Protocolo por calor en el trabajo: qué debe documentar tu empresa

Qué dice exactamente la norma (y desde cuándo)

La obligación no nace de una recomendación técnica, sino de una norma con rango de ley: el Real Decreto-ley 4/2023, de 11 de mayo, en vigor desde el 13 de mayo de 2023. Su disposición final primera modificó el Real Decreto 486/1997 (disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo) introduciendo una disposición adicional única titulada «Condiciones ambientales en el trabajo al aire libre». En resumen, esa disposición establece cuatro cosas:

• En los trabajos al aire libre y en lugares que por su actividad no puedan quedar cerrados, la empresa debe tomar medidas adecuadas frente a cualquier riesgo relacionado con fenómenos meteorológicos adversos, incluidas las temperaturas extremas.
• Esas medidas derivan de la evaluación de riesgos laborales, que debe considerar la tarea concreta y las características personales o el estado biológico conocido de cada trabajador. Cuando no haya otro modo de garantizar la protección, las medidas incluirán la prohibición de desarrollar determinadas tareas durante las horas del día en que concurran esos fenómenos (en relación con el art. 23 del RD 1561/1995, sobre jornadas especiales).
• Si AEMET — o el órgano autonómico equivalente — emite un aviso de nivel naranja o rojo y las medidas preventivas no garantizan la protección, resulta obligatoria la adaptación de las condiciones de trabajo, incluida la reducción o modificación de las horas de la jornada prevista.
• La disposición aplica a todos los lugares de trabajo, incluidos los que el art. 1.2 del RD 486/1997 dejaba fuera de su ámbito general: obras de construcción, campos de cultivo o medios de transporte, entre otros.

Fíjate en el matiz que casi nadie cuenta: la norma no fija una temperatura en grados a partir de la cual se para. La referencia objetiva son los avisos de AEMET y el filtro es tu evaluación de riesgos. Por eso la Inspección no pregunta "¿hacía mucho calor?", pregunta "enséñame tu evaluación y qué hiciste el día del aviso". Y eso solo se responde con documentos.

A quién afecta (no solo a la obra)

A cualquier empresa con personal expuesto a temperaturas extremas, con especial intensidad en el trabajo al aire libre. Los sectores donde la Inspección concentra sus campañas de verano son los evidentes:

• Construcción — cubiertas, estructura, urbanización. Si estás en obra, revisa también qué mira la Inspección de Trabajo en una visita a obra.
• Agricultura y ganadería — campañas de recolección en horas centrales.
• Limpieza viaria y jardinería — el fallecimiento de un trabajador de limpieza en Madrid en 2022 fue, de hecho, uno de los casos que el propio RD-ley 4/2023 cita en su exposición de motivos.
• Reparto y mensajería, mantenimiento de exteriores, industria con naves abiertas u hornos.

Pero ojo: el riesgo térmico también existe en interior (cocinas, lavanderías, naves sin climatizar), donde rigen además los rangos de temperatura del anexo III del RD 486/1997. Y la obligación de fondo — evaluar el riesgo y planificar medidas — es el artículo 16 de la Ley 31/1995, que aplica a todas las empresas desde el primer trabajador, como cualquier otra pieza del plan de prevención de una pyme.

El protocolo por calor, paso a paso

Un "protocolo por calor" no es más que la traducción operativa de la norma: quién mira el aviso, quién decide y qué se hace en cada nivel. Este es el circuito que pide el criterio técnico:

