La respuesta corta: tres niveles de documentación
Cuando alguien pregunta «qué documentación PRL tengo que tener» suele mezclar tres cosas distintas. Separarlas evita dos errores: creer que con los papeles del servicio de prevención ya está todo, y creer que hay que tenerlo todo firmado por triplicado.
Los cinco documentos del artículo 23 de la Ley 31/1995. Son de empresa y los elabora, normalmente, el servicio de prevención.
Pruebas de que lo anterior se aplica: modalidad preventiva, formación e información de cada trabajador, EPIs, emergencias, equipos, accidentes y coordinación con contratas.
Apto, formación, EPIs, información firmada, habilitaciones y alta en la Seguridad Social de cada persona que entra en su centro. Es lo que caduca.
Los dos primeros niveles los exige la ley a toda empresa con trabajadores, sea cual sea el sector. El tercero lo exige el mercado apoyándose en la ley (art. 24 de la LPRL y RD 171/2004), y es el que más trabajo da en el día a día porque cada documento tiene fecha de caducidad y cada cliente lo pide a su manera.
Nivel 1: los cinco documentos del artículo 23 de la Ley 31/1995
El artículo 23 de la Ley 31/1995 es el único que dice literalmente «el empresario deberá elaborar y conservar a disposición de la autoridad laboral la siguiente documentación». Son cinco documentos:
| Documento | Qué es | Quién lo elabora | Cuándo se actualiza |
|---|---|---|---|
| a) Plan de prevención (art. 16.1) | Cómo se integra la prevención en la empresa: estructura, responsabilidades, funciones, prácticas, procesos y recursos | Servicio de prevención (ajeno o propio) con la dirección | Cuando cambia la organización, la actividad o los recursos; se revisa con la evaluación |
| b) Evaluación de riesgos (art. 16.2.a) | Riesgos de cada puesto, con el resultado de los controles periódicos de las condiciones de trabajo | Servicio de prevención | Al inicio, cuando cambian las condiciones, tras un daño a la salud y cuando lo marque la planificación |
| c) Planificación de la actividad preventiva (art. 16.2.b) | Medidas a adoptar con plazo, responsable y recursos, incluido el material de protección | Servicio de prevención y empresa | Anual, con seguimiento de cada medida |
| d) Práctica de los controles de salud (art. 22) | Constancia de la vigilancia de la salud de los trabajadores y sus conclusiones (apto, apto con limitaciones, no apto). El contenido médico es confidencial | Servicio de prevención (medicina del trabajo) | Según el protocolo de cada puesto; lo habitual es anual |
| e) Relación de accidentes y enfermedades profesionales con baja superior a un día (art. 23.1.e) | Lista de los daños a la salud ocurridos, además de la notificación oficial (parte de accidente por el sistema Delt@) | Empresa | Con cada accidente o enfermedad profesional |
Dos matices que la Inspección mira siempre. Primero, estos documentos no se «tienen»: se aplican. Un plan de prevención en el cajón sin planificación ejecutada es la infracción grave del artículo 12.1 de la LISOS. Segundo, el apartado 2 del artículo 23 obliga a remitir toda esta documentación a la autoridad laboral al cesar la actividad, algo que casi nadie recuerda al cerrar una empresa. Si quieres profundizar en el plan, tienes la guía del plan de prevención para pymes.
Nivel 2: documentación de empresa que la Inspección pide además
Estos documentos no están en el artículo 23, pero demuestran que se cumplen otras obligaciones de la misma ley y de sus reglamentos. Sin ellos, la Inspección no puede dar por cumplido lo que el artículo 23 solo enuncia:
| Documento | Base legal | Para qué sirve | Vigencia habitual |
|---|---|---|---|
| Modalidad preventiva: concierto con el servicio de prevención ajeno, o acta de designación de trabajadores o de constitución del servicio propio | Art. 30 y 31 LPRL; RD 39/1997 art. 10 a 20 | Acreditar quién hace la prevención | Anual (el concierto se renueva) |
| Auditoría del sistema de prevención (solo si no todo se concierta con un servicio ajeno) | RD 39/1997 art. 29 a 33 | Comprobar la eficacia del sistema propio | Cada 4 años (2 en actividades del anexo I) |
| Medidas de emergencia: plan de emergencia o de autoprotección, designación de equipos de intervención, simulacros | Art. 20 LPRL | Primeros auxilios, incendios y evacuación | Revisión periódica; simulacro habitualmente anual |
| Consulta y participación: actas de consulta a los trabajadores o al delegado de prevención, acta de elección del delegado | Art. 33 a 35 LPRL | Probar que se consultó antes de decidir | Por cada decisión que afecte a la seguridad |
| Investigación de accidentes e incidentes con daño | Art. 16.3 LPRL | Averiguar causas y corregir medidas | Por cada accidente |
| Comprobaciones de equipos de trabajo: inicial, periódicas y tras acontecimientos excepcionales | RD 1215/1997 art. 4 | Demostrar que la maquinaria se revisa | Resultados documentados y conservados toda la vida útil del equipo |
| Coordinación de actividades empresariales: información de riesgos intercambiada, instrucciones, acreditaciones de contratas | Art. 24 LPRL; RD 171/2004 | Cuando otras empresas trabajan en tu centro o tú en el suyo | Mientras dura la concurrencia |
| Comunicación de apertura del centro de trabajo | Orden TIN/1071/2010 | Dar de alta el centro ante la autoridad laboral | Al abrir o reanudar |
La coordinación con contratas merece capítulo aparte: quién es titular, principal o subcontratista y qué puede exigir cada uno está en la guía de la coordinación de actividades empresariales artículo por artículo.
