Coordinación de actividades empresariales (CAE): qué es, quién está obligado y qué documentación se intercambia

Qué es la coordinación de actividades empresariales

La coordinación de actividades empresariales es el conjunto de medidas que deben adoptar las empresas cuando en un mismo centro de trabajo desarrollan actividades trabajadores de dos o más de ellas, para que la prevención de riesgos de cada una no se quede en la puerta de la otra. El objetivo lo fija el artículo 3 del RD 171/2004: aplicar de forma coherente los principios de la acción preventiva, que los métodos de trabajo de unas empresas no generen riesgos a las otras, controlar las interacciones de las distintas actividades y adecuar las medidas preventivas a los riesgos del centro.

La base legal es el artículo 24 de la Ley 31/1995, que en cinco apartados reparte las obligaciones: cooperación entre las empresas concurrentes (24.1), deber del titular del centro de informar e instruir (24.2), deber de vigilancia de la empresa principal sobre sus contratas de la propia actividad (24.3), obligación de informar también a las empresas que fabrican o suministran equipos (24.4) y extensión de todo ello a los trabajadores autónomos (24.5). El Real Decreto 171/2004 desarrolla ese artículo y es la norma que de verdad hay que leer para saber qué se exige a cada figura.

Las figuras de la CAE: concurrente, titular, principal, contratista y autónomo

Las obligaciones cambian según el papel que ocupa tu empresa en el centro de trabajo. El artículo 2 del RD 171/2004 define las figuras, y una misma empresa puede ocupar varias a la vez:

Un ejemplo frecuente: una fábrica que contrata el mantenimiento de sus líneas es titular (gestiona el centro) y principal (el mantenimiento forma parte de su propia actividad). Esa misma fábrica, cuando contrata la limpieza de oficinas, sigue siendo titular pero no principal, porque la limpieza no es su actividad propia. El deber de vigilancia del artículo 10 solo nace en el primer caso, pero el deber de informar e instruir existe en los dos.

Cuándo es obligatoria la CAE

Desde el momento en que trabajadores de dos o más empresas, o de una empresa y un autónomo, coinciden en un mismo centro de trabajo, sea de forma permanente o para una intervención de un día. Casos típicos:

• Contratas y subcontratas que ejecutan trabajos en tus instalaciones: mantenimiento, limpieza, seguridad, logística, montajes, instaladores.
• Tus trabajadores desplazados al centro de un cliente: obras, plantas industriales, hospitales, centros comerciales, parques eólicos.
• Empresas de trabajo temporal, con las reglas específicas del artículo 28 de la Ley 31/1995.
• Obras de construcción, donde se suman el RD 1627/1997 y la Ley 32/2006 (ver más abajo).
• Autónomos que intervienen en cualquiera de los escenarios anteriores.

El RD 171/2004 artículo por artículo

El Real Decreto 171/2004, de 30 de enero, tiene 16 artículos y dos disposiciones adicionales. Esta tabla resume qué exige cada uno y a quién:

Qué documentación se intercambia en la CAE

Conviene distinguir lo que exige literalmente la norma de lo que pide el mercado (la lista completa por empresa y por trabajador, con lo que no se puede pedir, está en la guía de documentación CAE: qué puede pedir la empresa principal a una subcontrata). El artículo 10 del RD 171/2004 obliga a la empresa principal a exigir por escrito dos acreditaciones: que la contrata ha realizado la evaluación de riesgos y la planificación preventiva de los trabajos contratados, y que ha cumplido sus obligaciones de información y formación con los trabajadores que va a desplazar. A partir de ahí, las empresas principales (y las plataformas CAE que utilizan) han estandarizado un paquete documental más amplio, que es el que en la práctica te van a pedir:

Documentación de la empresa

Documentación de cada trabajador

Documentación de equipos y maquinaria

• Declaración CE de conformidad o adecuación al RD 1215/1997 y revisiones periódicas de la maquinaria que entra en el centro.
• Fichas de datos de seguridad de los productos químicos que se van a utilizar.
• Certificados de inspección de equipos de elevación, plataformas elevadoras y andamios.

