La respuesta corta
No existe una lista única fijada por ley: cada cliente pide la suya. Pero casi todas salen de las mismas normas, así que se repiten. Esto es lo que te van a pedir en la mayoría de los casos:
- Modalidad preventiva (concierto con el servicio de prevención)
- Evaluación de riesgos y planificación de los trabajos contratados
- Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social
- Certificado de estar al corriente con Hacienda (contratistas)
- Relación nominal de trabajadores (RNT) y recibo de cotizaciones (RLC)
- Seguro de responsabilidad civil y recibo de pago
- DNI o NIE (y permiso de trabajo, si procede)
- Alta en la Seguridad Social
- Apto médico para el puesto
- Formación en PRL del puesto (art. 19)
- Información de riesgos recibida (art. 18)
- Registro de entrega de EPIs
- Formaciones específicas del trabajo: altura, plataformas elevadoras, carretillas, riesgo eléctrico, espacios confinados
En construcción se añaden la inscripción en el REA y la formación del convenio, que se acredita con la TPC. Lo vemos más abajo.
Por qué te lo piden
No es un capricho del cliente. Cuando varias empresas trabajan en un mismo centro, la ley les obliga a coordinarse (art. 24 de la Ley 31/1995), y esa obligación se concreta en el RD 171/2004:
- Todas las empresas que coinciden deben cooperar e informarse de los riesgos de sus actividades (art. 4).
- El titular del centro debe informarte de los riesgos del lugar y de las medidas de emergencia (art. 7).
- Si el cliente te contrata trabajos de su propia actividad, debe exigirte por escrito que acredites la evaluación de riesgos, la planificación preventiva y que has formado e informado a los trabajadores que van a ir (art. 10).
A eso se suman dos normas que no son de prevención, pero que explican por qué te piden papeles de Seguridad Social y de Hacienda:
- El art. 42 del Estatuto de los Trabajadores obliga a quien subcontrata su propia actividad a comprobar que el contratista está al corriente con la Seguridad Social. Si no lo hace, puede responder solidariamente de sus deudas.
- El art. 43.1.f de la Ley General Tributaria hace responsable subsidiario a quien contrata, salvo que el contratista le entregue un certificado específico de estar al corriente con Hacienda emitido en los 12 meses anteriores al pago de cada factura.
El cliente, además, se juega una sanción: no adoptar las medidas de coordinación es una infracción grave (art. 12.13 de la LISOS), con multas de 2.451 a 49.180 €. Por eso prefiere pedir de más. El marco completo está en nuestra guía de coordinación de actividades empresariales.
Documentación de la empresa
| Documento | Para qué lo piden | Vigencia habitual |
|---|---|---|
| Modalidad preventiva (concierto con el servicio de prevención o designación de trabajadores) | Acredita que tienes organizada la prevención | Mientras dure el concierto; suele renovarse cada año |
| Evaluación de riesgos y planificación de los trabajos contratados | Es lo que el art. 10 del RD 171/2004 obliga a acreditar por escrito | Se revisa cuando cambian los trabajos o las condiciones |
| Certificado de estar al corriente con la Seguridad Social | Comprobación del art. 42 del Estatuto de los Trabajadores | Muchos clientes lo piden actualizado cada mes o cada pocos meses |
| Certificado de Hacienda para contratistas | Evita la responsabilidad subsidiaria del art. 43.1.f LGT | 12 meses |
| RNT y RLC (los antiguos TC2 y TC1) | Demuestran que los trabajadores están de alta y se cotiza por ellos | Mensual |
| Seguro de responsabilidad civil y recibo | Lo exige el contrato, no la normativa de prevención con carácter general | Anual |
Documentación de cada trabajador
| Documento | Base | ¿Caduca? |
|---|---|---|
| DNI o NIE | Identificación; permiso de trabajo si es extranjero | Sí, la fecha impresa |
| Alta en la Seguridad Social (aparecer en la RNT o el informe de datos para la cotización) | Art. 42 del Estatuto de los Trabajadores | Se acredita cada mes con la RNT |
| Apto médico | Vigilancia de la salud, art. 22 de la Ley 31/1995 | Sin plazo legal único; lo habitual es un año |
| Formación en PRL del puesto | Art. 19 de la Ley 31/1995 | No por ley; muchos clientes piden reciclaje |
| Información de riesgos (recibí firmado) | Art. 18 de la Ley 31/1995 | Se actualiza cuando cambian los riesgos |
| Entrega de EPIs (recibí firmado) | Art. 17 de la Ley 31/1995 y RD 773/1997 | Según la vida útil de cada equipo |
| Formación específica: altura, PEMP, carretillas, riesgo eléctrico, espacios confinados | Art. 19 y normativa de cada riesgo | Según la evaluación de riesgos o lo que exija el cliente |
| Autorización para usar máquinas o equipos | RD 1215/1997: su uso se reserva a trabajadores designados y formados | Mientras no cambie el puesto |
Los dos documentos que más problemas dan son el apto médico, porque caduca cada año y cada trabajador tiene su fecha, y la formación e información de los artículos 18 y 19, porque cada cliente interpreta a su manera qué formación vale.
Si es una obra de construcción
En obra se aplican además la Ley 32/2006 de subcontratación, su reglamento (RD 1109/2007) y el RD 1627/1997. Te pedirán:
- Inscripción en el REA (Registro de Empresas Acreditadas). Es obligatoria para contratar o subcontratar en una obra y tiene una validez de 3 años, renovable. Guía del REA.
