¿Qué es el libro de subcontratación?
Es el registro oficial —habilitado por la autoridad laboral— en el que el contratista de una obra de construcción debe reflejar, por orden cronológico desde el inicio de los trabajos, todas y cada una de las subcontrataciones realizadas en esa obra con empresas subcontratistas y con trabajadores autónomos. Lo exige el artículo 8 de la Ley 32/2006, reguladora de la subcontratación en el sector de la construcción, y lo desarrolla el RD 1109/2007, que fija el modelo oficial en su Anexo III.
Su función es doble: hacer visible toda la cadena de subcontratación de la obra (quién trabaja para quién y en qué nivel) y servir de prueba de control ante la Inspección de Trabajo, el coordinador de seguridad y salud y la dirección facultativa. Si te suena el REA, van de la mano: el libro recoge, entre otros datos, el número REA de cada subcontratista.
¿Quién está obligado (y quién no)?
| Figura | ¿Debe llevar libro? | Por qué |
|---|---|---|
| Contratista (contrata directamente con el promotor) | Sí — uno por cada obra | Es el titular del libro en cuanto subcontrata algo (art. 8 Ley 32/2006) |
| Promotor | No | No subcontrata: contrata. Sí tiene acceso al libro |
| Subcontratistas (1º, 2º, 3er nivel) | No llevan libro propio | Deben comunicar sus subcontrataciones al contratista para que las anote |
| Trabajador autónomo | No | No puede subcontratar; figura anotado en el libro del contratista |
Dos matices que generan muchas dudas. Primero: la obligación es por contratista y por obra — si en una misma obra el promotor contrata directamente a tres empresas, habrá tres libros. Segundo: basta una sola subcontratación (aunque sea un único autónomo) para que el libro sea obligatorio; debe estar habilitado y anotado antes de que esa subcontrata empiece a trabajar.
Cómo se habilita: pasos
- Adquiere el libro según el modelo oficial (Anexo III del RD 1109/2007). Se vende en papelerías técnicas y organismos habilitados, y algunas comunidades permiten generarlo en el propio trámite.
- Solicita la habilitación a la autoridad laboral de la provincia donde esté la obra (no la de tu domicilio social). La habilitación es la diligencia que da validez al libro.
- Hazlo antes de la primera subcontratación. Sin libro habilitado no deberías tener ninguna subcontrata trabajando en la obra.
- Si se agota, para habilitar un segundo libro tendrás que presentar el anterior completo.
Novedad reciente: el trámite se está digitalizando. Varias comunidades han incorporado la habilitación telemática por sede electrónica — por ejemplo, Galicia desde enero de 2025, además de Madrid, Cataluña, Aragón o Castilla y León —, con diligencia electrónica en lugar del sello físico. El libro y su contenido siguen siendo los mismos; lo que cambia es que ya no hace falta desplazarse a habilitarlo.
Qué hay que anotar en cada subcontratación
El contenido lo fija el art. 8.1 de la Ley 32/2006 y el modelo del Anexo III. Para cada empresa subcontratista o autónomo que entra en la obra, el contratista anota:
| Dato | Detalle |
|---|---|
| Identificación | Nombre o razón social, NIF y domicilio de la subcontrata o del autónomo |
| Nº de inscripción en el REA | El contratista tiene el deber de vigilancia de que sus subcontratas están inscritas (art. 7) |
| Nivel de subcontratación y comitente | Quién la contrata y en qué escalón de la cadena queda (1º, 2º o 3º) |
| Objeto del contrato | Qué parte de la obra ejecuta |
| Responsable de la dirección de los trabajos | Persona que ejerce la organización y dirección de cada subcontratista, y en su caso representantes legales de sus trabajadores |
| Fecha de entrega del plan de seguridad y salud | La parte del plan que afecta a cada subcontrata y autónomo |
| Instrucciones del coordinador de seguridad y salud | Las elaboradas para la coordinación de la obra |
| Subcontrataciones excepcionales | La aprobación de la dirección facultativa cuando se amplía un nivel por caso fortuito |
Además, cada anotación debe comunicarse al coordinador de seguridad y salud y a los representantes de los trabajadores de las empresas de la obra. Es decir: el libro no es un archivo privado del contratista, es un documento vivo de coordinación.
Los 3 niveles de subcontratación (y sus excepciones)
El libro documenta el cumplimiento del régimen de subcontratación del art. 5 de la Ley 32/2006, que el diagrama de arriba resume:
- El contratista puede subcontratar con subcontratistas o autónomos.
