito. No es una prueba que caduca a los pocos días: es un plan gratuito para empezar a centralizar la documentación de PRL por trabajador —DNI, apto médico, formaciones, EPIs, TPC— con alertas de caducidad y semáforo visual, sin coste mientras estés dentro de ese límite.
La transparencia es parte del enfoque "Adiós Excel": pasar del control manual y los olvidos a alertas automáticas, sin sorpresas en la factura. Estos son los tres planes, para que veas dónde encaja el gratis y cuándo conviene subir:
| Plan | Precio | Para quién | Módulo CAE |
|---|---|---|---|
| Starter | Gratis | Hasta 5 trabajadores · empezar sin tarjeta | — |
| Profesional | 5 €/mes | Hasta 20 trabajadores · pymes que crecen | — |
| Enterprise | 30 €/mes | Plantilla ilimitada · coordinación con principal y subcontratas | Incluido |
Para la coordinación de actividades empresariales completa —gestionar la documentación que pide la empresa principal y la de tus subcontratas desde un mismo sitio— el módulo CAE está incluido en el plan Enterprise (30 €/mes, plantilla ilimitada). La idea es que puedas empezar gratis con el Starter para conocer el producto y subir a Enterprise cuando de verdad necesites la CAE, no antes.
- Starter (gratis, ≤5 trabajadores). Ideal para un autónomo o una microempresa que quiere ordenar su documentación de PRL y dejar de depender del Excel.
- Profesional (5 €/mes, ≤20). Cuando la plantilla crece y necesitas más capacidad, pero todavía no manejas coordinación CAE.
- Enterprise (30 €/mes, ilimitado + CAE). Cuando entras a obra como contrata, coordinas subcontratas o necesitas plantilla sin límite.
Cómo empezar gratis paso a paso
Empezar gratis con DocuPRL no requiere tarjeta ni compromiso. En unos minutos tienes tu documentación centralizada y las primeras alertas funcionando:
- Regístrate gratis. Crea tu cuenta en el plan Starter desde la página de inicio gratuito. No se pide tarjeta de crédito.
- Da de alta a tus trabajadores. Hasta 5 en el plan gratis. Puedes hacerlo uno a uno o, en los planes superiores, con subida masiva desde Excel.
- Sube la documentación. Apto médico, formaciones, EPIs, TPC… La IA/OCR lee las fechas de caducidad para que no las teclees a mano.
- Configura las alertas. Define con cuántos días de antelación quieres el aviso y deja que el semáforo te muestre qué está vigente, por caducar o caducado.
- Sube de plan solo si lo necesitas. Si creces más allá de 5 trabajadores o necesitas la coordinación CAE, pasas a Profesional o Enterprise sin migrar nada.
Si antes de decidir quieres ver cuánto tiempo y dinero te ahorra frente al control manual, puedes estimarlo en la calculadora de ahorro.
Empieza gratis, sin tarjeta y sin letra pequeña
Centraliza la documentación de PRL de tu plantilla con alertas automáticas de caducidad y semáforo visual. Plan Starter gratis hasta 5 trabajadores; sube a Enterprise cuando necesites la coordinación CAE.
Empezar gratis →Preguntas frecuentes
Las dudas que más nos llegan sobre las plataformas CAE gratis y el plan gratuito de DocuPRL.
¿Existe una plataforma CAE gratis de verdad?
Sí, pero con matices. Hay plataformas que ofrecen un plan gratuito real para empezar, normalmente limitado por número de trabajadores o de funciones. Lo que casi no existe es una CAE completa, ilimitada y para siempre sin pagar nada: lo habitual en el mercado es que el plan gratis tenga límites duros (pocas subcontratas, funciones recortadas, marca de agua o caducidad de la prueba) o que sea gratis para la empresa principal pero de pago para la contrata. DocuPRL ofrece un plan Starter gratis de verdad hasta 5 trabajadores, sin tarjeta.
¿Por qué muchas CAE gratis acaban costando dinero?
Porque el "gratis" suele ser una puerta de entrada con límites pensados para que tengas que pasar a un plan de pago en cuanto creces. Patrones típicos del mercado: un tope bajo de subcontratas o trabajadores, funciones clave bloqueadas (alertas, informes, API), una prueba que caduca a los pocos días o un modelo en el que la principal no paga pero cada subcontrata sí. Conviene leer los límites antes de migrar toda tu documentación.
¿Qué límites ocultos debo revisar en una CAE gratuita?
Revisa cuatro cosas antes de elegir: 1) el número máximo de trabajadores o subcontratas incluidas; 2) qué funciones quedan fuera del plan gratis (alertas de caducidad, informes, exportación, soporte); 3) si la prueba caduca y qué pasa con tus datos cuando lo hace; y 4) quién paga realmente, porque en algunos modelos es gratis para la empresa principal pero de pago para cada contrata que tiene que subir documentación.
¿El plan gratis de DocuPRL incluye el módulo CAE?
El plan Starter gratis (hasta 5 trabajadores, sin tarjeta) está pensado para centralizar la documentación de PRL por trabajador y empezar sin coste. El módulo CAE completo, para coordinar la documentación con la empresa principal y las subcontratas, está incluido en el plan Enterprise (30 €/mes, plantilla ilimitada). Puedes empezar gratis con el Starter para familiarizarte y subir a Enterprise cuando necesites la coordinación CAE.
¿Necesito tarjeta de crédito para empezar gratis con DocuPRL?
No. El plan Starter es gratis hasta 5 trabajadores y no pide tarjeta de crédito para registrarte. Empiezas, subes tu documentación y solo pasas a un plan de pago (Profesional 5 €/mes hasta 20 trabajadores o Enterprise 30 €/mes ilimitado con CAE) si tu plantilla crece o necesitas la coordinación de actividades empresariales.
En resumen
Las plataformas CAE gratis existen, pero "gratis" rara vez significa "sin límites". Antes de elegir, mira el tope de trabajadores o subcontratas, qué funciones quedan fuera, si la prueba caduca y —sobre todo en CAE— quién paga de verdad. Con esos cuatro datos sabrás si ese gratis te sirve o solo te empuja a pagar más adelante.
Si quieres empezar gratis de verdad y sin tarjeta, el plan Starter de DocuPRL te deja centralizar tu documentación hasta 5 trabajadores; y cuando necesites la coordinación CAE, está en Enterprise. Empieza gratis aquí →