Buena parte de estos documentos son los mismos que tu empresa ya debe tener controlados internamente, los pidan o no. En la guía de control documental PRL explicamos cada documento, quién lo emite y cada cuánto caduca, y en qué documentación pide un cliente para dejar entrar a tus trabajadores tienes la lista vista desde el lado de la subcontrata.

Obligaciones de cada parte

Empresa principal (la que contrata trabajos de su propia actividad)

• Informar de los riesgos del centro, las medidas preventivas y las de emergencia, por escrito cuando sean graves o muy graves (art. 7).
• Impartir instrucciones a las contratas y comprobar que llegan a sus trabajadores (art. 8).
• Exigir y guardar las acreditaciones por escrito de evaluación, planificación, información y formación (art. 10.2 y 10.3).
• Vigilar el cumplimiento durante toda la contrata, no solo al inicio: documentos que caducan a mitad de la obra siguen siendo responsabilidad suya (art. 10.1).
• Designar persona encargada de la coordinación o recurso preventivo cuando proceda (art. 13 y art. 32 bis LPRL).
• Conservar la trazabilidad: quién entregó qué, cuándo y quién lo revisó.

Contratista y subcontratista

• Aportar la documentación de empresa y de cada trabajador antes de empezar y mantenerla vigente mientras dure el trabajo.
• Informar al titular de los riesgos que introduce su actividad en el centro (art. 4).
• Incorporar la información y las instrucciones recibidas a su propia evaluación de riesgos y trasladarlas a sus trabajadores (art. 9).
• Repetir el proceso con sus propias subcontratas: la cadena no exime a nadie.

Trabajador autónomo

• Cooperar e informar como una empresa concurrente más (art. 24.5 LPRL).
• Aportar su alta en el RETA, seguro de responsabilidad civil si se lo exigen, formación y reconocimiento médico cuando el convenio o el cliente lo requieran.

Medios de coordinación (art. 11 a 14)

El artículo 11 ofrece una lista abierta de medios; la empresa elige el más adecuado según la peligrosidad, el número de trabajadores y la duración de la concurrencia (artículo 12):

• Intercambio de información y comunicaciones entre las empresas concurrentes.
• Reuniones periódicas entre las empresas.
• Reuniones conjuntas de los comités de seguridad y salud, o de empresarios y delegados de prevención.
• Impartición de instrucciones.
• Establecimiento conjunto de medidas específicas de prevención o de procedimientos de actuación.
• Presencia de recursos preventivos en el centro de trabajo.
• Designación de una o más personas encargadas de la coordinación de las actividades preventivas.

La persona encargada de la coordinación (artículos 13 y 14) es el medio preferente cuando concurren actividades reglamentariamente peligrosas, muchas empresas o especial dificultad para controlar las interacciones. La designa el titular o, en su defecto, el principal; puede ser un trabajador designado, un miembro del servicio de prevención propio o ajeno, un recurso preventivo o cualquier persona con la formación preventiva de nivel intermedio como mínimo. Sus funciones son favorecer la cooperación, servir de cauce para el intercambio de información y comprobar que se aplican los medios de coordinación. En obras de construcción esta figura la asume el coordinador de seguridad y salud del RD 1627/1997.

La coordinación de actividades empresariales en obras de construcción

La construcción tiene un régimen reforzado que se superpone al RD 171/2004 (disposición adicional primera):

• RD 1627/1997: el promotor encarga el estudio o estudio básico de seguridad y salud, cada contratista elabora su plan de seguridad y salud y, cuando intervienen varias empresas, se designa coordinador de seguridad y salud en fase de proyecto y de ejecución. La información del titular (art. 7) se entiende cumplida con el estudio; las instrucciones (art. 8), con las del coordinador; las medidas de las concurrentes (art. 9 y 10), con el plan de seguridad y salud.
• Ley 32/2006 y RD 1109/2007: inscripción en el REA, libro de subcontratación en obra y límite de tres niveles de subcontratación en cadena.
• Documentos adicionales habituales: la TPC de cada trabajador, la apertura del centro de trabajo y la adhesión al plan de seguridad y salud de cada subcontratista.

Si trabajas en obra, te interesan las guías de documentos PRL obligatorios en construcción, el certificado REA, el libro de subcontratación y la Tarjeta Profesional de la Construcción.