1. Actualiza la evaluación de riesgos para que recoja el riesgo por temperaturas extremas puesto a puesto: tareas al aire libre, franjas horarias, esfuerzo físico, EPI que aumentan la carga térmica y trabajadores especialmente sensibles (embarazo, patologías, edad).
2. Redacta el procedimiento: quién consulta el aviso de AEMET cada mañana, a quién se comunica, qué medidas se activan con cada nivel y quién tiene autoridad para parar tareas.
3. Define las medidas por nivel: hidratación y sombra siempre disponibles, pausas programadas, rotación, adelantar la jornada, y — con naranja o rojo — reducción de jornada o suspensión de las tareas afectadas si nada más protege.
4. Informa y forma a la plantilla: síntomas del golpe de calor, actuación en primeros auxilios y las medidas del protocolo. Son las obligaciones de los artículos 18 y 19 de la Ley 31/1995, y deben quedar firmadas.
5. Aplica y registra cada día de aviso: qué nivel había, qué tareas se vieron afectadas y qué medidas se tomaron. Este registro diario es la evidencia que marca la diferencia en una inspección.
6. Vigilancia de la salud: si la evaluación identifica exposición relevante, el reconocimiento médico debe contemplarla (art. 22 de la Ley 31/1995). Aquí entra la vigilancia de la salud y los aptos médicos de los puestos expuestos.

Qué documentos deben existir (y custodiarse)

Esta es la parte que decide si sales de una inspección con un requerimiento o con un acta de infracción. El artículo 23 de la Ley 31/1995 obliga a tener la documentación preventiva a disposición de la autoridad laboral. Para el riesgo por calor, el paquete completo es este:

Si trabajas en obra, este paquete se suma al resto de la documentación PRL obligatoria en construcción — y te lo pedirán junto: apertura de centro, plan de seguridad, formación por convenio y adhesiones.

Mini-plantilla: registro diario de medidas por calor

Este es el documento que casi ninguna empresa tiene y que más rápido corta una discusión con un inspector. Copia esta estructura en tu plantilla (papel o digital) y rellénala cada día que haya aviso activo en tu zona:

Errores típicos que acaban en sanción

• Protocolo genérico sin adaptar. El PDF estándar del servicio de prevención, sin tareas ni horarios de tu empresa, no acredita nada: la disposición exige que las medidas deriven de tu evaluación.
• Aplicar medidas y no registrarlas. El caso más frustrante: la empresa repartió agua y adelantó turnos, pero no hay ni una firma que lo pruebe. Ante la Inspección, lo que no está documentado no existe.
• Evaluación de riesgos anterior a mayo de 2023 que no menciona el riesgo térmico ni los avisos meteorológicos. Es el primer papel que pide el inspector.
• Sin acreditación de información/formación. Contar las medidas en el corrillo de la mañana no vale: hacen falta hojas firmadas.
• Ignorar el aviso naranja "porque se puede aguantar". Con naranja o rojo, si las medidas no protegen, la adaptación es obligatoria por norma, no negociable con el encargado.
• Nadie designado para consultar AEMET. Si nadie tiene esa tarea asignada por escrito, el protocolo falla el primer día de ola de calor.

Dónde guardar estas evidencias (sin perderlas en octubre)

El problema real del protocolo por calor no es redactarlo: es sostener la disciplina documental julio tras julio. Registros diarios que se quedan en una libreta de obra, hojas de firmas que nadie escanea, aptos médicos que caducan en agosto con media plantilla de vacaciones… y la visita de la Inspección llega meses después, cuando ya nadie recuerda qué se hizo el día del aviso rojo.

Para eso está DocuPRL: subes el protocolo, los registros diarios y las hojas de formación como documentos de empresa y trabajador, les pones fecha de caducidad donde aplica (aptos, formación) y el semáforo con alertas automáticas te avisa antes de que algo venza. Cuando llegue el requerimiento, filtras, exportas y entregas — en minutos, no buceando en carpetas de email.

Fuentes oficiales

• BOE — Real Decreto-ley 4/2023, de 11 de mayo (BOE núm. 113, de 12/05/2023). Su disposición final primera introduce la disposición adicional única del RD 486/1997.
• BOE — Real Decreto 486/1997, de 14 de abril. Disposiciones mínimas de seguridad y salud en los lugares de trabajo (texto consolidado).
• BOE — Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales. Arts. 16 (evaluación), 18-19 (información y formación), 21 (riesgo grave e inminente), 22 (vigilancia de la salud) y 23 (documentación).

Preguntas frecuentes

Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento legal. Las citas normativas se han verificado en el BOE a fecha de julio de 2026; consulta siempre el texto consolidado oficial y a tu servicio de prevención.