Nivel 3: documentación de cada trabajador
Aquí es donde se concentra el trabajo diario y donde fallan la mayoría de las empresas, porque cada documento tiene fecha y cada alta o baja de personal lo mueve todo. Es también la documentación que un cliente te pide antes de dejar entrar a tu gente, así que conviene tenerla organizada por trabajador, no por tipo de documento:
| Documento | Base legal | Quién lo emite | Vigencia habitual |
|---|---|---|---|
| Información de los riesgos del puesto, con acuse firmado | Art. 18 LPRL | Empresa (con el contenido del servicio de prevención) | Al incorporarse y cuando cambian los riesgos |
| Formación en prevención: certificado del curso del puesto y de los específicos (altura, espacios confinados, plataformas elevadoras, carretilla) | Art. 19 LPRL; convenios sectoriales | Servicio de prevención o entidad formadora | Según el curso; los reciclajes suelen ser de 3 a 5 años |
| Apto médico (certificado de aptitud de la vigilancia de la salud) | Art. 22 LPRL | Medicina del trabajo del servicio de prevención | Según protocolo; normalmente anual |
| Entrega de EPIs, con acuse firmado y fecha | Art. 17 LPRL; RD 773/1997 art. 3 | Empresa | Por cada entrega; reposición según vida útil del equipo |
| Autorización de uso de equipos con riesgo específico | RD 1215/1997 art. 3.4 | Empresa | Mientras no cambie el equipo ni el puesto |
| Habilitaciones del puesto: TPC en construcción, CAP en transporte, carné de instalador, operador de grúa | Convenio o norma sectorial | Entidad acreditada | TPC 5 años; CAP 5 años; el resto según norma |
| Alta en la Seguridad Social y DNI o NIE | Normativa laboral y de extranjería | TGSS; administración | Alta mensual (RNT); documento hasta su caducidad |
Cada uno de estos documentos tiene su propia guía: artículos 18 y 19 (información y formación), control de aptos médicos, vigilancia de la salud, Tarjeta Profesional de la Construcción y CAP de conductores.
Lo que te pide un cliente antes de dejar entrar a tus trabajadores
Si tus trabajadores entran en instalaciones de otra empresa, esa empresa cumple su deber de vigilancia del artículo 10 del RD 171/2004 pidiéndote documentación. Lo normal es que pida, de tu empresa, la evaluación de riesgos de los trabajos, el concierto con el servicio de prevención, los recibos de cotización (RLC y RNT) y el seguro de responsabilidad civil; y, de cada trabajador, todo el nivel 3 de la tabla anterior. En construcción se suman el certificado REA y la TPC. La lista exacta y cómo prepararla está en qué documentación pide un cliente para dejar entrar a tus trabajadores.
Qué caduca y qué no
La mitad del trabajo de controlar la documentación PRL es saber qué tiene fecha. Esta es la regla práctica:
| Documento | ¿Caduca? | Referencia |
|---|---|---|
| Plan de prevención, evaluación, planificación | No tienen fecha de caducidad, pero deben estar actualizados y la planificación se revisa cada año | Art. 16 LPRL; RD 39/1997 |
| Concierto con el servicio de prevención ajeno | Sí, anual | RD 39/1997 art. 20 |
| Apto médico | Sí, según protocolo (normalmente 1 año) | Art. 22 LPRL |
| Formación | Depende del curso: la de convenio y los reciclajes suelen tener validez de 3 a 5 años | Art. 19 LPRL; convenios |
| Información de riesgos (art. 18) | No caduca; se repite si cambian los riesgos o el puesto | Art. 18 LPRL |
| Entrega de EPIs | El acuse no caduca; el equipo sí (vida útil del fabricante) | RD 773/1997 art. 7 |
| Seguro de responsabilidad civil | Sí, anual | Contrato |
| RLC y RNT (cotizaciones) | Sí, mensual | Normativa de Seguridad Social |
| TPC, CAP | Sí, 5 años | Convenio de construcción; RD 284/2021 |
| Comprobaciones de equipos | Periódicas según el equipo; el registro se conserva toda su vida útil | RD 1215/1997 art. 4 |
Cómo montar el semáforo de caducidades y las alertas para que ninguna fecha pase de largo lo explicamos en su propia página.