- El primer y el segundo subcontratista pueden, a su vez, subcontratar.
- El tercer subcontratista ya no puede subcontratar ni con empresas ni con autónomos.
- Los trabajadores autónomos no pueden subcontratar en ningún caso.
- Tampoco pueden subcontratar las empresas cuya organización en la obra consista fundamentalmente en aportar mano de obra (sin maquinaria ni equipos propios).
La única vía para ampliar excepcionalmente un nivel son los casos fortuitos justificados (especialización del trabajo, complicaciones técnicas de la producción, fuerza mayor), y exige la aprobación previa de la dirección facultativa anotada en el propio libro. Permitir que la cadena se estire sin ese requisito es sancionable — y no solo para quien subcontrata de más, también para el contratista que lo tolera.
Quién puede pedir el libro (acceso)
Tienen acceso legal al libro de subcontratación: el promotor, la dirección facultativa, el coordinador de seguridad y salud en fase de ejecución, las empresas y autónomos que intervienen en la obra, los técnicos de prevención, los delegados de prevención, los representantes de los trabajadores y la autoridad laboral — Inspección de Trabajo incluida. Por eso debe estar físicamente en la obra y al día: cualquiera de ellos puede solicitarlo en cualquier momento.
Cuánto tiempo hay que conservarlo
El art. 16 del RD 1109/2007 fija dos plazos: el libro debe permanecer en la obra hasta la completa terminación del encargo del promotor y, después, el contratista debe conservarlo durante los 5 años posteriores a la finalización de su participación en la obra. El mismo criterio de prudencia aplica a la documentación que lo respalda (certificados REA, acreditaciones de las subcontratas, documentación PRL de obra): una reclamación o una inspección pueden llegar años después de cerrar la obra, y entonces toca demostrar que en su día se controló.
Sanciones: qué te juegas
| Incumplimiento | Calificación | Multa |
|---|---|---|
| No llevar en orden y al día el libro de subcontratación | Grave (art. 12.28 LISOS) | 2.451 – 49.180 € |
| Permitir subcontrataciones que exceden los niveles permitidos sin aprobación de la dirección facultativa | Grave | 2.451 – 49.180 € |
| Incumplimientos muy graves del régimen de subcontratación (p. ej. sin acreditar recursos y organización preventiva en trabajos de riesgo especial) | Muy grave (arts. 13.15-13.17 LISOS) | hasta 983.736 € |
Los tramos son los vigentes desde la actualización de cuantías de octubre de 2021 — tienes el detalle completo por tipo de infracción en nuestra guía de multas PRL 2026. Y un recordatorio incómodo: la responsabilidad no siempre se queda en quien incumple; el contratista responde por lo que ocurre en su cadena.
Libro de subcontratación y CAE: cómo encajan
Se confunden a menudo, pero son capas distintas del mismo control:
- El libro es el registro formal de quién entra en la cadena: se anota una vez por subcontratación, en el modelo oficial habilitado.
- La coordinación de actividades empresariales (CAE) es la documentación viva que justifica que esa cadena puede trabajar: REA vigente, seguro de responsabilidad civil, TCs, aptos médicos y formación de cada trabajador… documentos que caducan y se renuevan durante toda la obra.
En la práctica, la Inspección revisa las dos cosas juntas: el libro dice «esta subcontrata entró el día X en el nivel Y», y la CAE demuestra que ese día su documentación estaba en regla. Tener el libro impecable con la documentación CAE caducada (o al revés) deja el control cojo. Si gestionas esto por email y carpetas, la parte CAE es la que se descontrola primero — de eso hablamos en software CAE en construcción y en nuestra guía para empresas de construcción.
El libro lo firmas tú. La documentación que lo respalda, la controla DocuPRL
DocuPRL no sustituye el libro oficial — pero te mantiene al día justo lo que el libro presupone: el semáforo de documentación de cada subcontrata por obra (REA, seguros, TCs, aptos, formación), los avisos antes de cada caducidad y un Archivo que conserva la documentación de las subcontratas que terminan, lista para una inspección años después.
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Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento legal. Verifica siempre el texto vigente de la Ley 32/2006, el RD 1109/2007 y la LISOS en el BOE, y el procedimiento de habilitación de la autoridad laboral de tu comunidad autónoma.