- Formación en PRL del convenio de la construcción de cada trabajador, que se acredita habitualmente con la TPC (se renueva cada 5 años). Guía de la TPC.
- Adhesión al plan de seguridad y salud de la obra, que elabora el contratista.
- Tus datos para el libro de subcontratación, que lleva el contratista. Guía del libro de subcontratación.
La lista completa de obra está en documentos PRL obligatorios en construcción.
Qué caduca y cuándo
El problema no es reunir la documentación una vez. Es que cada papel tiene su fecha y no vencen a la vez:
| Cada mes | Cada año | Cada varios años | Sin fecha fija |
|---|---|---|---|
| RNT y RLC Certificado de la Seguridad Social, si el cliente lo pide mensual | Apto médico (lo habitual) Certificado de Hacienda Seguro de responsabilidad civil Concierto de prevención | REA: 3 años TPC: 5 años DNI o NIE: fecha impresa | Formación del puesto Información de riesgos EPIs, según su vida útil |
Con 20 trabajadores y seis documentos por persona son más de cien fechas distintas. Si quieres llevarlo en una hoja de cálculo, tienes una plantilla Excel gratuita de control documental PRL con una hoja que indica, para cada cliente, qué trabajadores pueden entrar hoy y qué le falta a cada uno.
Lo que no te pueden pedir
Que un cliente pueda pedir documentación no significa que pueda pedir cualquier cosa:
- El informe médico, nunca. La empresa solo recibe la conclusión de aptitud (apto, no apto o apto con limitaciones) y los datos de salud son confidenciales (art. 22.4 de la Ley 31/1995). Al cliente se le entrega el certificado de aptitud, nada más.
- Solo datos necesarios. La protección de datos obliga a limitarse a lo que hace falta para la finalidad (principio de minimización, art. 5.1.c del RGPD). Si te piden algo que no guarda relación con la coordinación, puedes preguntar para qué lo necesitan.
Los fallos que dejan a un trabajador en la puerta
- Un documento caducado que nadie había visto. Casi siempre el apto médico o un recibí de EPIs.
- El trabajador nuevo. Se incorpora el lunes y va al cliente el miércoles, sin reconocimiento médico ni formación registrada.
- Formación genérica para un trabajo específico. Tiene el curso básico, pero el trabajo es en altura o con plataforma elevadora.
- El PDF que no aparece. El documento existe y está en vigor, pero nadie encuentra el archivo a tiempo.
- La lista del cliente ha cambiado. Pide un documento nuevo y te enteras cuando rechaza el envío.
Los cuatro primeros son problemas de control documental: se evitan sabiendo con antelación qué tiene cada trabajador y cuándo caduca.
Cómo prepararlo sin perder la mañana
Da igual la herramienta; lo que funciona es el orden:
- Una ficha por trabajador con todos sus documentos y la fecha de caducidad de cada uno.
- Una lista por cliente con lo que exige. Pídela por escrito antes del primer trabajo.
- Un aviso con margen antes de cada caducidad. Un reconocimiento médico no se consigue de un día para otro.
- Los PDF localizados, para enviar la documentación de quien va mañana sin buscar carpeta por carpeta.
Con pocos trabajadores, esto se puede llevar en Excel. Cuando la plantilla crece, es justo lo que hace DocuPRL: cada trabajador tiene su ficha con sus documentos, un semáforo muestra qué está vigente, por caducar o caducado, recibes un aviso por email con los días de antelación que elijas y descargas en un ZIP todos los archivos de un trabajador para enviarlos.
Un límite que conviene saber: DocuPRL no se conecta con la plataforma de tu cliente. Si él usa una, descargas la documentación y la subes tú.
Que ningún trabajador se quede en la puerta por un papel caducado
La documentación de cada trabajador en su ficha, con semáforo de caducidades y avisos por email. Gratis hasta 3 trabajadores y 14 días de prueba del plan completo, sin tarjeta.
Probar gratis →Y si eres tú quien contrata
Todo lo anterior también se lee al revés. Si en tu centro o en tu obra entran subcontratas, eres tú quien tiene que pedir y revisar esta documentación. Para eso DocuPRL tiene un módulo CAE opcional: cada subcontrata sube sus documentos, tú los validas y ves quién puede entrar. Tus subcontratas no pagan nada.
Preguntas frecuentes
Normativa de referencia
- Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales: arts. 17, 18, 19, 22 y 24.
- Real Decreto 171/2004, de coordinación de actividades empresariales: arts. 4, 7 y 10.
- Estatuto de los Trabajadores (RDL 2/2015): art. 42.
- Ley 58/2003, General Tributaria: art. 43.1.f.
- Ley 32/2006, de subcontratación en el sector de la construcción y Real Decreto 1109/2007.
- Real Decreto 1627/1997, de seguridad y salud en las obras de construcción.
- Real Decreto 773/1997, de equipos de protección individual y Real Decreto 1215/1997, de equipos de trabajo.
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS): arts. 12.13 y 40.
Este artículo es informativo y no constituye asesoramiento legal. La documentación exigible depende de la actividad, del convenio aplicable y de lo pactado con cada cliente: consulta con tu servicio de prevención.