Cuánto tiempo hay que conservarla
El artículo 23 habla de conservar «a disposición de la autoridad laboral» y de remitir la documentación a la autoridad laboral al cesar la actividad, pero no fija un plazo general. La referencia práctica es la prescripción de las infracciones del artículo 4.3 de la LISOS: un año las leves, tres las graves y cinco años las muy graves. Por eso lo razonable es conservar la documentación al menos cinco años, y la de cada trabajador mientras dure la relación laboral y cinco años más.
Hay plazos específicos más largos: las comprobaciones de equipos de trabajo se conservan toda la vida útil del equipo (RD 1215/1997 art. 4.4) y los historiales médicos de trabajadores expuestos a agentes cancerígenos, 40 años tras terminar la exposición (RD 665/1997).
Sanciones por no tener la documentación
La Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social tipifica como infracción grave, con multa de 2.451 a 49.180 € (cuantías de la Ley 10/2021), entre otras:
| Artículo LISOS | Conducta |
|---|---|
| 12.1 | No implantar el plan de prevención, no hacer la evaluación de riesgos o sus revisiones |
| 12.2 | No realizar los reconocimientos médicos de la vigilancia de la salud o no comunicar su resultado |
| 12.3 | No notificar en plazo los accidentes graves, muy graves o mortales, o no investigar los daños a la salud |
| 12.4 | No registrar y archivar los datos de las evaluaciones, controles, reconocimientos, investigaciones o informes de los artículos 16, 22 y 23 de la LPRL |
| 12.6 | No planificar la actividad preventiva o no hacer su seguimiento |
| 12.8 | Incumplir las obligaciones de formación e información suficiente y adecuada |
| 12.13 | No adoptar las medidas de cooperación y coordinación entre empresas concurrentes |
Cuando la conducta afecta a actividades peligrosas o con riesgos especiales pasa a muy grave (49.181 a 983.736 €). A la multa se suman el recargo de prestaciones del 30 al 50 % si hay accidente por falta de medidas, y la responsabilidad civil o penal. Las tablas completas están en multas por incumplimiento de la PRL.
Tu servicio de prevención hace una parte; la otra la llevas tú
El servicio de prevención ajeno elabora y te entrega el nivel 1 completo y buena parte del 2: plan, evaluación, planificación, medidas de emergencia, informes de vigilancia de la salud y la formación que imparte. Pero la obligación es de la empresa (art. 14.4 de la Ley 31/1995), y el nivel 3 (lo que tiene cada trabajador y cuándo caduca) nadie lo lleva por ti: guardar el apto, la hoja de información firmada, el certificado del curso y la entrega de EPIs de cada persona, saber qué vence el mes que viene y poder enseñarlo cuando lo piden es trabajo interno. Lo explicamos con detalle en la guía de control documental de PRL.
Cómo tenerla controlada sin que se te escape nada
- Haz el inventario por niveles. Primero los cinco del artículo 23 (pídeselos a tu servicio de prevención si no los tienes); después los de empresa del nivel 2; por último la carpeta de cada trabajador.
- Una carpeta por trabajador, no por tipo de documento. Es como lo pide un cliente y como lo revisa la Inspección.
- Pon fecha de caducidad a todo lo periódico: apto, formación, EPIs, habilitaciones, seguro, concierto. Lo que no caduca, márcalo como permanente para que no estorbe.
- Avísate antes de que venza, con margen suficiente para pedir cita al servicio de prevención o plaza en un curso: 60 días es un margen razonable.
- Guarda la prueba de entrega (la hoja firmada, escaneada o fotografiada), no solo el documento.
- Un solo sitio. Correo, carpetas compartidas y un Excel que nadie abre son la causa de casi todas las caducidades que se escapan.
Toda la documentación PRL de tus trabajadores, con semáforo y avisos
Prueba DocuPRL 14 días con el plan completo, sin tarjeta. Si no sigues, los datos se conservan en el plan gratuito.
Probar 14 días gratis →Fuentes oficiales
- Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales: artículos 14, 16, 17, 18, 19, 20, 22, 23, 24, 30 a 35 (BOE).
- Real Decreto 39/1997, Reglamento de los Servicios de Prevención (BOE).
- Real Decreto 773/1997, equipos de protección individual, y Real Decreto 1215/1997, equipos de trabajo (BOE).
- Real Decreto 171/2004, coordinación de actividades empresariales (BOE).
- Texto refundido de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social: artículos 4, 12 y 13 (BOE).
- Real Decreto 665/1997, agentes cancerígenos (BOE).
Preguntas frecuentes sobre la documentación PRL
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento legal. Las obligaciones concretas de tu empresa dependen de su actividad, su tamaño y su convenio; tu servicio de prevención es quien debe confirmarlas.