Sanciones por incumplir la CAE y responsabilidad solidaria

El texto refundido de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) tipifica la falta de coordinación en varios artículos:

Las cuantías son las vigentes tras la actualización de la Ley 10/2021. Además de la multa:

• Responsabilidad solidaria (art. 42.3 LISOS): la empresa principal responde con sus contratistas y subcontratistas de las infracciones en materia de prevención cometidas en su centro de trabajo durante la contrata.
• Recargo de prestaciones (art. 164 de la Ley General de la Seguridad Social): si hay accidente por falta de medidas de seguridad, las prestaciones del trabajador se incrementan entre un 30 y un 50 % a cargo de la empresa, sin posibilidad de asegurarlo.
• Responsabilidad civil y, en los casos más graves, penal (art. 316 y 317 del Código Penal) por no facilitar los medios necesarios para la seguridad de los trabajadores.

Los importes completos por tramo están en la guía de multas por incumplimiento de la PRL.

Cómo se gestiona la CAE en la práctica

En la mayoría de las pymes la coordinación se sigue haciendo con correos, WhatsApp y carpetas compartidas: la principal pide los documentos, la subcontrata los envía cuando puede, alguien los guarda en una carpeta y nadie sabe con certeza qué está vigente el día que llega la Inspección. Los fallos siempre son los mismos: documentos caducados a mitad de contrata, versiones duplicadas, trabajadores que entran sin que nadie haya comprobado su apto y ninguna prueba de quién revisó qué.

Si gestionas la CAE sin plataforma, lo mínimo que debería existir es:

1. Una lista cerrada de requisitos por obra o servicio: qué documentos de empresa y de trabajador exiges, con su vigencia.
2. Un registro por subcontrata y trabajador con el estado de cada documento (recibido, validado, caducado) y la fecha de caducidad.
3. Avisos antes de la caducidad, para que la renovación llegue antes de que el trabajador se quede sin poder entrar.
4. Trazabilidad: quién subió el documento, quién lo validó y cuándo.
5. Un expediente exportable para enseñárselo a la Inspección en una visita.

Si eres una pyme o una pequeña empresa que entra en centros ajenos, te interesan la guía de plataforma CAE para pequeñas empresas: qué exigir y cuánto cuesta y la lista de documentación PRL que te pedirán.

Checklist para cumplir la CAE

1. Identifica tu rol en cada centro: titular, principal, contratista, subcontratista o autónomo.
2. Antes de empezar, intercambia por escrito la información de riesgos (art. 4 y 7) y guarda la prueba de entrega.
3. Si eres principal, exige y archiva las acreditaciones del artículo 10: evaluación, planificación, información y formación.
4. Define la lista de documentos de empresa y de trabajador que exiges y comunícala a cada contrata.
5. Verifica cada documento antes de autorizar la entrada y anota su fecha de caducidad.
6. Elige el medio de coordinación según el artículo 12 y, si procede, designa persona encargada o recurso preventivo.
7. Controla las caducidades durante toda la contrata: aptos, formación, seguros, RLC/RNT mensuales.
8. Conserva la trazabilidad de todo (quién, qué, cuándo) al menos cinco años.

Errores más comunes

• Pensar que la CAE solo aplica en construcción.
• Pedir la documentación una vez al inicio y no volver a mirarla.
• Aceptar documentos caducados o ilegibles para no retrasar la entrada.
• Delegarlo todo en el servicio de prevención ajeno: la obligación sigue siendo de la empresa (art. 14.4 LPRL).
• No documentar el intercambio: sin prueba escrita, ante la Inspección no ha ocurrido.

Fuentes oficiales

• Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales (art. 14, 18, 19, 22, 24 y 32 bis), BOE.
• Real Decreto 171/2004, por el que se desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, BOE.
• Real Decreto 1627/1997, disposiciones mínimas de seguridad y salud en obras de construcción, BOE.
• Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el sector de la construcción, y RD 1109/2007, BOE.
• Texto refundido de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (art. 12.13, 12.14, 13.7, 13.8 y 42.3), BOE.
• Texto refundido de la Ley General de la Seguridad Social (art. 164, recargo de prestaciones), BOE.

Preguntas frecuentes sobre la coordinación de actividades empresariales